Im Bewerbungsprozess spielen Telefoninterviews eine immer wichtigere Rolle. Viele Bewerber:innen sind vor einem solchen Gespräch genauso nervös wie vor einem Vorstellungsgespräch. Doch mit der richtigen Vorbereitung und unseren Tipps sorgen Sie für eine erfolgreiche Selbstpräsentation!
Warum entscheiden sich Unternehmen für ein Telefoninterview?
Unternehmen führen immer öfter Telefoninterviews mit ihren Bewerber:innen, bevor sie zum persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Viele Personalverantwortliche schätzen diese effiziente Möglichkeit im Bewerbungsprozess, um potenzielle Arbeitnehmer:innen besser einschätzen zu können. Der Grund: Ein Telefoninterview spart Zeit und Kosten.
Haben Sie also Ihre Bewerbung verschickt und erhalten eine Einladung zum Telefoninterview, ist das ein gutes Zeichen und ein erster Erfolg. Das Unternehmen ist interessiert an Ihnen, hat aber oft noch offene Fragen oder möchte sich ein besseres Bild verschaffen, bevor es Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch einlädt. Das Telefoninterview ist deswegen häufig gerade bei wichtigen Positionen dem persönlichen Vorstellungsgespräch vorangestellt. Nutzen Sie das Gespräch zu Ihrem Vorteil, um Ihr Wunschunternehmen besser kennenzulernen.
Ein Telefoninterview bestätigen: E-Mail als Muster nutzen
Kommt die Einladung zum Telefoninterview, so sollten Sie diese beantworten und im besten Fall den vorgeschlagenen Termin annehmen. Im Regelfall erhalten Sie die Einladung via E-Mail. Fassen Sie sich kurz – eine mögliche Antwort könnte etwa so aussehen:
Sehr geehrter Herr Mustermann/
Sehr geehrte Frau Musterfrau,
vielen Dank für Ihre Einladung zu einem gemeinsamen Telefoninterview, die ich gerne annehme. Auf diesem Wege bestätige ich Ihnen den vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um XY Uhr.
Ich freue mich auf das gemeinsame Gespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname
Wie läuft ein Telefoninterview ab und wie lange dauert es?
Bei einem Telefoninterview ist der Ablauf meist ähnlich, die Dauer variiert in der Regel von 15 Minuten bis hin zu einer Stunde. Die folgende Einteilung hat sich dabei als Leitfaden etabliert:
Erster Teil: Begrüßung und Selbstpräsentationen
Beim Telefoninterview und der Begrüßung gilt: Hier stellen sich das Unternehmen und die Gesprächspartner:innen zunächst selbst vor und übernehmen auch die Begrüßung. Dann sind Sie an der Reihe – geben Sie einen kurzen, gut verständlichen Überblick über Ihren Werdegang. Legen Sie den Fokus auf jene Erfahrungen, die ideal zur ausgeschriebenen Stelle passen. Und vermeiden Sie es, Ihren gesamten Lebenslauf nachzuerzählen.
Übrigens: Falls Sie sich schon einmal gefragt haben, wer beim Telefoninterview anruft, so lautet auch hier die Antwort, dass sich immer das Unternehmen bei Ihnen melden wird – und nicht umgekehrt.
Zweiter Teil: Anforderungen und/ oder Erwartungen
In diesem Teil versucht Ihr Wunschunternehmen herauszufinden, wie gut Sie und Ihre Berufserfahrung zur Position passen. Häufig wird hier auch gefragt, was Sie von der Stelle und dem Unternehmen erwarten. Sie sollten das Interesse für die freie Position immer mit ihrem bisherigen Werdegang und den zukünftigen Zielen begründen. Damit schaffen Sie eine Verbindung zwischen Ihnen und der Stelle. Es zeigt dem oder der Gesprächspartner:in zudem, ob Sie sich mit der Position auseinandergesetzt haben, welche Branchenkenntnisse Sie haben und welche Fähigkeiten und Stärken das Unternehmen von Ihnen erwarten kann.
Dritter Teil: Detaillierte Fragen und Informationen zu Ihrer Person
Damit Ihre Ansprechpartner:innen Sie besser kennenlernen können, werden Sie als Bewerber:in in der Regel befragt. Spielen Sie hier am besten schon vor dem Telefoninterview Fragen und Antworten als Beispiele durch. Sehr wahrscheinlich geht der oder die Personaler:in mit Ihnen auch den Lebenslauf – oder ausgewählte Stationen darin – durch. Sie sollten sich dabei immer auf rein fachliche Informationen und Antworten beschränken. Widerstehen Sie unbedingt der Versuchung, über Vorgesetzte, Kollegen, Kolleginnen oder gar vertrauliche Interna Ihres ehemaligen Arbeitgebers zu plaudern.
Vierter Teil: Organisatorisches
Zu diesem Punkt gehören unter anderem die Rahmenbedingungen rund um die ausgeschriebene Stelle sowie Ihre Gehaltsvorstellung und der mögliche Eintrittstermin. Wenn Sie bereits in der schriftlichen Bewerbung eine Gehaltsvorstellung abgegeben haben, sollten Sie auch jetzt dazu stehen – und weder erhöhen, noch reduzieren. Haben Sie Ihre Gehaltsvorstellung noch nicht kommuniziert, sollten Sie sich vor dem Gespräch darüber klar werden, was Sie verdienen möchten, um hier souverän zu antworten. Einen guten Anhaltspunkt hierfür liefert der Gehaltsvergleich von Glassdoor: Damit finden Sie heraus, wie ein faires Gehalt für Ihre Position in der jeweiligen Stadt aussehen könnte.
Fünfter Teil: Zeit für Rückfragen inklusive gemeinsamer Verabschiedung
Können Bewerber:innen im Telefoninterview selbst Fragen stellen? Unbedingt! Sie sollten Ihre Chance nutzen und daher in Ihrem Telefoninterview Fragen stellen. Das hat mehrere Vorteile: Sie beweisen, wie gut Sie zugehört haben und wie detailliert Sie sich über das Unternehmen und die Stelle informiert haben. Inspiration hierzu liefern Ihnen unsere Bewerber-Fragen. Hilfreich ist ebenfalls, sich während des Gesprächs Notizen zu machen. Bei der Verabschiedung sollten Sie eine Information zum weiteren Vorgehen erhalten und darüber, bis wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.
Bonus-Tipp
An der Länge des angesetzten Telefoninterviews können Sie abschätzen, worum es gehen könnte. Sind lediglich 15 Minuten angesetzt, möchte Ihr:e Gesprächspartner:in wahrscheinlich nur einige Informationen zu Ihrer Person abklären, zum Beispiel Fragen zu möglichen Lücken im Lebenslauf. Bei deutlich länger angesetzten Telefoninterviews geht es eher in Richtung Bewerbungsgespräch. Und darum sollten Sie sich darauf genauso gewissenhaft vorbereiten, wie Sie es auf ein Vorstellungsgespräch tun würden.
Wie sollten Sie sich auf das Telefoninterview vorbereiten?
Damit das Gespräch eine Chance auf Erfolg hat und Ihre Selbstpräsentation gelingt, sollten Sie sich optimal vorbereiten. Das geht am besten, indem Sie Schritt für Schritt vorgehen.
Schritt 1: Die Location für das Telefoninterview vorbereiten
Eine stabile Funkverbindung und eine ruhige Umgebung sind für die Vorbereitung Ihres Telefoninterviews besonders wichtig. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie guten Empfang haben, sollten Sie im Zweifel lieber einen Festnetzanschluss nutzen und sicherstellen, dass dieser zum verabredeten Zeitpunkt erreichbar ist. Achten Sie zusätzlich auf ein ruhiges Umfeld. Störgeräusche und Ablenkungen sollten Sie minimieren, damit Sie sich auf das Gespräch konzentrieren können. Cafés, Co-Working-Spaces oder das Auto sind ungeeignet. Am besten ist ein stiller Raum in den eigenen vier Wänden.
Eine gute Vorbereitung hilft auch gegen Nervosität
Wer sich gut vorbereitet fühlt, ist tendenziell etwas weniger nervös. Damit Sie bestens aufgestellt sind, drucken Sie sich für das Gespräch alle Bewerbungsunterlagen und Informationen über das Stellenangebot aus und legen diese griffbereit vor sich hin. So können Sie die Dokumente als Spickzettel benutzen, falls es nötig ist.
Auf das Getränk achten
Auch ein Glas stilles Wasser in der Nähe ist empfehlenswert. Vermeiden Sie es allerdings, das Glas direkt am Hörer oder Smartphone zum Mund zu führen oder zu schlürfen. Auf Sprudel sollten Sie verzichten, sofern Sie nicht ein Aufstoßen riskieren möchten.
Schritt 2: Zeit für eine Recherche über Unternehmen und Ansprechpartner:innen einplanen
Zu einer inhaltlichen Vorbereitung gehört beim Telefoninterview eine sorgfältige Recherche. Dafür sollten Sie neben dem korrekten Namen und der Position Ihrer Gesprächspartner:innen auch die wichtigsten Informationen zum Unternehmen im Voraus recherchieren. Beides klappt über die Webseite der Firma, berufliche Netzwerke oder über die klassische Internet-Suche. Über ganz aktuelle Neuigkeiten zum Unternehmen können Sie sich via Google News informieren, die sind auch immer ein gutes Smalltalk-Thema für den Anfang oder den Abschluss eines Gespräches.
Schritt 3: Das Telefoninterview durchspielen und üben
Wie bei einem Bewerbungsgespräch lohnt es sich auch beim Telefoninterview, vorher zu üben. Vor allem Ihre Selbstpräsentation sollte sitzen. Wenn Sie möchten, bitten Sie Freunde oder Verwandte darum, das Gespräch mit Ihnen durchzuspielen. Achten sollte Ihr:e Trainingspartner:in darauf, ob Sie am Telefon klar verständlich sind – von auswendig gelernten Antworten sollten Sie absehen. Das wirkt wenig spontan und authentisch.
Worauf es im Telefoninterview außerdem ankommt: 3 Tipps
Neben der Vorbereitung gibt es weitere Dinge, die Sie im Telefoninterview beachten sollten. Einige Tipps sind dabei besonders hilfreich. Diese beziehen sich vor allem auf die Kleidung, Ihre Körperhaltung und Ihre Ausdrucksweise.
Tipp 1: Seriöse Kleidung
Die korrekte Kleiderwahl ist bei einem Telefoninterview durchaus hilfreich. Das klingt paradox: Denn im Gegensatz zum persönlichen Vorstellungsgespräch oder zu einem Video- oder Skype-Interview können Ihre Gesprächspartner:innen Sie nicht sehen. Dennoch sollten Sie in Betracht ziehen, sich für das Telefoninterview genauso zu kleiden, wie Sie es für ein persönliches Bewerbungsgespräch tun würden. Das „offizielle“ Outfit kann sich unbewusst und positiv auf Verhalten, Körperhaltung, Mimik und Sprache auswirken.
Tipp 2: Bewusste Körperhaltung, ruhige Stimme
Achten Sie auf Ihre Körperhaltung: Bleiben Sie aufrecht sitzen und lassen Sie sich auch beim guten Verlauf des Gesprächs nicht erleichtert in den Stuhl sinken. Ein weiterer wichtiger Faktor ist Ihre Stimme. Aus dem Klang Ihrer Stimme lässt sich viel heraushören – zum Beispiel, ob Sie gelangweilt, aufgeregt oder unsicher sind. Versuchen Sie deshalb, ruhig durchzuatmen und während des Sprechens ein Lächeln aufzusetzen. Auch dadurch wirken Sie sympathischer und aufmerksamer.
Tipp 3: Fokussierte Ausdrucksweise
Bleiben Sie immer ruhig und konzentriert, sammeln Sie sich auch zwischendurch, aber formulieren Sie Ihre Antworten stets kurz und auf den Punkt. Denn – anders als in einem persönlichen Gespräch, bei dem man sich sieht – können lange und ausschweifende Antworten am Telefon schnell verwirren oder gar nerven.
Vermeiden Sie zudem all jene Floskeln („Ich bin total motiviert“) oder Standardformulierungen („Ich freue mich auf eine neue Herausforderung“), die Sie auch schon aus Ihrem Bewerbungsschreiben verbannt haben. Eine lockere Umgangssprache ist ebenso tabu. Zum guten Ton gehört während eines Telefoninterviews auch, dass Sie Ihrem Gegenüber aufmerksam zuhören, ausreden lassen und niemandem ins Wort fallen. Und seien Sie sich bewusst, dass Ihr:e Gesprächspartner:in das Telefoninterview führt.
Fazit: Mit den richtigen Tipps das Telefoninterview als Chance nutzen
Im Normalfall dreht sich ein Telefoninterview also um die klassischen Fragen rund um Ihre Person und die ausgeschriebene Position. Mit unseren Tipps und dem Leitfaden zum Ablauf sind Sie bestens auf das Telefoninterview vorbereitet. Wer sich zudem die Zeit nimmt, die Situation durchzuspielen und zum Beispiel seine Selbstpräsentation laut zu üben, geht sicherer in das Telefoninterview.
Übrigens: Je nach Firmengröße und Zahl der Bewerber:innen kann es durchaus vorkommen, dass nicht die HR-Abteilung oder Geschäftsführung des Unternehmens selbst, sondern ein externer Headhunter die Fragestunde abwickelt. In diesem Fall folgt das Gespräch meistens einem vorab festgelegten Skript und zielt in erster Linie darauf ab, die im Lebenslauf gemachten Angaben abzufragen und zu überprüfen.