Eine Bewerbung per E-Mail mit Text und Anhang gehört heute zum weit verbreiteten Standard beim Recruitingprozess. Aber wie sollte eine E-Mail-Bewerbung aussehen? Unser Ratgeber klärt die wichtigsten Fragen und unterstützt Sie bei einer gelungenen, professionellen Kommunikation!
Vorteile einer E-Mail-Bewerbung
Eine Bewerbung per E-Mail bietet viele Vorteile: Papierunterlagen müssen nicht gelagert und zurückgeschickt werden – ein enormer logistischer Aufwand entfällt also. Und auch Bewerber:innen profitieren von der digitalen Abwicklung. Sie sparen sich die Kosten für gebundene Bewerbungsmappen, Porto, Umschläge und Papier.
Hat die schriftliche Bewerbung bald ausgedient?
„Die schriftliche Bewerbung hat mit Sicherheit nicht ausgedient, aber sie verändert sich“, sagt der Bewerbungscoach Volker Klärchen. „Früher standen die Hard Skills im Vordergrund: Was haben Sie gelernt, wie ist Ihre Qualifizierung, was für Erfolge können Sie vorweisen?
Das verschiebt sich immer mehr zu den Soft Skills: Statt „Was haben Sie gelernt?“ heißt es dann „Was haben Sie verstanden?“ Eine schriftliche Bewerbung, in der wir einfach nur unsere Stationen runterrattern, überzeugt niemanden mehr. Aber eine schriftliche Bewerbung, in der Sie sich und ihre Geschichte darstellen, Ihre Motivation, Ihre Werte – die wird Ihnen auch in Zukunft alle Türen öffnen.”
Wie sollte eine E-Mail-Bewerbung aussehen?
Zunächst einmal gilt: Der digitale Versand ändert nichts daran, dass Sie im Vorfeld eine professionelle, gut durchdachte Bewerbung schreiben müssen. Der Aufbau ist dabei grundsätzlich derselbe. Ihre Bewerbung setzt sich also aus zusammen aus:
- dem Anschreiben
- Ihrem Lebenslauf
- Ihren Arbeitszeugnissen
Ist es für die jeweilige Stelle relevant oder vom Unternehmen gefordert, sind auch ein Motivationsschreiben oder Arbeitsproben Bestandteil Ihrer Bewerbung per E-Mail. Wo Sie Ihr Anschreiben am besten platzieren, welcher E-Mail-Text für Ihre Bewerbung zu empfehlen ist und welche Dateien Sie per Anhang verschicken, klären wir im Folgenden.
Wie schaffen Bewerber:innen es, bei einem Online-Bewerbungsportal aus der Masse herauszustechen?
„Der Trick ist, sich nicht zu sehr von den Formularen einschüchtern zu lassen“, rät Volker Klärchen. „Die Versuchung ist groß, im selben nüchternen Stil zu antworten, wie die Bewerbungsseite daherkommt.
Aber auch in solche Felder kann man so schreiben, dass es persönlich und überzeugend wirkt. Statt Aufzählungen oder den üblichen Floskeln sollte man auch hier Formulierungen finden, die zur eigenen Persönlichkeit passen und die Charakter und Lebendigkeit vermitteln.
Die meisten Bewerber:innen wissen gar nicht, was sie sich alles trauen dürfen, und sind dann sehr überrascht, wenn sie erleben, wie positiv Firmen auf Bewerbungen reagieren, die eben nicht so sind wie alle anderen.“
Sollte das Anschreiben einer Bewerbung direkt in der Mail sein oder als Anhang beigefügt werden?
Tatsächlich gibt es auf diese Frage zwei Antworten: Das Anschreiben für Ihre Bewerbung kann direkt in der E-Mail als Text stehen oder im Anhang verschickt werden. Macht Ihr Wunschunternehmen in der Stellenanzeige dazu keine Angabe, haben Sie die Wahl. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.
Vor- und Nachteile des Anschreibens als Text innerhalb der E-Mail
Ist in Ihrer E-Mail-Bewerbung Ihr Text auch Ihr Anschreiben, hat das folgende Vorteile: Der Empfänger beziehungsweise die Empfängerin erfährt auf den ersten Blick mehr über Sie. Das Öffnen eines angehängten Dokuments entfällt damit. Zudem wird die Dateigröße des Anhangs kleiner und die Wahrscheinlichkeit inhaltlicher Überschneidungen wird minimiert.
Die Nachteile: Das Textfeld der E-Mail bietet Ihnen wenige Gestaltungsmöglichkeiten. Bedenken Sie auch, dass eine große Textmenge gleich beim Öffnen der Nachricht abschreckend wirken kann und wenig Lust aufs Weiterlesen macht. Sie müssen daher mit vielen Absätzen arbeiten und wichtige Informationen bei Bedarf hervorheben. Möchten Personalverantwortliche Ihre Bewerbung zentral abgelegen, müssen sie Ihr Anschreiben extra aus der E-Mail herauskopieren – und das ist nicht nur umständlich, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Bewerbung nicht wie aus “einem Guss” erscheint.
Beachten Sie, dass Sie bei einem Anschreiben im Textfeld der E-Mail auch nur Text einfügen. Denn nicht immer werden HTML-Formate unterstützt. Bei einigen Arbeitgebern sorgen sie sogar dafür, dass Ihre Nachricht gar nicht weitergeleitet wird. Beachten Sie zudem, dass Sie beim Anschreiben im Textfeld der E-Mail dieselbe Schriftart wählen wie bei den weiteren Unterlagen im Anhang.
Vor- und Nachteile des Anschreibens im Anhang
Befindet sich bei Ihrer Bewerbung per E-Mail das Anschreiben im Anhang, hat auch das verschiedene Vorteile. Ein wichtiger Vorteil ist, dass Ihr Auftritt einheitlich gestaltet werden kann und die Ablage beziehungsweise Speicherung für den Bewerbungsprozess erleichtert wird. Statt Ihr Gegenüber mit einer Textflut zu überfordern, können Sie außerdem mit wenigen netten Worten auf sich aufmerksam machen.
Die Nachteile beim Versand des Anschreibens im Anhang sind gegebenenfalls, dass der oder die Personalverantwortliche die Datei erst öffnen muss – und dass die Dateigröße wächst. Dennoch überwiegen hier die Vorteile, sodass das Mitschicken im Anhang als empfehlenswert gilt und sich in der Praxis bewährt hat.
Das Anschreiben gehört nicht in die E-Mail und das hat einen ganz einfachen Grund: Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Nur wenn Sie das Anschreiben als PDF mitschicken, haben Sie auch die volle Kontrolle darüber, wie es optisch wirkt.
Bewerbungscoach Volker Klärchen
Was schreibt man ins Textfeld der E-Mail-Bewerbung?
In der Regel sind zwei bis drei kurze Sätze im Textfeld der E-Mail ausreichend. Teilen Sie mit, auf welche Stelle Sie sich bewerben, warum Sie für diese optimal geeignet sind und dass Ihre Unterlagen sich im Anhang der E-Mail befinden.
Der E-Mail-Text für Ihre Bewerbung: Muster und Vorlage
Wenn Sie eine Online-Bewerbung versenden, benötigen Sie einen Text für Ihre E-Mail. Fassen Sie sich hier kurz, schreiben Sie aktiv, freundlich und verbindlich – und sorgen Sie dafür, dass Ihr Gegenüber neugierig auf Ihre Bewerbung wird! Für die E-Mail kann Ihnen dieser Text als Beispiel und Orientierung dienen:
Sehr geehrte(r) Frau/Herr Nachname,
anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre ausgeschriebene Position als Controllerin. Warum die Stelle zu meinen Qualifikationen passt und wie meine bisherigen beruflichen Erfahrungen zu einem Mehrwert für Ihr Team werden können, habe ich in meinen Bewerbungsunterlagen zusammengefasst.
Ich freue mich, wenn Sie meine Bewerbung im Anhang prüfen – und ich mich Ihnen noch einmal persönlich vorstellen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname
Übrigens: Abkürzungen, umgangssprachliche oder flapsige Formulierungen und Emojis sind No-Gos bei Ihrer E-Mail-Bewerbung. Verkneifen Sie sich im Sinne einer professionellen Kommunikation also in jedem Fall auch einen freundlich gemeinten Smiley.
Bewerbung per E-Mail schicken: wie Sie den Text im Anschreiben gestalten
Bei jeder Bewerbung, ob per E-Mail oder auf dem Postweg, spielt der Inhalt der mitgelieferten Unterlagen die größte Rolle. Ideal ist es, wenn Sie schon bei der Einleitung des Bewerbungsschreibens mithilfe unserer Tipps punkten.
Insgesamt kommt es beim Anschreiben darauf an, darzulegen, warum gerade Sie für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Greifen Sie dazu die Anforderungen, die in der Stellenausschreibung genannt werden, auf – und untermauern Sie sie mit Beispielen aus Ihrer bisherigen Berufspraxis.
Besonders wichtig sind auch eine korrekte Rechtschreibung und die richtige Zeichensetzung. Lassen Sie Ihr Anschreiben immer gegenlesen! Denn auch, wenn die E-Mail-Bewerbung auf den ersten Blick “lockerer” wirkt als ihr Pendant in der gedruckten Bewerbungsmappe, so steht sie ihr in Sachen Professionalität in nichts nach.
Was muss ich bei den Anhängen der E-Mail-Bewerbung beachten?
Achten Sie bei Ihrer E-Mail-Bewerbung auf das korrekte Format Ihrer Unterlagen. So sollten Anhänge PDF-Dateien sein. Der Grund: Word-Dokumente können sich beim Betrachten auf unterschiedlichen Geräten formal verschieben – und sehen dann unsauber aus. Hinzukommt, dass bei diesem Format Änderungen zurückverfolgt werden können, wenn es sich nicht um die Kopie einer finalen Datei handelt.
PDF-Dokumente lassen sich dagegen in der Regel auch auf mobilen Geräten und unterschiedlichen Rechnern leicht öffnen. Die Formatierung kann sich nicht verschieben und Sie können sicher sein, dass Ihre Bewerbung genauso ankommt, wie Sie sie gestaltet haben.
Wie fasse ich meine Bewerbung als eine PDF-Datei zusammen?
Sortieren Sie zunächst Ihre Unterlagen in der richtigen Reihenfolge:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- optional Motivationsschreiben
- Zeugnisse
- optional Arbeitsproben und Referenzen
Wählen Sie über den Reiter “Datei” die Funktion “Drucken”. Mit Klick auf den PDF-Creator können Sie jetzt zunächst jedes Dokument in ein PDF verwandeln. Am Ende wählen Sie alle Dateien aus – und fügen diese mit Klick auf “alle zusammenfügen” zu einem PDF zusammen. Dieser Anhang sollte die Maximalgröße von 3MB nicht überschreiten und ordentlich benannt werden (zum Beispiel Musterfrau_Martina_Gesamtbewerbung_Controlling).
Das Versenden der Bewerbung als ein PDF hat im Übrigen den Vorteil, dass alle wichtigen Unterlagen von Anfang an korrekt sortiert sind. Zudem ist es für den oder die Empfänger:in einfacher, zum Beispiel einzelne Seiten daraus ausdrucken, als die Dateien im Ganzen selbst zusammenzufügen.
Wie sollte man Dateianhänge einer E-Mail-Bewerbung sortieren und benennen?
Volker Klärchen empfiehlt die Dateinamen der Bewerbungsanhänge nach dem folgenden Muster aufbauen: [Nachname]_[Vorname]_[Dokumentbezeichnung], also zum Beispiel Meyer_Lisa_Anschreiben.pdf
„Für Bewerber:innen ist es einfacher, die Dokumente auseinanderzuhalten, wenn Sie sie andersherum benennen: Anschreiben_Lisa_Meyer.pdf. Wenn Sie dann auf Ihrer Festplatte nach einem bestimmten Dokument suchen, finden Sie es sofort. Aber versetzen Sie sich mal in die Rolle der Firma: Da liegen jede Menge Bewerbungen von verschiedenen Bewerber:innen in einem Ordner. Das wird schnell unübersichtlich.
Mit der richtigen Benennung Ihrer Bewerbungsunterlagen können Sie also zusätzliche Pluspunkte sammeln!”
Weitere Tipps zum Versand Ihrer E-Mail-Bewerbung
Damit Ihre E-Mail-Bewerbung vom Text bis zum Anhang einen professionellen Eindruck macht, gibt es weitere Aspekte zu beachten. Dazu zählen beispielsweise der Betreff sowie die Empfängeradresse – und sogar der richtige Zeitpunkt beim Klick auf “Senden”.
Wählen Sie den passenden Betreff
Damit ein:e Personaler:in unmittelbar weiß, um was es in Ihrer E-Mail geht, spielt der Betreff eine wichtige Rolle. Schreiben Sie hier am besten konkret rein, dass es sich um eine Bewerbung handelt und platzieren Sie auch die Position bereits im Betreff. So laufen Sie nicht Gefahr, im Spam-Ordner zu landen und gehen sicher, dass Ihre Nachricht auf Anhieb korrekt zugeordnet wird. Ein Beispiel für eine gelungene Betreffzeile wäre etwa “Bewerbung als Controllerin in der Abteilung Finanzen”. Als Absenderadresse sollten Sie sich zudem immer für eine neutrale E-Mail-Adresse entscheiden, die idealerweise aus Ihrem Vor- und Nachnamen besteht.
An welche E-Mail-Adresse muss ich meine Bewerbung schicken?
Bevor Sie Ihre Bewerbung per E-Mail versenden, ist es notwendig, die richtige Empfängeradresse zu ermitteln. Eine Nachricht, die ins Blaue hinein an das Unternehmen versendet wird, verschwindet oft im Nirgendwo. Sollte in der Stellenausschreibung also kein Kontakt angegeben sein – was in der Regel unwahrscheinlich ist – oder handelt es sich um eine Initiativbewerbung, ist es wichtig, die entsprechende Kontaktperson selbstständig zu ermitteln. Fragen Sie dazu beim Unternehmen telefonisch nach.
Wann sollte ich meine Bewerbung per E-Mail versenden?
Achten Sie beim Versand Ihrer Bewerbung darauf, dass Sie sie zu einem guten Zeitpunkt versenden: Am besten in das Verschicken unter der Woche zu den üblichen Bürozeiten. Eine E-Mail-Bewerbung mit einem Text und einer Versandzeit mitten in der Nacht etwa hinterlässt häufig Fragezeichen – und kann schnell unseriös wirken. Auch E-Mail-Bewerbungen, die am Wochenende bei einem Unternehmen eingehen, bringen Nachteile mit sich. Denn als potenzielle:r Jobanwärter:in laufen Sie damit Gefahr, schlichtweg übersehen zu werden.
Bewerbung klassisch per Post oder digital per E-Mail: Was tun, wenn es vom Unternehmen keine Vorgaben gibt?
„Unternehmen bevorzugen es, Bewerbungen online zu erhalten, auch wenn sie danach analog weiterarbeiten“, sagt Volker Klärchen. „Selbst digitale Bewerbungen werden nämlich intern häufig wieder ausgedruckt. Der Grund, warum die Firmen dennoch digitale Werbungen bevorzugen: Wenn sich jemand per Post bewirbt, ist das Unternehmen verpflichtet, ihm oder ihr die Unterlagen am Ende wieder zurückzuschicken. Das bedeutet Aufwand und Kosten. Und die will man nicht.”
Fazit: Auch E-Mail-Bewerbung erfordert Sorgfalt und eine professionelle Kommunikation
Ihre Online-Bewerbung steht dem postalischen Pendant also weder im Hinblick auf den Text, noch bezüglich des Versands per E-Mail in Seriosität oder Professionalität nach. Ob beim Betreff, dem E-Mail-Text an sich oder dem Anhang: Mit unseren Tipps versenden Sie Ihre Bewerbung Schritt für Schritt. Und zwar so, dass Sie gute Chancen auf Erfolg und möglicherweise auf ein Vorstellungsgespräch haben!
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Volker Klärchen
Volker Klärchen ist als Bewerbungscoach in Hamburg tätig. Seit dem Jahr 2010 sorgt er dafür, dass Menschen schneller einen neuen Job finden. Volker Klärchen hilft Kund:innen zum Beispiel dabei, überzeugende Bewerbungsunterlagen zusammenzustellen und im Vorstellungsgespräch einen guten Eindruck zu hinterlassen. Sein Motto lautet „Erfolgreich bewerben, ohne sich zu verkaufen.“
