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Arbeitszeugnis: Formulierungen und Noten richtig deuten

Gepostet von Glassdoor-Team

Karriere-Experte

Letzte Aktualisierung 4. April 2022

Ratgeberübersicht

Was ist ein Arbeitszeugnis?Warum ein Arbeitszeugnis wichtig istHabe ich Anrecht auf ein Arbeitszeugnis?Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis – die UnterschiedeQualifiziertes Arbeitszeugnis: Formulierungen, Noten und BeispieleWie negativ darf ein Arbeitszeugnis ausfallen?Geheimsprache im Arbeitszeugnis – gibt es sie?Welche Formulierungen nicht im Arbeitszeugnis stehen dürfenLobendes Arbeitszeugnis: Formulierungen als LeistungsbeurteilungSo viele Arbeitszeugnisse sollten einer Bewerbung beigefügt werdenFormulierungen im Arbeitszeugnis deuten können – ein Vorteil

Ratgeberübersicht

Arbeitszeugnisse und die Formulierungen darin spielen in jeder Bewerbung eine wichtige Rolle. Doch was genau sollte dort eigentlich stehen – und was auf keinen Fall? Hier erfahren Sie, wie Sie die Zeugnissprache und die Noten richtig deuten.

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Jede:r Arbeitnehmer:in hat bei der Beurteilung der bisherigen Beschäftigungsverhältnisse das Recht auf eine umfassende, schriftliche Zusammenfassung der Tätigkeiten im Unternehmen. Dies kann durch ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis geschehen. Meistens werden diese Zeugnisse bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt. Es gibt jedoch die Möglichkeit, schon während der Beschäftigung ein Zwischenzeugnis vom Arbeitgeber anzufordern.

Wichtig: Das Zeugnis muss auf offiziellem Firmenpapier ausgestellt werden und darf nicht handschriftlich verfasst sein. Zudem sollte es die Unterschrift des/der Personaler:in oder des (leitenden) Firmenchefs bzw. der Firmenchefin aufweisen.

Warum ein Arbeitszeugnis wichtig ist

Auch wenn Personalprofis mittlerweile viel Wert auf gute Anschreiben, interessante Lebensläufe und persönliche Referenzen legen, bleibt das Arbeitszeugnis ein wichtiges Kriterium bei der Sichtung von Bewerberinnen und Bewerbern. Schließlich ist es für den potenziellen neuen Arbeitgeber neben dem Lebenslauf ein zentrales Bewertungsmittel, um sich ein Bild von der Qualität der Bewerbung zu machen. Darum ist es in der Regel immer noch so, dass vollständige Bewerbungen mit Arbeitszeugnissen verlangt werden. Eine Bewerbung ohne Arbeitszeugnis kann vor allem bei Fach- und Führungskräften die Erfolgsaussichten schmälern.

Habe ich Anrecht auf ein Arbeitszeugnis?

Ja. Alle Arbeitnehmer:innen, die ihren Arbeitsplatz verlassen, haben Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Notfalls kann das eingeklagt werden. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht dazu verpflichtet, das Arbeitszeugnis automatisch auszustellen. Daher sollten Sie beim Jobwechsel oder nach einer Kündigung ein Arbeitszeugnis verlangen und die Formulierungen prüfen. Ausnahmen von der Zeugnispflicht greifen bei einer kurzzeitigen Beschäftigung im Unternehmen oder bei einer Kündigung in der Probezeit.

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis – die Unterschiede

Das einfache Arbeitszeugnis enthält eine Einleitung, eine eher kurze, aber vollständige Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift. Es enthält aber keine wertenden Formulierungen.

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist deutlich umfangreicher:

  • Es beginnt mit einer Einleitung.
  • Dann folgt oft eine Firmen- oder Unternehmensskizze sowie eine ausführliche Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung.
  • Daran schließt sich eine Leistungsbeurteilung an, die standardmäßig folgende Komponenten enthalten sollte:
    • Arbeitsbereitschaft
    • Arbeitsbefähigung
    • Fachwissen und Weiterbildung(en)
    • Motivation
    • Arbeitsweise
    • Arbeitserfolge – bei Führungskräften sollten zudem die Führungsqualitäten beschrieben werden, oft zusammen mit einer Beurteilung der allgemeinen sozialen Kompetenz. 
    • Schlussabsatz
    • Ausstellungsdatum
    • Unterschrift(en)

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Formulierungen, Noten und Beispiele

Wie in einem Arbeitszeugnis die Formulierungen aussehen können und welche Noten damit jeweils einhergehen, zeigen unsere folgenden Beispiele*.

Arbeitsbereitschaft und -befähigung

  • Note 1: Die Leistungen des Mitarbeiters waren stets zu unserer vollsten Zufriedenheit und übertrafen unsere Anforderungen. 
  • Note 2: Die ihm übertragenen Aufgaben erledigte der Mitarbeiter stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
  • Note 3: Wir waren mit seinen Leistungen jederzeit zufrieden.
  • Note 4: Seine Arbeitsleistungen entsprachen unseren Anforderungen.
  • Note 5: Der Mitarbeiter hat seine Aufgaben im Rahmen seiner Fähigkeiten erfüllt.

Fachwissen

  • Note 1: Der Mitarbeiter verfügt über hervorragende und fundierte Fachkenntnisse, auch in Randbereichen.
  • Note 2: Der Mitarbeiter zeigt weitreichendes Fachwissen, welches er in der Praxis stets erfolgreich umsetzt(e).
  • Note 3: Der Mitarbeiter zeigt solide Fachkenntnisse.
  • Note 4: Der Mitarbeiter setzt erworbenes Fachwissen meist sicher und zielorientiert ein.
  • Note 5: Der Mitarbeiter wendet nach umfassender Anleitung Grundkenntnisse auf Arbeitsabläufe an.

Motivation

  • Note 1: Der Mitarbeiter zeigte stets eine vorbildliche Arbeitsauffassung, überaus großen persönlichen Einsatz und exzellente Motivation.
  • Note 2: Der Mitarbeiter zeigte stets überdurchschnittliche Arbeitsergebnisse und Eigeninitiative.
  • Note 3: Der Mitarbeiter zeigte Initiative und Einsatzbereitschaft.
  • Note 4: Der Mitarbeiter zeigte sich interessiert an der Sache.
  • Note 5: Der Mitarbeiter zeigte, nach Anleitung, Fleiß und Motivation.

Verhaltensbeurteilung

Neben der Bewertung des Sozialverhaltens verstecken sich in den Angaben viele Hinweise. Hier einige Beispiele für die Bedeutung der Formulierungen im Arbeitszeugnis:

  • Mit seinen Vorgesetzten kam er bestens zurecht”: Er war ein Mitläufer, angepasst und ohne eigene Meinung.
  • Er verbesserte durch seine Art das Betriebsklima”: Er sprach dem Alkohol zu. Ebenso sind Hinweise auf Geselligkeit” in Bezug auf das Betriebsklima verdächtig.
  • Er war tüchtig und konnte sich gut verkaufen”: Er war besserwisserisch und impertinent.

Auch die Reihenfolge ist wichtig. Zuerst sind die Vorgesetzten, dann die Kolleginnen und Kollegen, dann die Kundschaft zu nennen. Stehen Vorgesetzte weiter hinten, weist das auf Probleme mit ihnen hin. Steht die Kundschaft weiter vorn, wurden Kundenbelange jenen des Unternehmens vorangestellt.

Formulierungen zum Verhalten im Arbeitszeugnis sehen beispielsweise so aus:

  • Note 1: Im Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war der Mitarbeiter stets vorbildlich und korrekt.
  • Note 2: Sein Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets einwandfrei.
  • Note 3: Sein Verhältnis zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war einwandfrei.
  • Note 4: Sein Verhalten war zusammenfassend einwandfrei.
  • Note 5: Sein Verhältnis zu Vorgesetzten war für gewöhnlich einwandfrei.

Schlussformel

Zu den positiven Formulierungen, die gerne im Zeugnis gesehen werden, gehört der Vermerk „Wir bedauern das Ausscheiden“. Solche Schlussformeln werden zwar häufig verwendet, ein Anspruch darauf besteht jedoch nicht. Auch nicht, wenn das Zeugnis sehr gut ausgefallen ist. Leider gibt es aber immer wieder Arbeitgeber, die das Fehlen einer Schlussformel falsch verstehen – und damit das Zeugnis als teilweise negativ einstufen.

Die vier Teile der Schlussformel

  • Teil 1: Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
    • Verlässt uns auf eigenen Wunsch” bedeutet, der oder die Mitarbeiter:in hat gekündigt.
    • In gegenseitigem Einvernehmen” heißt, dem oder der Mitarbeiter:in wurde gekündigt.
    • Wir trennen uns von Frau oder Herrn XY zum xx.xx.xx” bedeutet, dem oder der Mitarbeiter:in wurde fristlos gekündigt.
  • Teil 2: Bewertung der Zusammenarbeit
    • Das Unternehmen bedankt sich beim Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin, die Formulierungen entsprechen der Leistungsbeurteilung. 
    • Fehlt der Dank, werden Personaler:innen diesen Punkt negativ aufnehmen.
  • Teil 3: Bewertung der Trennung
    • Hier drückt das Unternehmen sein Bedauern über den Fortgang des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin aus.
    • Auch hier deutet ein Fehlen auf kein gutes Arbeitsverhältnis hin, denn die Firma bedauert die Kündigung offensichtlich nicht.
  • Teil 4: Zukunftswünsche
    • Selbst im letzten Satz eines Arbeitszeugnisses steckt eine Wertung. Fehlt etwa das Wort weiterhin” vor dem viel Erfolg”, blieb der Erfolg im Unternehmen aus.
    • Wünscht das Unternehmen Gesundheit”, kann das bedeuten, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin häufiger krank war.

Einige Beispiele für das Arbeitszeugnis und die Formulierungen am Schluss sind: 

  • Note 1: Herr XY verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir danken Herrn XY für die stets hervorragenden Leistungen und bedauern sehr, diesen äußerst engagierten Mitarbeiter zu verlieren. Wir wünschen für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.
  • Note 2: Herr XY verlässt uns auf eigenen Wunsch. Wir danken für die stets erfolgreiche Zusammenarbeit, bedauern seinen Weggang und wünschen dem Mitarbeiter auf seinem weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und weiterhin viel Erfolg.
  • Note 3: Herr XY verlässt unser Unternehmen in gegenseitigem Einvernehmen. Wir danken Herrn XY für die erfolgreiche Zusammenarbeit, bedauern, dass er uns verlässt und wünschen für die Zukunft alles Gute.
  • Note 4: Herr XY verlässt unser Unternehmen in gegenseitigem Einvernehmen. Wir danken Herrn XY und wünschen viel Erfolg.
  • Note 5: Herr XY verlässt unser Unternehmen zum xx.xx.xxxx. Wir wünschen für die Zukunft alles Gute und Gesundheit.

* Die männliche bzw. weibliche Form wird hier nur beispielhaft verwendet.

Wie negativ darf ein Arbeitszeugnis ausfallen?

Gar nicht. Das Zeugnis muss immer wohlwollend sein. Auf Gerichtsdeutsch formuliert heißt das: „Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.“

Das bedeutet aber nicht, dass Ihr:e baldige:r Ex-Chef:in Sie besser darstellen soll, als Sie tatsächlich gearbeitet haben. Ihnen darf die Jobsuche nur nicht unnötig erschwert werden. In der Praxis ist das Zeugnis bei einer negativen Beurteilung also sehr zurückhaltend und neutral formuliert. Und steckt im Zweifel voller ärgerlicher Andeutungen oder Auslassungen.

Geheimsprache im Arbeitszeugnis – gibt es sie?

Ja. Aber so geheim ist sie nicht mehr, weil es viele Ratgeber darüber gibt. Damit sind die im Arbeitszeugnis enthaltenen Formulierungen erkennbar. Zudem muss man zwischen der wohlwollenden bis neutralen Zeugnissprache („Zeugniscode“), den erlaubten „Verschlüsselungstechniken“ und dem verbotenen „Geheimcode“ unterscheiden. Der Zeugniscode betrifft hauptsächlich die Bemerkungen, die auf die allgemeine Zufriedenheit mit den Leistungen abzielen.

Andere, negative Beurteilungen werden eher mit neutral klingenden Attributen umschrieben. Dazu gehören Ausdrücke wie „ordnungsgemäß, zeigte keine Unsicherheiten, unseren Erwartungen entsprochen“. Oder, noch negativer: „im Rahmen seiner Fähigkeiten, bemüht, zeigte sich Belastungen gewachsen, mit Fleiß und Willen, weitestgehend entsprochen“. Ob man sich gegen solche Bewertungen wehren kann, ist – obwohl die Rechtslage ein wohlwollendes Zeugnis vorschreibt – jährlich Gegenstand vieler Klagen. Nicht immer fallen die im Sinne des oder der Beurteilten aus.

Bonus-Tipp

Fallen im Arbeitszeugnis negative Formulierungen auf, gilt: Suchen Sie das Gespräch. Versuchen Sie, die Passagen ändern zu lassen. Hilft das nichts, kontaktieren Sie den Betriebsrat oder einen Anwalt. Das gilt auch für Zeugnisse, die durch absichtliches Auslassen von Tätigkeiten, der Nichterwähnung nachweisbarer Erfolge oder dem Hervorheben unwichtiger Details (Pünktlichkeit) eine negative Assoziation hervorrufen.

Welche Formulierungen nicht im Arbeitszeugnis stehen dürfen

Hinweise auf folgende Eigenschaften dürfen im Arbeitszeugnis nicht auftauchen:

  • politische Orientierung und Zugehörigkeit zu einer politischen Partei
  • Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft oder im Betriebsrat
  • religiöse oder ethnische Orientierung
  • sexuelle Orientierung
  • Schwangerschaft, Mutterschutz, Erziehungsurlaub
  • Kündigungsgründe
  • Gehaltshöhe
  • Hinweise zur Familie und zum Verhalten außerhalb der Arbeitsstelle

Lobendes Arbeitszeugnis: Formulierungen als Leistungsbeurteilung

Ähnlich wie bei den negativen Floskeln gibt es in einem Arbeitszeugnis Textbausteine und Attribute, die ein besonderes Lob ausdrücken sollen. Das sind zum Beispiel Steigerungsformen wie „äußerste Sorgfalt, allerbeste Weise, außergewöhnlich, im höchsten Maße oder außerordentlich.“ Etwas zurückhaltender sind Beschreibungen wie „stets zuverlässig, äußerst gewissenhaft, hohes Engagement, großem Fleiß, überdurchschnittliche Arbeitsqualität, Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen“. Und mit Ausdrücken wie „systematisch und zufriedenstellend, gewissenhaft, sorgfältig, zeigte Initiative, solide Fachkenntnisse, vorbildlich“, reicht es nur zu einer eher befriedigenden Beurteilung.

Sehr gut lesen sich auch Beschreibungen einzelner Projekte, die Sie allein oder im Team erfolgreich umgesetzt haben. Oder Initiativen, insbesondere jenseits des normalen Arbeitsalltages, die Sie angestoßen haben. Wichtig: Viele Personalabteilungen oder Führungskräfte, die für das Arbeitszeugnis verantwortlich sind, wissen oft nicht (oder nicht mehr), welche Leistungen Sie erbracht haben. Es lohnt sich also, diese Ansprechpartner:innen rechtzeitig vor der Erstellung des Zeugnisses daran zu erinnern – am besten in einer Stichwortliste per E-Mail. So stellen Sie auch sicher, dass die Punkte und Leistungsbeschreibungen, die Sie für die nächste Bewerbung brauchen, auftauchen. 

Bonus-Tipp

Den Vorschlag, das Zeugnis selbst zu verfassen und unterschreiben zu lassen, sollten Sie ablehnen. Von Laien erstellte Arbeitszeugnisse werden von Personalprofis schnell entlarvt.

So viele Arbeitszeugnisse sollten einer Bewerbung beigefügt werden

Darüber streiten Expertinnen und Experten. Unstrittig ist, dass mindestens das letzte Zeugnis in die Bewerbungsmappe gehört – und bei längeren Karrieren höchstens die letzten drei.

Worauf Sie verzichten sollten: Das gute viertletzte Arbeitszeugnis und das mittelmäßige vorletzte einzureichen. Das führt nur zu Nachfragen. Und widerstehen Sie bitte der Versuchung, das exzellent ausgefallene Arbeitszeugnis aus dem Schülerpraktikum von vor 15 Jahren mitzuschicken. Das sorgt in den allermeisten Fällen für Stirnrunzeln. Es sei denn, es ist vom Chef oder der Chefin eines berühmten Konzerns unterschrieben. In diesem Fall haben Sie für Ihr Vorstellungsgespräch ein spannendes Thema mitgeliefert.

Formulierungen im Arbeitszeugnis deuten können – ein Vorteil

Insgesamt sind Sie also gut damit beraten, sich umfassend über das Thema Zeugnissprache zu informieren und einzelne Passagen Wort für Wort zu prüfen. Solange Sie noch im Unternehmen sind, ist es deutlich einfacher, das Gespräch zu suchen – und das Arbeitszeugnis in Ihrem Sinne ändern zu lassen. Mit unseren Tipps haben Sie den idealen Leitfaden dafür an der Hand!

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