Bewerbung zurückziehen – darauf sollten Sie achten

Warum auch immer Sie sich entschlossen haben, eine Bewerbung um eine Arbeitsstelle nicht mehr weiter verfolgen zu wollen – es gibt mehrere Gründe, weshalb Sie die betroffene Firma darüber informieren sollten:

• Höflichkeit: Es ist schlichtweg schlechter Stil, sich nicht mehr zu melden. Das gilt vor allem, wenn die Firma versucht, Sie zu erreichen.
• Fairness: Weiß das Unternehmen, dass Sie nicht mehr zur Verfügung stehen und Ihre Bewerbung zurückziehen, kann es ohne Sie planen und neue Vorstellungsgespräche anstoßen.
• Ihr guter Ruf: Womöglich bewerben Sie sich eines Tages bei dieser Firma erneut. Oder ein:e Personaler:in des Unternehmens wechselt selbst den Job – und Sie begegnen dieser Person auf Ihrem Karriereweg wieder. Da wäre es gut, als verantwortungsvoll und respektabel in Erinnerung zu bleiben.

Wie genau Sie Ihre Bewerbung zurückziehen sollten, hängt unter anderem davon ab, wie weit der Bewerbungsprozess fortgeschritten ist. „Genau so, wie ein Arbeitgeber Ihnen Bescheid gibt, wenn er sich, aus welchen Gründen auch immer, nicht für Sie entschieden hat, können und sollten Sie einer Firma mitteilen, wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen”, sagt Karriereberater Hans-Georg Willmann. Je nach Fall lässt sich unterscheiden:

Ihre Bewerbung läuft noch

In diesem Fall können Sie abwarten, ob sich der potenzielle Arbeitgeber meldet. Vielleicht wurde Ihre Bewerbung bereits aussortiert. Meldet sich die Firma bei Ihnen, sollten Sie handeln und absagen. Es sei denn, Ihre bevorzugte Stelle ist noch nicht in trockenen Tüchern, sprich, Sie haben noch keinen Arbeitsvertrag unterschrieben.

Sie wurden zum Vorstellungsgespräch eingeladen

Sind haben eine Einladung erhalten und entschieden, sich nicht zum Vorstellungsgespräch präsentieren zu wollen? Dann sagen Sie ab. Sie sparen so allen Parteien Zeit, Aufwand und Geld. Auch hier: Warten Sie, bis Ihnen Ihre neue Arbeitsstelle sicher ist. Auf keinen Fall sollten Sie den Termin platzen lassen. Das ist unhöflich – und sollten Sie dem oder der Personaler:in später in Ihrer Karriere begegnen, werden Sie schlechtere Karten haben.

Das Vorstellungsgespräch hat bereits stattgefunden

Das Zurückziehen der Bewerbung nach einem Vorstellungsgespräch sollten Sie möglichst schnell kommunizieren, damit die Firma umplanen kann. Da das Unternehmen bereits einigen Aufwand in Sie investiert hat, sollten Sie eine kurze Begründung anfügen (siehe „Wie ziehe ich eine Bewerbung zurück?”).

Manche Jobanwärter:innen fürchten sich davor, eine Bewerbung zurückzuziehen. Sie glauben, das könnte sie unsympathisch wirken lassen. Manch andere:r traut sich auch nicht, ein Jobangebot per E-Mail oder telefonisch abzulehnen – aus Angst, eine schwache Begründung abzugeben. Tatsächlich ist es jedoch weitaus unangenehmer, gar nichts mehr zu machen, selber nicht aktiv zu werden und nicht auf Nachfragen zu reagieren. 

Grundsätzlich gilt, dass Sie die Absage Ihrer Bewerbung als Arbeitnehmer:in nicht erklären müssen. Manche Gründe sollten Sie besser für sich behalten, andere sind für jeden einsichtig und für beide Seiten gesichtswahrend. Wir stellen die wichtigsten davon vor – inklusive einer Einschätzung, ob und wie man sie kommunizieren kann. 

Falls Sie nicht angeben möchten, warum Sie absagen, können Sie sich immer auf persönliche Gründe berufen. Das gilt auch für das Zurückziehen interner Bewerbungen, bei denen Sie womöglich in Schwierigkeiten geraten, würden Sie Ihre tatsächlichen Absichten für die Absage mitteilen.

Gehalt

Das Gehalt ist ein wesentlicher Punkte, warum sich beide Parteien bei einem Arbeitsvertrag nicht einigen. Stimmt das Gehalt nicht, sollten Sie Abstand von einer Unterschrift nehmen. Haben Sie das Gefühl, unter Wert bezahlt zu werden, führt das mittelfristig zu chronischer Unzufriedenheit. Eine zu große Diskrepanz zwischen der eigenen Gehaltsvorstellung in der Bewerbung und dem vorliegenden Angebot kann als Absagegrund beim Arbeitgeber angegeben werden. Aber wie erwähnt: Das müssen Sie nicht.

Besseres Angebot

Haben Sie ein Angebot mit besseren Bedingungen oder eines, das Ihnen aus einem anderen Grund eher zusagt, dann lehnen Sie alle anderen ab. Das passiert nicht zuletzt deswegen, weil Sie sich vermutlich auf mehrere Stellen beworben haben und die Bewerbungsprozesse bei den unterschiedlichen Unternehmen verschieden schnell ablaufen. Diese Begründung können Sie angeben: „Ich habe ein besseres Angebot erhalten”. Wer weiß, vielleicht bessert Ihr:e Gesprächspartner: in noch nach. Dann müssten Sie gegebenenfalls noch einmal entscheiden, ob Sie das Jobangebot annehmen – oder nicht.

Schlechte Arbeits- oder Rahmenbedingungen

Wenn die Firma im Bewerbungsgespräch einen schlechten Eindruck auf Sie macht, etwa wegen der Büroräume oder der Lage, ist das ebenso ein Absagegrund wie lange Pendelzeiten. Diese Gründe sollten Sie aber für sich behalten, wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen.

Schlechte Atmosphäre 

Sie merken oft schon während des Vorstellungsgesprächs, wie Ihr(e) Gegenüber ticken und welche Firmenkultur im Unternehmen herrscht. Spätestens, wenn Sie sich durch die Firma führen lassen. Auch diesen Grund sollten Sie besser nicht bei einer Absage angeben.

Persönliche Gründe

Durchkreuzt Ihr Privatleben Ihre Karrierepläne, müssen Sie absagen und die Bewerbung zurückziehen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der neue Arbeitsplatz hohe Reisetätigkeiten umfasst, die Sie nicht leisten können oder wollen – oder ob eine Veränderung im direkten Umfeld Sie dazu zwingt, abzusagen. Hier müssen Sie nichts weiter erklären: Persönliche Gründe können Sie immer im Gespräch mit dem Arbeitgeber anführen.

Sie haben sich entschieden, Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Aber wie machen Sie das am besten? Es gibt zwei Möglichkeiten: schriftlich, also per E-Mail oder Brief. Und mündlich per Telefon. Tabu sind Absagen über Messenger oder soziale Medien.

Zurückziehen der Bewerbung per Brief oder E-Mail

Möchten Sie schriftlich absagen, nutzen Sie am besten den Kanal, über den Sie sich beworben haben. Haben Sie eine Bewerbungsmappe per Post geschickt, sollten Sie per Brief absagen. Ansonsten senden Sie eine E-Mail. Bei der Anschrift mit Briefkopf und Absender nutzen Sie die Vorlage aus dem Anschreiben. So liefern Sie alle relevanten Daten wie Bewerbungskennzeichen oder Ansprechpartner:innen mit. Beim Zurückziehen der Bewerbung können Sie im Betreff der E-Mail dagegen schreiben „Meine Bewerbung vom xx.xx.xxxx” plus Kennzeichen (falls vorhanden). So wird Ihr Schreiben korrekt zugeordnet.

„Hat das Vorstellungsgespräch bereits stattgefunden, sollten Sie Ihre Bewerbung bevorzugt auf telefonischem Wege zurückziehen”, rät Willmann. „Auch wenn das mehr Vorbereitung verlangt, als eine E-Mail zu schreiben, ist es die sinnvollere Alternative, denn Sie haben im Vorstellungsgespräch bereits einige Firmenvertreter persönlich kennengelernt.”

Fassen Sie sich kurz und bleiben Sie sachlich. Vermeiden Sie ausufernde Erklärungen und Formulierungen, die arrogant oder unterwürfig klingen. Bedanken Sie sich für die Mühe, die die Firma sich mit Ihrer Bewerbung gemacht hat. Wenn Sie eine Begründung angeben möchten, orientieren Sie sich am besten an unserem Absatz „Gründe, warum Sie eine Bewerbung zurückziehen können”. Nennen Sie dabei nicht mehr als zwei Gründe.

Drücken Sie Ihr Bedauern aus und schließen Sie mit einer Grußformel. Fertig!

Auf diese Formulierungen sollten Sie beim Zurückziehen der Bewerbung verzichten

Vermeiden Sie Aussagen, die anmaßend, arrogant oder duckmäuserisch klingen. Etwa:

• „Ich entschuldige mich für die Umstände.”
  Diese Formulierung klingt unterwürfig.
• „Ich muss Ihnen mitteilen, dass ich Ihre Firma nicht berücksichtigen konnte.”
  Damit wirken Sie anmaßend – immerhin haben Sie sich bei dieser Firma beworben.
• „Sehen Sie meine Entscheidung nicht als Wertung Ihrer Person oder des Unternehmens an.”
  Das macht einen überheblichen und arroganten Eindruck.
• „Ich hätte gut zu Ihrem Team gepasst.”
  Sie sagen ab – in diesem Kontext wirkt eine solche Aussage, als würden Sie sich einschmeicheln wollen.

Zurückziehen der Bewerbung per Telefon

Möchten Sie telefonisch absagen, lassen Sie sich am besten mit Ihrem oder Ihrer Ansprechpartner:in verbinden. Sollten Sie bereits ein Bewerbungsgespräch hinter sich haben, werden Sie zudem eine Visitenkarte mit einer direkten Durchwahl bekommen haben.

Bereiten Sie sich vor! Vermutlich wird der oder die Personaler:in nach einem Grund für das Zurückziehen der Bewerbung fragen – oder andere Nachfragen haben. Für die Gründe sehen Sie sich den Absatz „Gründe, warum Sie eine Bewerbung zurückziehen können” an. Auch hier bedanken Sie sich zunächst für die Gelegenheit, sich auf eine Stelle bewerben zu können und die Zeit, die der Arbeitgeber aufgewandt hat. Bedauern Sie Ihre Absage und nennen Sie die Gründe. Dabei bleiben Sie immer höflich, sachlich und ruhig. 

Müssen Sie Ihre Absage begründen?

Nein. Aber je weiter der Bewerbungsprozess fortgeschritten ist, desto eher werden Ihre Ansprechpartner:innen wissen wollen, warum Sie Ihre Bewerbung zurückziehen. Am besten überlegen Sie sich eine passende Antwort. Wenn Sie nichts sagen wollen oder sollten, können Sie sich auf persönliche Gründe berufen. Wichtig dabei: Bleiben Sie authentisch! Personaler:innen merken es für gewöhnlich sofort, wenn man ausweicht oder gar lügt.

Wenn Sie eine Arbeitsstelle absagen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht vernichtet. Haben Sie sie per Post geschickt, bekommen Sie zwar Ihre Unterlagen zurück, aber erst, nachdem diese kopiert wurden.

Wie lange E-Mails aufbewahrt werden, hängt vom Arbeitgeber ab. Firmen machen dies in der Regel aus rechtlichen Gründen, um sich etwa gegen eine Klage von Bewerber:innen abzusichern. Falls Sie Wert darauf legen, dass Ihre Unterlagen vernichtet oder gelöscht werden, formulieren Sie einen entsprechenden Satz in Ihrer Absage.

Das ist zwar keine Garantie dafür, dass dies auch tatsächlich geschieht, aber Sie haben Ihren Willen ausgedrückt.

Ein Beispielsatz wäre: „Bitte löschen/vernichten Sie aus Datenschutzgründen meine Bewerbung und alle damit zusammenhängenden Dokumente wie Arbeitszeugnisse und Empfehlungen.”

Wie genau Sie Ihre Absage formulieren, hängt vom Bewerbungsprozess ab – und wie weit Sie darin schon fortgeschritten sind. Etwa, ob Sie bereits einen Termin für ein Vorstellungsgespräch haben oder das Gespräch sogar stattgefunden hat.

Ein Beispiel:

Sehr geehrter Herr/Frau XXX,

hiermit möchte ich mich meine Bewerbung auf die Stelle XXX (hier etwa die Kennziffer einsetzen, sofern vorhanden) leider aus persönlichen Gründen (hier maximal zwei Gründe angeben) zurückziehen. Ich bedanke mich für Ihre Zeit (oder auch Vorstellungsgespräch, falls bereits geschehen) und möchte Sie bitten, mich aus dem Bewerberpool zu entfernen und meine Unterlagen an mich zurückzusenden/zu löschen (je nachdem, ob Sie sich schriftlich oder per E-Mail beworben haben).

Ich bitte um Ihr Verständnis und wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Besetzung der Position.

Vielen Dank und viele Grüße
Vorname Nachname

Insgesamt gilt: Unterscheiden Sie immer, wie weit der Bewerbungsprozess fortgeschritten ist und prüfen Sie, welche Gründe Sie kommunizieren können oder sollten, wenn Sie Ihre Bewerbung zurückziehen. Trauen Sie sich, die Initiative zu ergreifen und gehen Sie professionell, sachlich und höflich vor. Mit unseren Tipps gelingt genau das Schritt für Schritt – ohne negative Konsequenzen für Ihren weiteren Karriereweg. Und haben Sie doch Sorge, sich selbst zu benachteiligen, so berufen Sie sich im Zweifelsfall stets auf persönliche Gründe. Dann sind Sie auf der sicheren Seite.