Wenn Sie sich bewerben, entweder zum ersten Mal überhaupt in Ihrem Leben oder nach langer Zeit mal wieder, stehen Sie vor der Frage, was Sie beim Bewerbungsprozess erwartet. Der Ablauf unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Wir geben Ihnen eine Orientierung, womit Sie rechnen sollten – und verraten, wie Sie herausfinden, wie der Bewerbungsprozess bei Ihrem zukünftigen Arbeitgeber abläuft.
Expertin: Gesa Weinand
Gesa Weinand ist Diplom-Psychologin und seit über 20 Jahren als Personalentwicklerin, Karriereberaterin und Executive Coach tätig, davon 15 Jahre in Führungsfunktionen, unter anderem bei der Deutschen Telekom AG. Seit 2014 führt sie ihr eigenes Unternehmen mit den Schwerpunkten Führungskräfteentwicklung, Coaching und Karriereberatung.
Wie lange dauert der Bewerbungsprozess?
Die Dauer des Bewerbungsprozesses hängt von der zu besetzenden Stelle und der Größe des Unternehmens ab. Bei Führungspositionen ist der Prozess häufig komplexer als bei einfachen Stellen wie zum Beispiel einer Aushilfe. Im Schnitt gilt zudem: In größeren und international tätigen Konzernen wird meist ein längeres Bewerbungsverfahren durchgeführt als bei kleinen Betrieben.
Rechnen Sie im Normalfall mit mindestens zwei Monaten zwischen Bewerbungseingang und möglicher Vertragsunterzeichnung. Den Bewerbungsprozess zu beschleunigen, erweist sie als eher schwierig, da dieser häufig von verschiedenen Personen im Unternehmen abhängt. Ist eine davon im Urlaub oder krank, verzögert sich eine Rückmeldung automatisch.
„In der Regel kommen Absagen etwas schneller als Zusagen, weil der Bewerbungsprozess möglicherweise bereits sehr fortgeschritten ist oder das Unternehmen schon absehen kann, dass ein Bewerber nicht für die Stelle in Frage kommt. Ich würde sagen, dass es meist zwischen drei und sechs Wochen dauert, bis man eine Antwort bekommt – manchmal geht es schneller, manchmal dauert es länger. In einigen Fällen warten Sie leider komplett vergeblich auf eine Antwort.“
Gesa Weinand, Karriereberaterin
Bonus-Tipp
Am besten informieren Sie sich bei unserer Datenbank darüber, wie der Bewerbungsprozess in Ihrem Wunschunternehmen abläuft. Dort finden Sie Erfahrungsberichte von verschiedenen Bewerber:innen, in denen sie erzählen, welche Fragen und Aufgaben gestellt wurden, zum Beispiel im Fall einer Bewerbung bei Amazon, Lidl oder PwC.
Grundlage: Ihre Bewerbung absenden
Wenn Sie eine interessante Stelle, ob nun aufgrund einer Stellenanzeige oder Initiativbewerbung, ins Auge gefasst haben, ist der generelle Aufbau einer Bewerbung immer gleich. Ganz gleich, ob Sie die Bewerbung per Post verschicken oder per E-Mail. Sie setzt sich zusammen aus einem Anschreiben, Ihrem Lebenslauf und Ihren Zeugnissen. Seltener gefordert oder gewünscht sind ein Motivationsschreiben oder Arbeitsproben – vor allem bei E-Mail-Bewerbungen.
Eine Übersicht aller wichtigen Schritte und weiterer Komponenten Ihrer Bewerbung finden Sie in unserem Ratgeber rund ums Thema Bewerbung schreiben.
Sind Bewerbungsprozesse in den letzten Jahren komplexer geworden?
„Ich bin definitiv der Meinung, dass sich die Bewerbungsprozesse stark verändert haben“, sagt Gesa Weinand. „Sie sind mehrstufig, multidimensional und komplexer geworden, auch durch das Internet. Heutzutage ist Recruiting eher Recruitainment mit aufwendigen Selbstdarstellungen in den sozialen Netzen, Planspielen und Selbsttests. Bewerber:innen werden häufig schrittweise an das Unternehmen herangeführt und lernen neben den Recruiter:innen auch ihre Vorgesetzten und Kolleg:innen kennen.“
Stufe 1: Auswahlprozess im Unternehmen
Der Bewerbungsprozess beim zukünftigen Arbeitgeber beginnt im ersten Schritt mit der Prüfung der eingehenden Bewerbungen. Dabei werden hauptsächlich Standards wie Vollständigkeit der Unterlagen, korrekte Orthografie und Grammatik gecheckt. Bewerbungen, die hier negativ auffallen, werden oft schon aussortiert. Formelle Fehler sind einer der Top 3 Gründe für Ablehnungen.
Noch schneller – manche sagen auch „ungerechter“ – passiert das bei der Prüfung von Online-Bewerbungen durch eine spezielle Software, die immer mehr im Bewerbungsprozess bei großen Arbeitgebern eingesetzt wird. Hierbei checken Algorithmen die Unterlagen auf bestimmte Begriffe („Keywords“), die für oder gegen den oder die Bewerber:in sprechen. Das können Ausbildungen und Fachkenntnisse sein, ebenso wie Stationen oder Lücken im Lebenslauf.
Unterteilung in verschiedene Kategorien – Bewerber:innen im Bewerbungsprozess
Die Bewerber:innen, die diesen Check bestanden haben, werden meist in verschiedene Kategorien aufgeteilt – je nach Übereinstimmung mit dem gesuchten Jobprofil als A-, B- oder C-Kandidat:innen. Die erste Kategorie hat nach einer weiteren Auswahlrunde im Unternehmen die besten Chancen, zu einem Vorstellungsgespräch oder Telefoninterview eingeladen zu werden. B-Kandidat:innen sind als Nachrücker:innen eingeplant, während C-Bewerber:innen in den meisten Fällen eine Absage erhalten.
Wann Sie mit der ersten Rückmeldung auf Ihre Bewerbung rechnen können
Die normalen Wartezeiten auf eine erste Antwort, wie es weitergeht, reichen von zwei bis vier Wochen. Bei größeren Unternehmen kann dieser Schritt auch länger dauern. Spätestens nach vier Wochen sollten Sie aber nachfragen, wie es um Ihre Bewerbung steht. Wenn Sie das freundlich machen, wird es Ihnen niemand verübeln.
Noch länger dauert es im Regelfall, wenn Sie sich auf eine Führungsposition beworben haben. Sind Sie im Unternehmen noch nicht persönlich bekannt, wird Ihre Bewerbung zunächst einmal von mehreren internen Instanzen geprüft, bevor Sie eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch erhalten.
Stufe 2: Telefon- oder Videointerview
Vor einem möglichen persönlichen Vorstellungsgespräch führen immer mehr Unternehmen Interviews per Telefon oder per Video mit den Bewerber:innen durch. Auch die Corona-Krise hat zu einem nochmaligen Anstieg dieser Methoden im Bewerbungsprozess geführt. Mitunter ersetzt das Online-Vorstellungsgespräch sogar gänzlich den ersten klassischen Gesprächstermin im Unternehmen.
Aber auch, wenn es sich nur um ein Vorgespräch handelt, ist die Einladung für Sie bereits ein Erfolg. Das Unternehmen ist interessiert, hat aber noch offene Fragen oder möchte sich ein besseres Bild verschaffen, bevor es Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch bittet. Ein Telefon- oder Videointerview ist deswegen häufig gerade bei wichtigen Positionen dem persönlichen Kennenlernen vorangestellt. Wichtig dabei: Planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung dieser Termine ein.
Stufe 3: Assessment-Center und andere Einstellungstests
Während des Bewerbungsprozesses kommt es vor allem bei großen Unternehmen vor, dass Sie bestimmte Aufgaben erledigen müssen. Dabei soll sichergestellt werden, dass Sie nicht nur menschlich, sondern auch mit Ihren fachlichen Kompetenzen zum Unternehmen und der angebotenen Stelle passen. Diese Einstellungstests können zum Beispiel Probetexte oder das beispielhafte Programmieren einer Anwendung sein, wenn das in Ihrem Job ein regelmäßiger Bestandteil des Arbeitsalltags ist.
Das Assessment-Center als Teil des Bewerbungsprozesses
Vor allem für Berufseinsteiger:innen wartet nach den ersten bestandenen Vorprüfungen das Assessment-Center. Das sind ein bis drei Tage voll von meist anspruchsvollen Tests, mit denen Unternehmen nach den besten Nachwuchskräften suchen. Mittlerweile wird der Begriff „Assessment-Center“ immer weniger gebraucht, stattdessen werden Bezeichnungen wie „Auswahltag“, „Bewerber:innen-Workshop“ oder „Meet & Greet“ verwendet.
Die Methoden, um die besten Kandidaten zu finden, sind bei allen ähnlich: Durch die Simulation typischer Situationen aus dem Arbeitsalltag soll beobachtet werden, wie die Bewerber:innen unter Druck handeln – oder mit unbekannten Aufgabenstellungen umgehen. Dadurch können Sie unter anderem Ihre Soft Skills unter Beweis stellen. Bestimmte Übungen tauchen in fast jedem dieser Testverfahren auf: eine unter Zeitdruck zu erstellende Präsentation, ein simuliertes Zweiergespräch zu einem kontroversen Thema und ein Interview vor Publikum.
Stufe 4: Vorstellungsgespräch
Es ist definitiv der Höhepunkt und der entscheidende Faktor in jedem Bewerbungsprozess: das Vorstellungsgespräch. Wenn Sie darin überzeugen, können Sie sich mehr als berechtigte Hoffnungen auf den Job machen. Andererseits birgt das Gespräch mit Führungskräften und Personalverantwortlichen selbst für fachlich sehr gute Kandidat:innen das Risiko, überraschend zu scheitern. Eine gründliche Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch ist deshalb das A und O. Dazu gehören unter anderem folgende Aspekte:
- der richtige Dresscode für Ihr Bewerbungsgespräch
- gute Antworten auf häufige Fragen – zum Beispiel zu Ihren Stärken und zu Ihren Schwächen
- die passenden Fragen, die Sie beim Gespräch stellen sollten
Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie auch in dieser für Sie meist stressigen Situation ruhig und klar bleiben und dass Sie sich nicht verstellen, um ein scheinbar besseres Bild abzugeben. Authentizität und Offenheit sind – neben allen beruflichen Qualifikationen – mittlerweile für die meisten Entscheidender:innen bei der Auswahl von Jobkandidat:innen zentral.
Welchen Teil des Bewerbungsprozesses unterschätzen Bewerber:innen besonders häufig?
Gesa Weinand: „Die Zeit, die es dauert, um eine Bewerbung zu bearbeiten. Oft gehen die Unterlagen zunächst ins Recruiting, wo eine Vorauswahl getroffen wird. Der Fachbereich gibt dann seine Einschätzung dazu. Eine Bewerbung geht ersteinmal durch viele Hände. Wenn dann erste Gespräche geführt wurden oder der Auswahlprozess bereits etwas weiter fortgeschritten ist, werden die Bewerber:innen auch miteinander verglichen. All das dauert seine Zeit.
Ein anderer Punkt, der häufig unterschätzt wird, ist das Vorstellungsgespräch mit dem/der Personaler:in. Hier ist es ein Fehler zu denken, dass das Gespräch mit dem Fachbereich, wo es vornehmlich um die fachliche Expertise der Bewerber:innen geht, wichtiger sei als das Gespräch mit dem/der Recruiter:in. HRler legen im Gespräch den Fokus eher auf Unternehmenswerte und Teamfähigkeit. Sie haben oftmals ein entscheidendes Mitspracherecht bei der Auswahl und können, wenn sie erfahrene Mitarbeitende sind, großen Einfluss auf die Entscheidung der Fachabteilung haben. Es ist deshalb aus meiner Sicht unerlässlich, sich auch auf das Vorstellungsgespräch mit dem/der Personaler:in gut vorzubereiten.“
Finale Stufe beim Bewerbungsprozess: Vertragsverhandlung
Im Nachgang zum Vorstellungsgespräch gilt: Sie sollten stets ein Dankschreiben an Ihre Gesprächspartner:innen versenden. Lief der Termin besonders gut, könnte der Bewerbungsprozess in kleineren Unternehmen schon jetzt mit einem Angebot für Ihren Arbeitsvertrag enden. In den allermeisten Fällen räumt sich aber die Arbeitgeberseite noch ein wenig Bedenkzeit ein. Das ist kein schlechtes Zeichen, sondern absolut üblich. Verstreicht nach dem Bewerbungsgespräch etwas mehr Zeit, können Sie mittels einer Follow-Up-E-Mail freundlich und professionell wegen des weiteren Verlaufs des Bewerbungsprozesses nachfragen. Nach einer zuvor möglichst konkret verabredeten Frist von meistens rund einer Woche erhalten Sie eine Antwort – und im Idealfall eine Jobzusage – des potenziellen Arbeitgebers. Wägen Sie nun ab, ob Sie das Jobangebot annehmen möchten und teilen Sie dem Arbeitgeber Ihre Entscheidung mit.
Anschließend besprechen Sie vertragliche Details, entweder nachdem man Ihnen einen Vertragsentwurf zugeschickt hat oder noch im Vorfeld. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um ein angemessenes Gehalt und weitere Rahmenbedingungen auszuhandeln. Damit ist Ihr Bewerbungsprozess erfolgreich beendet – und Sie können sich auf Ihren ersten Arbeitstag im neuen Job vorbereiten.
Können Bewerber:innen anhand des Bewerbungsprozesses schon Rückschlüsse darauf ziehen, ob Sie sich im Unternehmen wohlfühlen werden?
Gesa Weinand: „Ich bin der Meinung: ja! Schon im Bewerbungsprozess können Bewerber:innen einen Einblick in das Unternehmen gewinnen.
- Wie wird mit mir kommuniziert?
- Wird meine Bewerbung und meine Zeit wertgeschätzt?
- Ist der Prozess transparent?
- Werden alle meine Fragen beantwortet?
- Kann ich mit zukünftigen Kolleg:innen sprechen?
- Gibt es Weiterbildungen und Benefits?
All dies lässt sich bereits im Auswahlprozess ergründen. Natürlich gibt es Ihnen keine Garantie für ein gelungenes Arbeitsverhältnis, aber ein gewisses Gespür in jedem Falle!“
Wie bewerbe ich mich im Tandem und wie sieht der Bewerbungsprozess aus?
Bei einer Bewerbung im Tandem bewerben Sie sich zu zweit auf eine für eine einzelne Person ausgeschriebene Stelle. Dabei verfassen Sie gemeinsam eine Bewerbung, am besten mit einem gemeinsamen Anschreiben – aber getrennten Lebensläufen. Der Bewerbungsprozess hängt dann vom Unternehmen und der Abteilung ab. Es können sowohl individuelle Gespräche vorkommen, als auch solche mit beiden Tandem-Partner:innen.
Fazit rund um den Bewerbungsprozess: feste Bestandteile, Varianz bei der Dauer
Der exakte Verlauf des Bewerbungsprozesses ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig. Ein fester Bestandteil ist immer ein Vorstellungsgespräch. Ob dieses in Person, per Video oder per Telefon geführt wird, unterscheidet sich von Firma zu Firma. Recherchieren Sie am besten im Internet, was andere Bewerber:innen für das Unternehmen erfüllen mussten und bereiten Sie sich darauf vor. Dafür eignet sich unsere Datenbank: Hier finden Sie kostenlos Informationen zu häufig gestellten Fragen, die Kandidatinnen und Kandidaten in unterschiedlichsten Firmen in ihren Vorstellungsgesprächen beantworten sollten. So sind Sie optimal gerüstet – und erhöhen die Chancen auf Ihren Traumjob!