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Kündigung

Kündigungsschreiben verfassen (Vorlagen und Tipps)

Gepostet von Hannes Jarisch

Autor & Karriere-Experte bei Glassdoor

Letzte Aktualisierung 14. Juli 2022
|10 Min. Lesezeit

Um Ihren Job ordnungsgemäß zu kündigen, ist ein schriftliches Kündigungsschreiben verpflichtend. Damit die Kündigung Ihres Arbeitsvertrages auch wirklich gültig ist, müssen Sie sowohl inhaltliche als auch formelle Punkte beachten. Hier erfahren Sie, wie Sie ohne viel Aufwand ein solches Schreiben aufsetzen.

Auch wenn Sie bereits die Minuten bis zu Ihrem letzten Arbeitstag zählen: Es sollte auf jeden Fall Ihr Ziel sein, auch nach Ihrer Kündigung ein gutes Verhältnis zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu bewahren. Das zeugt nicht nur von guten Manieren, denn Sie wissen schließlich nie, wann und wo Sie Ihren ehemaligen Kollegen und Vorgesetzten im Laufe Ihres Berufslebens noch einmal über den Weg laufen.

Ihre Kündigung sollte respektvoll gegenüber Ihrem Arbeitgeber und im Einklang mit gesetzlichen Regelungen und weiteren gültigen Bestimmungen sein, die sich zum Beispiel aus Ihrem Arbeitsvertrag ergeben.

Hierfür ist ein korrekt aufgesetztes Kündigungsschreiben unabdingbar!

Ist ein Kündigungsschreiben wirklich immer notwendig?

Eine Kündigung kann viele Gründe haben, aber so gut wie immer müssen Sie ein Kündigungsschreiben formulieren (eine Ausnahme besteht zum Beispiel bei befristeten Arbeitsverhältnissen).

Besonders dann, wenn Sie eigentlich ein gutes Verhältnis zu Ihrem Arbeitgeber haben, erscheint ein Kündigungsschreiben auf den ersten Blick unnötig und zu formell. Die Kündigung ist aber nicht nur aus juristischer Sicht wichtig, sondern bietet Ihnen auch die Gelegenheit, sich freundlich und professionell zu verabschieden. Mit einem gut formulierten Schreiben können Sie Ihrem letzten Arbeitstag ganz entspannt entgegenblicken.

Erstellen Sie Ihr Kündigungsschreiben daher auf jeden Fall sorgfältig!

Aber keine Sorge, selbst wenn Sie vorher noch nie einen Job gekündigt haben: Ein Kündigungsschreiben zu verfassen ist gar nicht so schwer.

Formalitäten des Kündigungsschreibens: Wie kündige ich richtig?

Bei der Erstellung Ihres Kündigungsschreiben sind einige formelle Dinge zu beachten.

Ihr Kündigungsschreiben muss:

  • schriftlich, das heißt in Papierform, erfolgen
  • von Ihnen händisch unterschrieben werden
  • an den richtigen Empfänger zugestellt werden (lassen Sie sich den Empfang im besten Fall schriftlich bestätigen)

Eine Kündigung muss schriftlich und unterschrieben erfolgen

Die Kündigung muss immer in Schriftform erfolgen. Das bedeutet, Sie müssen Ihr Kündigungsschreiben ausdrucken und persönlich unterschrieben. Eine eingescannte oder elektronisch erstellte Unterschrift ist nicht ausreichend für eine rechtskräftige Kündigung!

Empfänger des Kündigungsschreibens: Chef oder Personalabteilung?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wer als Empfänger Ihrer Kündigung in Frage kommt: Ihr Chef oder die Personalabteilung. „Mit dem Personalleiter macht man als Empfänger des Kündigungsschreibens in der Regel nichts falsch, da dieser für den Empfang solcher Erklärungen kraft seiner Funktion berechtigt ist“, sagt Dr. Frederik Möller, Fachanwalt für Arbeitsrecht.

„Gibt es keinen Personalleiter (oder ist man sich nicht sicher, wer diese Funktion in dem Unternehmen ausübt) sollte - wenn man auf Nummer sicher gehen will - das Kündigungsschreiben an die gesetzlichen Vertreter des Vertragsarbeitgebers senden. Dies ist bei einer GmbH zum Beispiel die Geschäftsführung.“

Duzen oder Siezen in der Kündigung?

Wählen Sie eine Anrede, die die Beziehung zu Ihrem Chef oder dem Personalverantwortlichen widerspiegelt.

Wenn Sie Ihren Vorgesetzten siezen, bleiben Sie natürlich auch hier beim eher formellen „Sehr geehrte(r) Herr/Frau [Nachname Ihres Chefs]”. Arbeiten Sie in einem Umfeld, in dem es eher locker zugeht, spricht nichts gegen die Verwendung von Vornamen in der Anrede.

Ist die Kündigung angekommen?

Natürlich wollen Sie sicher sein, dass Ihre Kündigung beim richtigen Empfänger angekommen ist. Vielleicht müssen Sie auch eine bestimmte Frist einhalten, damit Ihre Kündigung wirksam wird.

Im besten Fall übergeben Sie Ihr Kündigungsschreiben persönlich.

Pro Tipp

Um später die fristgerechte und ordnungsgemäße Zustellung Ihrer Kündigung belegen zu können, sollten Sie sich von Ihrem Arbeitgeber eine Empfangsbestätigung für Ihre Kündigung ausstellen lassen.rnrnAllerdings ist Ihr Arbeitgeber nicht verpflichtet, Ihnen eine solche Bestätigung zu geben. Dann kann es sinnvoll sein, Zeugen dabeizuhaben, die die Zustellung der Kündigung belegen können, zum Beispiel, wenn Sie sich im Streit von Ihrem Arbeitgeber trennen.

Falls Sie Ihre Kündigung nicht persönlich übergeben können oder wollen und Sie den Postweg für die Zustellung wählen, empfiehlt sich ein Einschreiben als Versandmethode.

Die Formatierung Ihres Kündigungsschreibens

Formatieren Sie das Kündigungsschreiben wie einen offiziellen Brief.

  1. Beginnen Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse oben links, gefolgt vom Namen des Empfängers und der Adresse Ihres Arbeitgebers
  2. Vergessen Sie nicht, das Schreiben oben rechts zu datieren.
  3. Als Betreff reicht eine einfache Formulierung wie „Kündigung meines Arbeitsvertrages”. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass der Betreff das Wort „Kündigung“ enthält. Gerade in größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, weitere Daten in den Betreff aufzunehmen, zum Beispiel Ihre Personalnummer.
  4. Ihr Schreiben sollte direkt an den zuständigen Empfänger adressiert sein. Als Anrede verwenden Sie daher nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern sprechen den Empfänger persönlich an.
  5. Gliedern Sie das Schreiben in einzelne Abschnitte und trennen Sie diese durch eine Leerzeile. Auf den ersten Blick kann ein Kündigungsschreiben daher wie ein Bewerbungsschreiben aussehen. Allerdings wird eine Kündigung in den meisten Fällen wesentlich kürzer formuliert sein als eine Bewerbung.
  6. Schließen Sie das Schreiben mit einer Grußformel ab. Das normale „Mit freundlichen Grüßen“ ist hierbei absolut ausreichend. Unter der Grußformel unterschreiben sie händisch.
  7. Lesen Sie Ihr Schreiben unbedingt noch einmal Korrektur, bevor sie es an Ihren Arbeitgeber weiterreichen! Schwerwiegende Fehler können sonst im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Kündigung ungültig wird.

Inhalt: Was gehört alles in Ihr Kündigungsschreiben?

Die folgenden inhaltlichen Bausteine sollten in Ihrem Kündigungsschreiben zur Sprache kommen.

  1. Kündigungserklärung: eindeutige Formulierung der Kündigung (Pflicht)
  2. Eindeutiges Datum, zu dem Sie kündigen: unter Einhaltung der Kündigungsfrist (Pflicht)
  3. Nennung des Kündigungsgrundes (optional)
  4. Danksagung (optional)
  5. Bitte um Empfangsbestätigung (optional)
  6. Bitte um Arbeitszeugnis (optional)

Dabei sind die ersten beiden Punkte feste Bestandteile einer gültigen Kündigung. Die restlichen Komponenten können Sie (aber müssen Sie nicht) zusätzlich einbringen.

1. Kündigungserklärung (Pflicht)

Statt um das Thema herum zu reden, sollte die Kündigungserklärung kurz und direkt formuliert werden. Vermeiden Sie die Verwendung des Konjunktivs.

Statt „Gerne würde ich meine Kündigung einreichen” schreiben Sie also „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt”.

2. Datum und Kündigungsfrist (Pflicht)

Nach dem Lesen Ihrer Kündigung sollte Ihr Arbeitgeber wissen, dass Sie eindeutig zu einem bestimmten Datum das Arbeitsverhältnis beenden. Sie können auch ein konkretes Datum nennen, zu dem Ihre Kündigung wirksam werden soll.

Achten Sie allerdings unbedingt darauf, mit ihrer Kündigung die geltenden Kündigungsfristen einzuhalten.

3. Kündigungsgrund (optional)

Einen Kündigungsgrund müssen Sie nicht nennen, aber natürlich steht es Ihnen frei, dies zu tun. Auch hier gilt natürlich, dass das Kündigungsschreiben kein Ort ist, um schmutzige Wäsche zu waschen.

Bleiben Sie stets sachlich und freundlich im Ton.

4. Danksagung (optional)

Sollte Ihr Kündigungsschreiben eine Danksagung enthalten? Idealerweise haben Sie in Ihrem derzeitigen Unternehmen viel gelernt und sich beruflich weiterentwickelt. Das Kündigungsschreiben kann dann dazu genutzt werden, sich beim Chef und dem Unternehmen zu bedanken.

Wenn Sie nicht weit ausholen möchten, reicht ein einfacher Satz wie „Ich bedanke mich für die kollegiale Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren” aus. Trotzdem ist eine solche Danksagung natürlich optional und keine Pflicht.

5. Bitte um Empfangsbestätigung (optional)

Die optionale Bitte um eine Empfangsbestätigung können Sie gegen Ende des Schreibens unterbringen.

Ihr Arbeitgeber ist zwar nicht verpflichtet, Ihnen eine solche Bestätigung auszustellen, aber in den meisten Fällen sollte es kein Problem sein, diese zu erhalten.

6. Arbeitszeugnis anfordern (optional)

Als ehemaliger Arbeitnehmer steht Ihnen laut § 630 BGB ein Arbeitszeugnis zu. Damit Sie das Zeugnis Ihren Bewerbungsunterlagen für einen neuen Job beilegen können, sollten Sie Ihren Arbeitgeber möglichst zeitnah zu Ihrer Kündigung darum bitten.

Es bietet sich daher an, die Bitte um ein Arbeitszeugnis direkt im Kündigungsschreiben unterzubringen.

Häufige Fehler beim Verfassen des Kündigungsschreibens

Dr. Frederik Möller, Fachanwalt für Arbeitsrecht, teilt die häufigsten Fehler, die Arbeitnehmer:innen beim Kündigungsschreiben unterlaufen.

1. Missachtung der Schriftform

„Der wohl häufigste Fehler der gemacht wird, ist die Missachtung der Schriftform - Kündigungen per E-Mail oder Whatsapp kommen immer mal wieder vor”, sagt Dr. Frederik Möller. „Auch das mündliche Kündigen kommt hin und wieder einmal vor. Ohne Einhaltung der Schriftform kann nicht wirksam gekündigt werden.”

2. Kündigungsfrist wird falsch berechnet oder nicht eingehalten

Auch die Einhaltung/ Berechnung der Kündigungsfrist steht einer rechtzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnis hin und wieder im Wege”, sagt Dr. Frederik Möller. Wichtig sei hierbei erst einmal, dass Arbeitnehmer:innen die richtige Kündigungsfrist kennen. Denn insbesondere in Arbeitsverträgen wird von der gesetzlichen Standardkündigungsfrist für Arbeitnehmer oft abgewichen.

Außerdem wichtig, um die Kündigungsfrist richtig zu berechnen: „Für den Lauf der Kündigungsfrist ist der Zugang des Kündigungsschreibens beim Arbeitgeber maßgeblich und nicht etwa die rechtzeitige Absendung.

3. Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll, nicht klar angegeben

„Manchmal ist das Kündigungsschreiben so verfasst, dass unklar ist, zu wann das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll”, sagt Dr. Frederik Möller. Auch das sollten Arbeitnehmer:innen vermeiden. Stattdessen muss der Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis beendet werden soll, klar angeben werden.

Welche Folgen kann ein falsch aufgesetztes Kündigungsschreiben haben?

Unterlaufen Arbeitnehmer:innen beim Verfassen des Kündigungsschreibens grundlegende Fehler, kann das dazu führen, dass einer dieser Fälle eintritt:

  • Das Arbeitsverhältnis wird überhaupt nicht beendet.
  • Das Arbeitsverhältnis wird erst zu einem späteren Zeitpunkt beendet.

„Beides kann den Arbeitnehmer vor Probleme stellen, denn solange das Arbeitsverhältnis fortbesteht, bleibt der Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet”, sagt Dr. Frederik Möller.
Infolgedessen ist es den Arbeitnehmenden außerdem untersagt, bei einem Wettbewerbsunternehmen tätig zu werden. „Das gilt auch in den Fällen, in denen dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag geregelt ist.”

Verstößt man als Arbeitnehmer:in gegen diese Pflichten, dann kann es zu Schadensersatzforderungen vom Arbeitgeber kommen. „In Arbeitsverträgen findet sich nicht selten eine Klausel, die dem Arbeitnehmer für die beiden vorgenannten Fälle eine Vertragsstrafe auferlegt”, weiß Dr. Frederik Möller.

„Eine gute Nachricht gibt es aber auch: Wenn Fehler im Zusammenhang mit der Kündigung gemacht wurden, kann immer noch das Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht werden, um einen Aufhebungsvertrag zum gewünschten Termin zu schließen oder einen Kompromiss zu finden.”

Kündigungsschreiben (Arbeitnehmer Muster)

Wenn Sie es mit der schriftlichen Kündigung besonders eilig haben, nutzen Sie einfach diese Vorlage. Kopieren, mit Ihren persönlichen Angaben versehen, ausdrucken, unterschreiben und fertig.

Beachten Sie: Die folgende Vorlage enthält auch die optionalen Elemente (Nennung des Kündigungsgrundes, Danksagung und die Bitten um eine Empfangsbestätigung und ein Arbeitszeugnis). Es steht Ihnen frei, diese Punkte in Ihrem Kündigungsschreiben wegzulassen.

[Ihr Name]
[Ihre Adresse]

[Name Ihres Chefs/Personalverantwortlichen]
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]

[Datum der Kündigung]

Kündigung meines Arbeitsvertrags

Sehr geehrte(r) Frau (Herr) [Name Ihres Chefs oder Personalverantwortlichen],

Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag fristgerecht zum 31. August 2021, da ich aus privaten Gründen ins Ausland umziehe. 

Bitte bestätigen Sie den Eingang meiner Kündigung und das Datum meines letzten Arbeitstags.

Weiterhin möchte ich Sie um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bitten.

Ich bedanke mich für die kollegiale Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren und verbleibe
mit freundlichen Grüßen

[Ihre Unterschrift]
[Ihr Name]

Sie sind nun bereit, Ihr Unternehmen zu verlassen? Vergessen Sie nicht, Ihre Erfahrungen – ob positiv oder negativ – bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber auf Glassdoor mit potenziellen Bewerbern und Jobsuchenden zu teilen.

Dr. Frederik Möller

Dr. Frederik Möller ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Frankfurt am Main. Fokus seiner Tätigkeit ist die Beratung und Vertretung von Fach- und Führungskräften.