Sie haben eine positive Rückmeldung auf Ihre Bewerbung erhalten, doch wissen nicht wie Sie bei der Personalabteilung die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen sollen? Wie Sie sich in dieser Situation verhalten, kann Ihnen später im Auswahlprozess einen potentiellen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen.
Dieser Ratgeber verrät Ihnen genau, wie Sie eine Zusage (oder Absage) für das Bewerbungsgespräch formulieren. Außerdem stellen wir Ihnen am Ende des Beitrags drei Muster-Antworten zur Verfügung.
Wann sollte ich die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen?
Ungeachtet dessen, ob Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können, sollten Sie nicht länger als einen Tag warten, um dem Recruiter eine Rückmeldung zukommen zu lassen. Im besten Fall schaffen Sie es bereits am gleichen Tag ein Antwortschreiben zu verfassen oder dem Recruiter telefonisch Rückmeldung zu geben.
Mit einer zeitnahen Antwort zeigen Sie nicht nur Ihre Fähigkeit zuverlässig und schnell zu kommunizieren, Sie vereinfachen auch die Arbeit des Recruiters, da Sie eigeninitiativ den Bewerbungsprozess beschleunigen. Damit signalisieren Sie Entschlossenheit und Motivation und zeigen, dass Sie nicht bloß Massenbewerbungen herausgeschickt haben, sondern ehrliches Interesse an der Stelle haben.
Lassen Sie den Recruiter unter keinen Umständen länger warten, um auf dem Arbeitsmarkt möglichst begehrt zu wirken. Die Chancen stehen gut, dass das Unternehmen bis zum Zeitpunkt Ihrer Rückmeldung bereits einem anderen Kandidaten den Vortritt gegeben hat. Sollten Sie es aus wichtigen Gründen nicht schaffen, eine schnelle Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu liefern, entschuldigen Sie sich für die Verzögerung, um nicht unhöflich zu wirken.
Per Telefon, E-Mail oder Jobportal bestätigen?
Um den Termin Ihres Vorstellungsgesprächs zu bestätigen, empfiehlt es sich den Weg des Recruiters zu gehen. Kam die Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail, Telefon, oder ein Jobportal wie Xing oder LinkedIn, sollten Sie versuchen auf gleichem Wege zu antworten. Andernfalls laufen Sie Gefahr, die Konversation auf mehreren Plattformen zu zerstreuen. Musterantworten, um Ihr Vorstellungsgespräch per E-Mail zu bestätigen, zu verlegen oder abzusagen finden Sie im Text weiter unten.
Sollten Sie dem Recruiter telefonisch Rückmeldung geben wollen, seien Sie sich dessen bewusst, dass sich hieraus schnell ein Telefoninterview entwickeln kann. Befassen Sie sich vor Ihrem Anruf noch einmal kurz mit Ihrer Bewerbung, der inserierten Stelle sowie der Website des Unternehmens, um bei Rückfragen peinliche Pausen oder Unwissenheit zu vermeiden.
„Vielleicht kommen Ihnen direkt bei der Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs noch Fragen auf, die Sie schnell in einem kurzen Telefonat klären können“, sagt Bewerbungscoach Rahe-Helmerichs. „So bekommt das Gespräch einen besonderen Wert – nicht nur für Sie, sondern auch zur positiven Erinnerung an Sie als bemerkenswert interessierter Bewerber. Bei einer einfachen Bestätigung des Termins ist ein Anruf aber nicht unbedingt zu empfehlen. Das geht wahrscheinlich für beide Seiten schneller per E-Mail oder sogar Messenger-Dienst.“
Sollten Sie zu dem vorgeschlagenen Termin aus wichtigen Gründen verhindert sein, können Sie ebenfalls per Telefon einen Ersatztermin finden. „Für den Fall, dass Sie die Personaler nicht erreichen, genügt auch eine kurze E-Mail“, sagt Rahe-Helmerichs. „Damit es dazu in der Kommunikation nicht zu oft hin- und hergeht, machen Sie gerne zwei bis drei Alternativvorschläge, die sich im Wochentag und der Uhrzeit voneinander unterscheiden. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass mindestens ein Termin passt.“ Hiermit zeigen Sie abermals Eigeninitiative und lösungsorientiertes Handeln.
Welche Rückfragen sollte ich vor dem Vorstellungsgespräch klären?
Insbesondere für die telefonische Terminbestätigung Ihres Vorstellungsgesprächs sollten Sie sich vorher Fragen notieren, die Sie im Rahmen des Telefonats klären möchten. Auch für die Rückmeldung per E-Mail oder Business-Netzwerk sollten Sie diese Punkte beachten.
Um unnötige Dopplungen zu vermeiden und zu zeigen, dass Sie sich mit der Einladung gewissenhaft beschäftigt haben, sollten Sie nur die Punkte der Checkliste aufgreifen, die noch nicht vom Recruiter beantwortet wurden.
Checkliste: Informationen vor dem Vorstellungsgespräch klären
- Datum, Uhrzeit und Ort
- Dauer des Gesprächs
- Wer sind die Gesprächspartner?
- Ablauf des Vorstellungsgesprächs
- Übernahme der Reisekosten (bei weiter entfernten Städten)
- Fehlende Unterlagen (Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Referenzen)
Denken Sie daran, keine Fragen zu stellen, deren Antworten Sie ebenfalls auf der Website Ihres potentiellen neuen Arbeitgebers recherchieren können. Dies suggeriert lückenhafte Vorbereitung und wenig Interesse am Arbeitgeber.
E-Mail Vorlagen: Vorstellungsgespräch zusagen, verschieben, absagen
Sind Sie nicht ganz sicher, wie Sie Ihre Antwort per E-Mail formulieren sollen? Kein Problem. Hier finden Sie passende Mustervorlagen, die Sie schnell und einfach personalisieren können.
Muster-Antwort: Vorstellungsgespräch per E-Mail bestätigen
Im Optimalfall passt Ihnen der vorgeschlagene Termin für das Vorstellungsgespräch und Sie können dem Recruiter gleich zusagen. Falls nötig, ergänzen Sie die E-Mail Vorlage um eventuelle Rückfragen nach Dauer, Gesprächspartnern oder weiteren offen gebliebenen Fragen.
Sehr geehrte Frau Schwarz,
soeben hat mich Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als (Jobtitel) erreicht. Sehr gerne bestätige ich Ihnen den Termin am (Datum, Uhrzeit). Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Muster-Antwort: Vorstellungsgespräch per E-Mail verschieben
Um einen Ausweichtermin für Ihr Vorstellungsgespräch sollten Sie nur aus wirklich wichtigen Gründen bitten. Hierzu zählt beispielsweise, wenn Sie sich stillschweigend beworben haben und einen Termin außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeit erhalten möchten, oder sich zu dem vorgeschlagenen Termin im Urlaub befinden.
Lassen Sie den Recruiter keine Ratespiele spielen, sondern kommen Sie im aktiv entgegen, indem Sie mit der Bitte um Verschiebung Ihres Vorstellungsgesprächs gleich alternative Termine vorschlagen.
Sehr geehrter Herr Dröhnig,
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als (Jobtitel). Leider bin ich an besagtem Termin dienstlich verhindert. Alternativ möchte ich Ihnen einen Termin in der selben Woche am (Datum) um (Uhrzeit) oder in der darauffolgenden Woche am (Datum) und (Uhrzeit) vorschlagen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob die Verschiebung des Gesprächs auf einen der vorgeschlagenen Termine möglich ist.
Mit freundlichen Grüßen
Muster: Vorstellungsgespräch per E-Mail absagen
Selbstverständlich kann es auch vorkommen, dass Sie sich für mehrere Jobs gleichzeitig beworben haben und bereits einem anderen Arbeitgeber zugesagt haben.
In diesem Fall rät Bewerbungscoach Rahe-Helmerichs: „Spielen Sie mit offenen Karten.“ Einkommende Vorstellungsgespräche sollten Sie daher nicht einfach ignorieren, sondern höflich absagen.
„Durchaus mutig und korrekt erscheinen Sie mit einem Anruf, in welchem Sie offen und ehrlich sagen, dass Sie sich zwischenzeitlich für einen anderen Arbeitgeber entschieden haben und Sie von dem Vorstellungsgespräch Abstand nehmen möchten.“ Damit vermeiden Sie schließlich auch für die Personaler:innen unnötige Arbeit.
Falls Sie sich mit einer schriftlichen Absage wohler fühlen, können Sie sich dabei an der folgenden E-Mail-Vorlage orientieren:
Sehr geehrte Frau Meier,
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch, sowie dem damit verbundenen Interesse an meiner Bewerbung. Da ich mich in der Zwischenzeit bereits für ein anderes Unternehmen entschieden habe, sage ich Ihnen den Termin dankend ab.
Mit freundlichen Grüßen
„Denken Sie daran: Man sieht sich immer zweimal im Leben“, sagt Bewerbungscoach Rahe-Helmerichs. „Gehen Sie daher bei der Absage des Termins so wertschätzend auseinander, dass Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt und bei einem anderen Jobangebot gut und gerne wieder zusammensetzen können.“
Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigt: Wie geht's weiter?
„Die Terminbestätigung für das Vorstellungsgespräch verdeutlicht Ihr Interesse und Ihre Motivation für Job und Arbeitgeber. Außerdem zeigt es Ihre Verbindlichkeit und Ihre Kommunikationsfähigkeit“, sagt Rahe-Helmerichs. „Sie sollten dabei allerdings unnötigen Aufwand für die Personalabteilung vermeiden.“
Sobald Sie den Termin bestätigt haben, können Sie anfangen, sich auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
Natürlich können Sie nicht ganz genau vorhersehen, was Ihr Gesprächspartner von Ihnen wissen wollen wird. Aber es gibt trotzdem einige Fragen, die häufig gestellt werden. Lesen Sie die folgenden Beiträge, um zu erfahren, wie Sie diese professionell und souverän beantworten können.
- So antworten Sie auf „Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?“
- So antworten Sie auf „Was sind Ihre Stärken und Schwächen?“
- So antworten Sie auf „Warum sollten wir Sie einstellen?“
- Weitere Verhaltensfragen, Persönlichkeitsfragen und Schätzfragen aus Bewerbungsgesprächen (und wie Sie darauf antworten)
Christian B. Rahe-Helmerichs
Christian B. Rahe-Helmerichs ist Bewerbungscoach und Partner verschiedener Blogs und Medien, wie etwa dem SWR3. Er hat ein Buch zum Thema Ehrlich bewerben veröffentlicht und hat außerdem einen Podcast für Quereinsteiger:innen und ehrliche Bewerber:innen.
