Manchmal gibt es Situationen, in denen Sie ein Vorstellungsgespräch absagen müssen. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe, etwa Krankheit, ein familiärer Notfall oder schlichtweg die Entscheidung und Zusage für eine andere Stelle. Wie Sie dabei am besten vorgehen und welche Muster Ihnen bei der Absage des Termins behilflich sein können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Inhaltsverzeichnis
Vorstellungsgespräch absagen – ist das unprofessionell?
Nein – zumindest nicht, wenn Sie sich professionell verhalten. Wenn Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen, ist das auch ein Zeichen von Respekt. Sie verstehen, dass sich der oder die Personaler:in extra Zeit für Sie geblockt hat und so nicht unnötig warten muss. Im Gegensatz dazu hinterlässt es einen unprofessionellen Eindruck, wenn Sie nicht absagen und stattdessen nicht auftauchen.
Zudem sind Sie fair, wenn Sie den Termin absagen. So ermöglichen Sie es anderen Bewerber:innen, nachzurutschen, sobald ein Platz frei wird. Im Falle einer Krankheit sollten Sie zudem bedenken, dass Sie sich bei einem Vorstellungsgespräch von der besten Seite zeigen wollen. Sind Sie allerdings krank, schaffen Sie das nur in den seltensten Fällen – und laufen zusätzlich Gefahr, andere anzustecken.
Vorstellungsgespräch absagen: Gründe und Umgang damit
Müssen Sie ein Telefoninterview, ein Videointerview oder ein Präsenz-Vorstellungsgespräch absagen, kann dies verschiedene Gründe haben. Zu den häufigsten zählen Krankheit, familiäre Notfälle und eine Zusage bei einem anderen Arbeitgeber. Auch eine Absage aufgrund schlechter Informationen über das Unternehmen ist möglich. Allgemein gilt, dass Sie einen Grund angeben sollten, dabei jedoch nicht weiter in die Tiefe gehen sollten.
Das Vorstellungsgespräch absagen wegen Krankheit: Tipps
Wenn Sie das Vorstellungsgespräch wegen Krankheit absagen müssen, ist das nicht per se eine Absage für den Job. Der Bewerbungsprozess ist also nicht zwingend beendet. Achten Sie deswegen bei Ihrer Nachricht darauf, dass Sie keine grundsätzlichen Zweifel an Ihrer Arbeitstauglichkeit aufwerfen. Am einfachsten geht das, wenn Sie nicht genau oder gar nicht ausführen, welche Krankheit Sie haben. Erklären Sie einfach, dass Sie leider krank geworden sind und deswegen den Termin nicht wahrnehmen können.
Fügen Sie in diesem Fall am besten explizit hinzu, dass Sie weiterhin an der Stelle interessiert sind und hoffen, dass Sie das Vorstellungsgespräch nachholen können. Schlagen Sie dabei gerne schon Alternativtermine vor. Natürlich nur, wenn Sie einschätzen können, ob Sie bis dahin gesund sind.
Das Vorstellungsgespräch absagen wegen eines familiären Notfalls
Ähnlich wie beim Thema Krankheit gehen Sie auch vor, wenn Sie ein familiärer Notfall daran hindert, den Termin wahrzunehmen. Erklären Sie den Sachverhalt knapp und schlagen Sie im besten Fall zwei neue Termine vor. So haben die jeweiligen Personalverantwortlichen eine Auswahlmöglichkeit.
Das Vorstellungsgespräch absagen wegen Zusage für andere Stelle
Anders sieht es aus, wenn Sie das Vorstellungsgespräch absagen – aber wegen einer anderen Stelle. Dann ist es nicht nur ein Verschieben des Termins, sondern ein Zurückziehen der kompletten Bewerbung. In diesem Fall müssen Sie um keinen Ersatz bitten, sondern erklären einfach, dass Sie eine andere Stelle angenommen haben und deswegen kein Vorstellungsgespräch mehr nötig ist.
Weder müssen Sie in diesem Fall erklären, bei welchem Unternehmen Sie unterschrieben haben, noch wieso der andere Job den Vorzug erhalten hat. Hier spielt wieder das Thema Respekt eine wichtige Rolle. Indem Sie das Bewerbungsgespräch wegen einer Zusage absagen, verhindern Sie, dass die Recruiter:innen unnötig Zeit aufwenden.
Bonus-Tipp
Analog verhält es sich, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch wegen anderen Gründen absagen, etwa eines unerwarteten Umzugs oder dem Verbleiben in der aktuellen Firma. Seien Sie freundlich, aber nicht zu ausführlich.
Das Vorstellungsgespräch wegen negativer Informationen über das Unternehmen absagen
Sie haben seit dem Abschicken Ihrer Bewerbung neue Informationen erhalten, die das Unternehmen oder Vorgesetzte in ein zweifelhaftes Licht rücken? Auch das können Gründe dafür sein, dass Sie sich für eine Absage entscheiden. Wägen Sie vorher ab, wie glaubwürdig die Informationen sind und ob sie so schwer wiegen, dass Sie den Termin wirklich canceln wollen. Entscheiden Sie sich dafür, das Vorstellungsgespräch abzusagen, dürfen und sollten Sie persönliche Gründe angeben. Diese führen Sie nicht näher aus.
Vorstellungsgespräch absagen – wann und wie
Am besten sagen Sie ein Vorstellungsgespräch so früh wie möglich ab. Also zum Beispiel, sobald Sie eine Zusage eines anderen Unternehmens haben oder merken, dass der angepeilte Job nicht mehr das Richtige für Sie ist. So kann Ihr Gegenüber besser planen und trifft keine Vorbereitungen, die im Endeffekt nicht notwendig sind.
Greifen Sie zum Telefon, wenn Sie das Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen müssen
Kann man den Termin zum Vorstellungsgespräch am selben Tag absagen, an dem es stattfindet? Ja, auch das ist möglich, etwa in Krankheitsfällen. Müssen Sie ein Vorstellungsgespräch jedoch kurzfristig absagen, wählen Sie am besten einen Telefonanruf, um sicherzustellen, dass Ihr:e Ansprechpartner:in die Information rechtzeitig erhält. Je weniger Zeit zwischen dem Termin und Ihrer Absage liegt, desto unsicherer ist eine Kommunikation via E-Mail. Auch wenn Sie beispielsweise ein geplantes Probearbeiten absagen müssen, sollten Sie zum Telefon greifen und sich persönlich melden.
Wie Sie das Vorstellungsgespräch absagen: Muster nutzen
Bei der Frage, wie Sie den Termin zum Vorstellungsgespräch in einer E-Mail absagen, können Sie sich an unseren Beispielen für die beiden von uns näher ausgeführten Gründen orientieren. Passen Sie dazu einfach Ihre Daten an. Bedenken Sie jedoch, je kurzfristiger Sie absagen, desto besser eignet sich ein Telefonat. Aber auch dann können Sie sich an dem Aufbau orientieren:
- Absage (klar formuliert)
- Begründung (kurz und knapp)
- wenn nötig alternative Terminvorschläge
- kurze Entschuldigung (vor allem bei Bitte um Verschiebung des Termins)
Bonus-Tipp
Schreiben Sie in die Betreffzeile Ihrer E-Mail immer genau, auf welche Stelle Sie sich beworben haben und wann das Vorstellungsgespräch stattgefunden hätte. So kann Ihr:e Ansprechpartner:in die Daten sofort zuordnen.
Den Termin wegen Krankheit verschieben: Muster für Ihre E-Mail
Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am XY um XY. Leider muss ich den gemeinsamen Termin wegen Krankheit absagen und hoffe, wir können diesen in Kürze nachholen. Folgende Alternativen wären bei mir möglich:
- XY
- XY
Für die kurzfristige Absage des Vorstellungsgespräches möchte ich mich auf diesem Wege entschuldigen und würde mich sehr über einen Alternativtermin freuen. Gerne erreichen Sie mich hierzu auch telefonisch unter 0123/456789.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Das Bewerbungsgespräch absagen: Muster bei anderweitiger Zusage
Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am XY um XY. Da ich mich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden und eine Zusage erhalten habe, möchte ich Sie bitten, mich aus dem Bewerberpool zu entfernen. Ich bedanke mich für Ihre Zeit und bitte Sie um Verständnis für meine Entscheidung. Bei der Besetzung der Position wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Das Vorstellungsgespräch absagen: Muster bei persönlichen Gründen
Sehr geehrte/r Herr/Frau XY,
vielen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am XY um XY. Aufgrund persönlicher Umstände muss ich den Termin jedoch absagen und möchte Sie aus diesem Grund bitten, mich aus dem Bewerberpool zu entfernen.
Ich bedanke mich für Ihre Zeit und bitte Sie um Verständnis für meine Entscheidung. Bei der Besetzung der Position wünsche ich Ihnen viel Erfolg und alles Gute.
Mit freundlichen Grüßen
[Name]
Fazit: das Vorstellungsgespräch richtig absagen und auch bei anderweitiger Zusage professionell bleiben
Es ist keine Schande, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Wenn Sie sich an ein paar Vorgaben halten, wird es Ihnen niemand übel nehmen. Sagen Sie so früh wie möglich ab und machen Sie sich bewusst, dass keinem damit geholfen ist, wenn Sie sich zum Beispiel krank zum Bewerbungsgespräch schleppen. Auch ist es Ihr gutes Recht, sich für eine andere Stelle zu entscheiden. Solange Sie respektvoll kommunizieren und ein paar einfache Tipps beherzigen, können Sie ein Vorstellungsgespräch selbst kurzfristig professionell absagen.