So verläuft ein typischer Bewerbungsprozess

Bewerbungsprozess

Wer sich bewerben will, entweder zum ersten Mal überhaupt in seinem Leben oder nach langer Zeit mal wieder, der ist oft unsicher, wie genau der Bewerbungsprozess abläuft.  Aber auch Bewerbungsprofis finden in unserem Ratgeber sicher noch den ein oder anderen neuen Tipp.

Ihre Bewerbung

Wenn Sie eine interessante Stelle, ob nun aufgrund einer Stellenanzeige oder initiativ, ins Auge gefasst haben, ist der generelle Aufbau einer Bewerbung immer gleich. Und das egal ob Sie die per Post absenden oder, wie immer üblicher, per Mail. Sie setzt sich zusammen aus einem Anschreiben, Ihrem Lebenslauf und zumeist auch Zeugnissen. Seltener gefordert oder gewünscht sind ein Motivationsschreiben oder Arbeitsproben – vor allem bei E-Mail-Bewerbungen.

Das Anschreiben

Mit dem Anschreiben stellen Sie sich quasi erstmals beim potentiellen Arbeitgeber vor. In diesem idealerweise höchstens einseitigen Text bekunden Sie Ihr Interesse an der offenen Stelle und dem Unternehmen und begründen, warum Sie der perfekte Kandidat für die Position sind. Gemeinsam mit dem Lebenslauf ergibt sich so für den Leser ein erster wichtiger Eindruck, der schon oft bereits nach wenigen Augenblicken über Ihre Chancen auf den Job entscheidet. 

Achten Sie deshalb darauf, das Anschreiben lebendig und engagiert zu verfassen, wiederholen Sie nicht nur Ihren Lebenslauf in anderen Worten. Präsentieren Sie neben der fachlichen Eignung auch Ihre Soft Skills, Interessen und persönliche Motivation.

Viele weitere nützliche Hinweise zum Anschreiben finden Sie in unserer großen Artikelsammlung zu diesem Thema.

Der Lebenslauf

So wichtig das Anschreiben auch ist: Bei vielen Personalern und Führungskräften fällt der erste Blick noch vor dem Anschreiben auf den Lebenslauf des Bewerbers, um ihn schnell einzuordnen. Denn die Chronik Ihres Berufslebens zeigt sofort, wo bisher Ihre beruflichen Schwerpunkte lagen und vor allem ob Kenntnisse und Erfahrungen vorhanden sind, welche für die offene Stelle erforderlich sind. Viele Tipps für einen perfekt gestalteten Lebenslauf gibt es in diesen Artikeln.

(Eine Übersicht aller wichtigen Schritte und weiterer Komponenten Ihrer Bewerbung haben wir für Sie auch noch einmal in diesem Ratgeber gebündelt.)

Der Auswahlprozess im Unternehmen

Nach einer Eingangsbestätigung der Bewerbung (die eigentlich selbstverständlich sein sollte, aber leider immer mal wieder nicht erfolgt) beginnt im Unternehmen der Bewerbungsprozess mit der Prüfung der eingehenden Bewerbungen. Dabei werden in einem ersten Schritt hauptsächlich Standards wie Vollständigkeit der Unterlagen, korrekte Orthografie und Grammatik gecheckt. Bewerbungen, die hier negativ auffallen, werden oft auch schon aussortiert. Ausnahmen, die es sicher gibt, bestätigen diese Regel: Formelle Fehler sind einer der Top 3 Gründe für Ablehnungen. 

Noch schneller (manche sagen auch „ungerechter“) geht es bei der Prüfung von Online-Bewerbungen durch spezielle Software zu, die immer mehr im Bewerbungsprozess bei großen und beliebten Arbeitgebern eingesetzt wird. Hierbei checken Algorithmen die Unterlagen auf bestimmte Begriffe („Keywords“), die für oder gegen den Bewerber sprechen. Das können Ausbildungen und Fachkenntnisse sein, ebenso wie Stationen oder Lücken im Lebenslauf. 

Die Bewerber, die über diese ersten Hürden gekommen sind, werden meist in verschiedene Kategorien aufgeteilt – je nach Übereinstimmung mit dem gesuchten Jobprofil als A-, B- oder C-Kandidaten. Die erste Kategorie hat nach einer weiteren Auswahlrunde im Unternehmen die besten Chancen, zu einem Vorstellungsgespräch oder Test eingeladen zu werden. B-Kandidaten sind als Nachrücker eingeplant, während C-Bewerber in den allermeisten Fällen nun eine Absage erhalten.  

Diese unterschiedlich intensiven und zeitaufwendigen Verfahren führen logischerweise auch zu teilweise sehr unterschiedlichen Fristen bei der Reaktion von Unternehmen auf eine Bewerbung. Die normalen Wartezeiten auf eine Antwort, wie es weitergeht, reichen von zwei bis vier Wochen, bei größeren Unternehmen (und in Zeiten von Corona) kann dieser Schritt schon deutlich länger dauern. Spätestens nach vier Wochen sollten Sie aber nachfragen, wie es um Ihre Bewerbung steht. Wenn Sie das freundlich machen, wird es Ihnen niemand verübeln. 

Noch länger dauert es im Regelfall, wenn Sie sich auf eine Führungsposition beworben haben. Wer im Unternehmen noch nicht persönlich bekannt ist, wird zunächst einmal durch mehrere interne Instanzen gecheckt, bevor er dann zum Vorstellungsgespräch geladen wird.  

Das Telefon- oder Video-Interview

Vor der Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch führen immer mehr Unternehmen Interviews per Telefon oder Videoanruf mit Bewerbern. Auch die Corona-Krise hat zu einem nochmaligen Anstieg dieser Methoden im Bewerbungsprozess geführt: Mitunter wird durch ein intensives Videomeeting sogar ganz auf einen klassischen Gesprächstermin im Unternehmen verzichtet. 

Aber auch, wenn es sich nur um ein Vorabgespräch handelt, ist die Einladung für Bewerber bereits ein Erfolg. Das Unternehmen ist interessiert, hat aber noch offene Fragen oder möchte sich ein besseres Bild verschaffen, bevor es Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch bittet. Ein Telefon- oder Videointerview ist deswegen häufig gerade bei wichtigen Positionen dem persönlichen Kennenlernen vorangestellt. 

Achtung: Sowohl bei Telefoninterviews als auch für Videocalls gibt es für Bewerber eine ganze Reihe von Punkten, die in der Vorbereitung und Durchführung unbedingt zu beachten sind. 

Assessment-Center und andere Einstellungstests

Vor allem für Berufseinsteiger wartet nach den ersten bestandenen Vorprüfungen nun – hauptsächlich bei der Bewerbung für einen Job in einem großen Unternehmen – noch eine weitere, nicht gerade leichte Hürde: das Assessment Center. Das sind ein bis drei Tage voller oft anspruchsvoller Tests, mit denen Unternehmen nach den besten Nachwuchskräften suchen. Mittlerweile wird der Begriff „Assessment Center“ immer weniger gebraucht, stattdessen werden Bezeichnungen wie „Auswahltag“,“ Bewerber-Workshop“ oder „Meet & Greet verwendet.

Aber unter welchen Namen auch immer, die Methoden, um die besten Kandidaten zu finden, sind ähnlich: Durch die Simulation typischer Situationen aus dem Arbeitsalltag soll beobachtet werden, wie die Bewerber auch unter Druck handeln oder mit unbekannten Aufgabenstellungen umgehen. 

Bestimmte Übungen tauchen in fast jedem dieser Testverfahren auf: eine unter Zeitdruck zu erstellende Präsentation, ein simuliertes Zweiergespräch zu einem kontroversen Thema und ein Interview vor Publikum.

Das Vorstellungsgespräch

Es ist definitiv der Höhepunkt und der entscheidende Faktor in jedem Bewerbungsprozess: Wer im persönlichen Vorstellungsgespräch überzeugt, kann sich mehr als berechtigte Hoffnungen auf den Job machen. Andererseits birgt das Gespräch mit Führungskräften und Personalverantwortlichen selbst für fachlich sehr gute Kandidaten das Risiko, überraschend zu scheitern.

Kein Wunder also, dass es jede Menge guter Ratschläge gibt für die Vorbereitung, die Bewältigung von schwierigen, häufigen oder skurrilen Fragen und natürlich auch dem richtigen Dresscode. Selbst die geheimen Anzeichen für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch sind gar nicht so geheim.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie auch in dieser für Sie meist stressigen Situation ruhig und klar bleiben, und sich nicht verstellen, um ein scheinbar besseres Bild abzugeben. Authentizität und Offenheit sind – neben allen beruflichen Qualifikationen – mittlerweile das A und O, das die meisten Entscheider von Jobkandidaten sehen wollen.   

Übrigens sollten Sie sich nach jedem Vorstellungsgespräch noch einmal bei Ihrem Gesprächspartner melden und sich, am besten per E-Mail, noch einmal bedanken. Hier haben wir dazu einige Tipps zusammengestellt.

Die Vertragsverhandlung

Verläuft Ihr Vorstellungsgespräch sehr gut, dann könnte der Bewerbungsprozess, zumindest in kleineren Unternehmen, sogar jetzt bereits mit einem Vertrags-Handschlag oder gar der Unterzeichnung enden. In den allermeisten Fällen räumt sich aber die Arbeitgeberseite noch ein wenig Bedenkzeit ein, das ist kein schlechtes Zeichen, sondern absolut üblich. 

Nach einer zuvor möglichst konkret verabredeten Frist von meistens rund einer Woche kommt es nach einer Jobzusage durch den Arbeitgeber zu der Besprechung vertraglicher Details, entweder nachdem man Ihnen einen Vertragsentwurf zugeschickt hat oder noch im Vorfeld. Und wenn Sie dann, gerne nochmal mit einer Verhandlungsschleife, mit Gehalt und sonstigen Rahmenbedingungen zufrieden sind, ist Ihr Bewerbungsprozess endlich erfolgreich beendet.