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Kündigung

So verfassen Sie ein Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer:in richtig

Gepostet von Hannes Jarisch

Autor & Karriere-Experte bei Glassdoor

Letzte Aktualisierung 21. Oktober 2022
|14 Min. Lesezeit

Um Ihren Job ordnungsgemäß zu kündigen, ist ein schriftliches Kündigungsschreiben verpflichtend. Damit die Kündigung Ihres Arbeitsvertrages auch wirklich gültig ist, müssen Sie sowohl inhaltliche als auch formelle Punkte beachten. Hier erfahren Sie, wie Sie ohne viel Aufwand ein solches Schreiben aufsetzen.

Wieso ein korrektes Kündigungsschreiben so wichtig ist

Auch wenn Sie bereits die Minuten bis zu Ihrem letzten Arbeitstag im Job zählen: Es sollte auf jeden Fall Ihr Ziel sein, auch nach Ihrer Kündigung ein gutes Verhältnis zu Ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu bewahren. Das zeugt erstens von guten Manieren – und zweitens wissen Sie nie, wann und wo Sie Ihren ehemaligen Kolleg:innen und Vorgesetzten im Laufe Ihres Berufslebens noch einmal über den Weg laufen. Ihre Kündigung sollte daher respektvoll gegenüber Ihrem Arbeitgeber und im Einklang mit gesetzlichen Regelungen und weiteren Bestimmungen sein, die sich zum Beispiel aus Ihrem Arbeitsvertrag ergeben. Das erleichtert die Arbeit der Personalabteilung und hinterlässt einen geordneten letzten Eindruck.

Bonus-Tipp

Besonders bei einem guten Verhältnis zu Vorgesetzten erscheint ein Kündigungsschreiben auf den ersten Blick unnötig und formell. Allerdings ist ein Kündigungsschreiben für Ihren Arbeitgeber juristisch verpflichtend. Erst dadurch wird die Kündigung rechtlich bindend. Außerdem bietet ein solches Schreiben Ihnen die Gelegenheit, sich freundlich und professionell zu verabschieden. Einzige Ausnahme: Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis ist es zum Ende der vereinbarten Zeit nicht nötig, dass Sie ein Kündigungsschreiben aufsetzen.

Welche Form muss eingehalten werden?

Bei der Erstellung Ihres Kündigungsschreibens sind einige formelle Dinge zu beachten, damit das Schreiben gültig ist. Neben der Schriftform ist zum Beispiel eine händische Unterschrift notwendig. Der oder die Empfänger:in ist korrekt zu wählen – und der Zeitpunkt spielt eine zentrale Rolle.

Eine Kündigung bedarf der Schriftform inklusive Unterschrift

Sie müssen Ihr Kündigungsschreiben ausdrucken und persönlich unterschreiben. Eine eingescannte oder elektronisch erstellte Unterschrift ist nicht ausreichend für eine rechtskräftige Kündigung! Das Gleiche gilt für mündliche Kündigungen oder Schreiben per E-Mail. Laut Gesetz ist nur die Papierform bindend.

„Ich würde immer anraten, den Vorgesetzten in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat über die Kündigung zu informieren. Im persönlichen Gespräch kann dann am Ende das Kündigungsschreiben überreicht werden. Diese Vorgehensweise (erst Gespräch/dann Kündigungsschreiben) gehört für mich zum guten Ton. Insbesondere dann, wenn es ein gutes Vertrauensverhältnis zum Vorgesetzten gab.“

Dagmar Walker, Rechtsanwältin & Expertin für Arbeitsrecht

Arbeitnehmer:innen, die gerade wegen des eigenen Chefs oder der eigenen Chefin gekündigt haben und das persönliche Gepsräch lieber meiden, rät Walker: „Überlegen Sie gut, ob dies der richtige Weg ist. Ich rate zu einem Austritt mit Stil – das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten kann in diesem Fall kürzer und weniger offen sein.”

Den oder die Empfänger:in des Kündigungsschreibens wählen – Chef:in oder Personalabteilung?

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wer Empfänger:in Ihrer Kündigung sein kann. Neben Ihrem oder Ihrer Chef:in können Sie das Schreiben auch an die Personalabteilung richten. An Ihren Chef oder Ihre Chefin denken Sie als direkte:r Vorgesetze:r wahrscheinlich als Erstes. Diese Person ist verantwortlich für Ihre aktive Arbeit und in den meisten Fällen kennen Sie sie gut.

„Mit dem Personalleiter oder der Personalleiterin macht man als Empfänger:in des Kündigungsschreibens in der Regel nichts falsch, da diese:r für den Empfang solcher Erklärungen kraft seiner oder ihrer Funktion berechtigt ist“, sagt Dr. Frederik Möller, Fachanwalt für Arbeitsrecht.

„Gibt es keine:n Personalleiter:in (oder ist man sich nicht sicher, wer diese Funktion in dem Unternehmen ausübt), sollte man – wenn man auf Nummer sicher gehen will – das Kündigungsschreiben an die gesetzlichen Vertretenden des Vertragsarbeitgebenden senden. Dies ist bei einer GmbH zum Beispiel die Geschäftsführung.“

Bonus-Tipp von Dagmar Walter, Rechtsanwältin & Expertin für Arbeitsrecht

„Ich würde in den Fällen, in denen die Kündigung an den Personalbereich geschickt wurde, dazu raten, den Vorgesetzten parallel per E-Mail zu informieren, dass eine Kündigung ausgesprochen wurde und man sich zeitnah ein Gespräch über das weitere Vorgehen wünscht.“

Duzen oder Siezen in der Kündigung?

Außerdem wichtig: Wählen Sie eine Anrede, die die Beziehung zu dem oder der Adressierten widerspiegelt.

Wenn Sie Ihre:n Vorgesetzte:n siezen, bleiben Sie auch hier beim eher formellen „Sehr geehrte(r) Herr/Frau [Nachname Ihres Chefs]”. Arbeiten Sie in einem Umfeld, in dem es eher locker zugeht, spricht nichts gegen die Verwendung von Vornamen in der Anrede.

Die korrekte Abgabe des Kündigungsschreibens

Im besten Fall übergeben Sie Ihr Kündigungsschreiben persönlich. Dann wissen Sie, dass die Person das Dokument rechtzeitig erhalten hat. Das ist vor allem deswegen so relevant, weil die Kündigungsfrist erst ab dem Zeitpunkt läuft, an dem es die in dem Kündigungsschreiben angesprochene Person selbst in den Händen hält. Falls Sie Ihre Kündigung nicht persönlich übergeben können oder wollen und Sie den Postweg für die Zustellung wählen, empfiehlt sich ein Einschreiben als Versandmethode. Dabei muss der Empfänger oder die Empfängerin bestätigen, den Brief erhalten zu haben, bevor der Postbote oder die Postbotin der Person das Dokument aushändigt. 

Bonus-Tipp

Um später die fristgerechte und ordnungsgemäße Zustellung Ihrer Kündigung belegen zu können, sollten Sie sich von Ihrem Arbeitgeber eine Empfangsbestätigung für Ihre Kündigung ausstellen lassen. Allerdings ist das nicht verpflichtend. Dann kann es sinnvoll sein, Zeugen dabeizuhaben, die die Zustellung der Kündigung belegen können, zum Beispiel, wenn Sie sich im Streit von Ihrem Arbeitgeber trennen.

Arbeitnehmerin verfasst wirksames Kündigungsschreiben am Laptop

Wie muss eine wirksame Kündigung aufgebaut sein?

Formatieren Sie das Kündigungsschreiben wie einen offiziellen Brief. Das heißt konkret im Hinblick auf den Aufbau:

  1. Beginnen Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Adresse oben links, gefolgt vom Namen des Empfängers oder der Empfängerin und der Adresse Ihres Unternehmens
  2. Vergessen Sie nicht, das Schreiben oben rechts zu datieren.
  3. Als Betreff reicht eine einfache Formulierung wie „Kündigung meines Arbeitsvertrages”. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass der Betreff das Wort „Kündigung“ enthält. Gerade in größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, weitere Daten in den Betreff aufzunehmen, zum Beispiel Ihre Personalnummer. So kann das Kündigungsschreiben eindeutig zugeordnet werden.
  4. Ihr Schreiben sollte direkt an den zuständigen Empfänger oder die zuständige Empfängerin adressiert sein. Als Anrede verwenden Sie daher nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“, sondern sprechen den Empfänger oder die Empfängerin persönlich an.
  5. Gliedern Sie das Schreiben in einzelne Abschnitte und trennen Sie diese durch eine Leerzeile. Auf den ersten Blick kann ein Kündigungsschreiben daher wie ein Bewerbungsschreiben aussehen. Allerdings formulieren Sie eine Kündigung wesentlich kürzer als eine Bewerbung.
  6. Schließen Sie das Schreiben mit einer Grußformel ab. Das normale „Mit freundlichen Grüßen“ ist hierbei absolut ausreichend. Unter der Grußformel unterschreiben sie händisch. Nur so ist das Kündigungsschreiben gültig.
  7. Lesen Sie Ihr Schreiben unbedingt noch einmal Korrektur, bevor Sie es abgeben. Schwerwiegende Fehler können sonst im schlimmsten Fall dazu führen, dass Ihre Kündigung ungültig wird.

Inhalt: Was gehört alles in Ihr Kündigungsschreiben?

Orientieren Sie sich an den folgenden sieben Bausteinen für Ihr Kündigungsschreiben. Dabei sind die ersten beiden Punkte feste Bestandteile einer gültigen Kündigung. Die restlichen Komponenten können Sie – aber müssen Sie nicht – zusätzlich einbringen. Nur die handschriftliche Unterschrift am Ende ist wieder verpflichtend.

  1. Kündigungserklärung: eindeutige Formulierung der Kündigung (Pflicht)
  2. Eindeutiges Datum, zu dem Sie kündigen: unter Einhaltung der Kündigungsfrist (Pflicht)
  3. Nennung des Kündigungsgrundes (optional)
  4. Danksagung (optional)
  5. Bitte um Empfangsbestätigung (optional)
  6. Bitte um Arbeitszeugnis (optional)
  7. Unterschrift (Pflicht)

1. Die Kündigungserklärung (Pflicht)

Formulieren Sie Ihre Kündigungserklärung kurz und direkt. Vermeiden Sie die Verwendung des Konjunktivs. Statt „Gerne würde ich meine Kündigung einreichen” schreiben Sie „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum 30.06.2022”.

2. Datum und Kündigungsfrist (Pflicht)

Nach dem Lesen Ihrer Kündigung sollte Ihr Arbeitgeber wissen, zu welchem Datum Sie das Arbeitsverhältnis beenden. Nennen Sie am besten einen konkreten Tag, an dem Ihre Kündigung wirksam wird. Achten Sie allerdings unbedingt darauf, mit Ihrer Kündigung die geltenden Kündigungsfristen aus Ihrem Arbeitsvertrag einzuhalten. Informieren Sie sich daher vor dem Erstellen der Kündigung genau darüber, wie lang die Frist bei Ihnen ist.

Können Arbeitnehmer:innen fristlos kündigen?

Ja, auch als Arbeitnehmer:in ist es Ihnen erlaubt, fristlos zu kündigen. Allerdings sollte es sich dabei um das allerletzte Mittel handeln. Erst wenn Möglichkeiten wie ein Wechsel des Teams oder eine Versetzung in eine andere Abteilung keine Wirkung zeigen, ist eine fristlose Kündigung zulässig. Gründe für eine fristlose Kündigung können Versäumnisse der Lohnzahlung, Verletzung der Fürsorgepflicht, sexuelle Belästigung oder ein nicht gewährter zustehender Urlaub sein.

3. Kündigungsgrund (optional)

Einen Kündigungsgrund müssen Sie nicht nennen, aber Sie können es tun. Auch hier gilt, dass das Kündigungsschreiben kein Ort ist, um schmutzige Wäsche zu waschen. Bleiben Sie stets sachlich und freundlich im Ton. Bedenken Sie, dass Sie noch mindestens einen Monat mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sowie Chefs oder Chefinnen zusammenarbeiten müssen.

„Überlegen Sie, wie offen Sie beim Thema Kündigungsgrund sein wollen oder ob es gegebenenfalls sinnvoller ist, den Grund allgemeiner zu halten. „Sich weiter entwickeln zu wollen“ gehört in die Kategorie der allgemein gehaltenen Gründe. Schauen Sie, womit Sie sich am sichersten und wohlsten fühlen.“

Dagmar Walker, Rechtsanwältin & Expertin für Arbeitsrecht

4. Danksagung (optional)

Idealerweise haben Sie in Ihrem derzeitigen Unternehmen viel gelernt und sich beruflich weiterentwickelt. Das Kündigungsschreiben können Sie dazu nutzen, sich beim Chef oder der Chefin und dem Unternehmen zu bedanken. Wenn Sie nicht weit ausholen möchten, reicht ein einfacher Satz wie „Ich bedanke mich für die kollegiale Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren”. Das ist jedoch keine Pflicht. 

5. Bitte um Empfangsbestätigung (optional, aber empfohlen)

Die optionale Bitte um eine Empfangsbestätigung bringen Sie gegen Ende des Schreibens unter. Arbeitgeber sind zwar nicht verpflichtet, Ihnen eine solche Bestätigung auszustellen, aber in den meisten Fällen sollte es kein Problem sein, diese zu erhalten. So sind Sie sich sicher, dass Ihre Kündigung fristgerecht zur Kenntnis genommen wurde und bei der richtigen Person gelandet ist.

6. Arbeitszeugnis anfordern (optional)

Als ehemalige:r Arbeitnehmer:in steht Ihnen laut § 630 BGB ein Arbeitszeugnis zu. Damit Sie das Zeugnis Ihren Bewerbungsunterlagen für einen neuen Job beilegen können, sollten Sie Ihren Arbeitgeber möglichst zeitnah nach Ihrer Kündigung darum bitten. Nutzen Sie das Kündigungsschreiben, um direkt nach Ihrem Arbeitszeugnis zu fragen.

7. Persönliche Unterschrift im Original (Pflicht)

Unterschreiben Sie das Dokument unbedingt handschriftlich. Nur so hat die Kündigung rechtlich Bestand.

Arbeitnehmer verfasst Kündigungsschreiben am Laptop

Häufige Fehler beim Verfassen des Kündigungsschreibens

Dr. Frederik Möller, Fachanwalt für Arbeitsrecht, kennt die häufigsten Fehler, die Arbeitnehmer:innen beim Kündigungsschreiben unterlaufen. Wir haben diese für Sie zusammengefasst.

Fehler Nummer 1: Missachtung der Schriftform

„Der wohl häufigste Fehler, der gemacht wird, ist die Missachtung der Schriftform – Kündigungen per E-Mail oder Whatsapp kommen immer mal wieder vor”, sagt Dr. Frederik Möller. „Auch das mündliche Kündigen kommt hin und wieder einmal vor. Ohne Einhaltung der Schriftform kann nicht wirksam gekündigt werden.” Anders ist die Kündigung nicht rechtlich bindend. Nur unterschrieben auf Papier hat Ihr Kündigungsschreiben vor dem Gesetz Bestand.

Fehler Nummer 2: Die Kündigungsfrist wird falsch berechnet oder nicht eingehalten

„Auch die Einhaltung/Berechnung der Kündigungsfrist steht einer rechtzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses hin und wieder im Wege”, sagt Dr. Frederik Möller. Wichtig sei hierbei erst einmal, dass Arbeitnehmer:innen die richtige Kündigungsfrist kennen. „Denn insbesondere in Arbeitsverträgen wird von der gesetzlichen Standardkündigungsfrist für Arbeitnehmer:innen oft abgewichen.” Schauen Sie daher, bevor Sie Ihr Kündigungsschreiben formulieren, in Ihrem Arbeitsvertrag nach. Hier finden Sie die geltende Frist.

Wann muss ich kündigen, wenn ich 3 Monate Kündigungsfrist habe?

Haben Sie zum Beispiel eine dreimonatige Kündigungsfrist und wollen das Unternehmen bis Ende Juni verlassen, müssen Sie bis spätestens Ende März gekündigt haben. Geben Sie dazu am besten den letzten Tag des Monats an. Bedenken Sie ebenfalls: „Für den Lauf der Kündigungsfrist ist der Zugang des Kündigungsschreibens beim Arbeitgeber maßgeblich und nicht etwa die rechtzeitige Absendung.” Das macht eine Empfangsbestätigung noch entscheidender, da erst ab da die Frist läuft – und Sie sicher wissen, dass Sie zu Ihrem Wunschtermin aus dem Unternehmen ausscheiden.

Fehler Nummer 3: Der Zeitpunkt, zu dem das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll, ist nicht klar angegeben

„Manchmal ist das Kündigungsschreiben so verfasst, dass unklar ist, wann das Arbeitsverhältnis gekündigt werden soll”, sagt Dr. Frederik Möller. Vermeiden Sie das. Geben Sie stattdessen den Zeitpunkt der Beendigung klar an. Am besten funktioniert das mit einem exakten Datum. 

Welche Folgen kann ein falsch aufgesetztes Kündigungsschreiben haben?

Unterlaufen Ihnen beim Verfassen des Kündigungsschreibens grundlegende Fehler, kann das dazu führen, dass einer dieser Fälle eintritt:

  • Das Arbeitsverhältnis wird überhaupt nicht beendet.
  • Das Arbeitsverhältnis wird erst zu einem späteren Zeitpunkt beendet, wenn die Kündigungsfrist vorbei ist.

„Beides kann den Arbeitnehmer vor Probleme stellen, denn solange das Arbeitsverhältnis fortbesteht, bleibt der Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung verpflichtet”, sagt Dr. Frederik Möller.

Infolgedessen ist es den Arbeitnehmenden außerdem untersagt, bei einem Wettbewerbsunternehmen tätig zu werden. „Das gilt auch in den Fällen, in denen dies nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag geregelt ist.”

Verstößt man als Arbeitnehmer:in gegen diese Pflichten, dann kann es zu Schadensersatzforderungen vom Arbeitgeber kommen. „In Arbeitsverträgen findet sich nicht selten eine Klausel, die dem Arbeitnehmer für die beiden vorgenannten Fälle eine Vertragsstrafe auferlegt”, weiß Dr. Frederik Möller.

Beispiele für eine unwirksame Kündigung sind eine falsch berechnete Kündigungsfrist oder eine Einreichung per E-Mail.

Bonus-Tipp von Dr. Frederik Möller, Fachanwalt für Arbeitsrecht

„Eine gute Nachricht gibt es aber auch: Wenn Fehler im Zusammenhang mit der Kündigung gemacht wurden, kann immer noch das Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht werden, um einen Aufhebungsvertrag zum gewünschten Termin zu schließen oder einen Kompromiss zu finden.”

Kündigungsschreiben als Arbeitnehmer:in – Vorlage

Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie Ihr Kündigungsschreiben formulieren sollen, orientieren Sie sich an unserem Muster. Füllen Sie es mit Ihren persönlichen Angaben aus, unterschreiben das ausgedruckte Exemplar und geben es Ihrem Chef oder Ihrer Chefin.

Beachten Sie: Die folgende Vorlage enthält auch optionale Elemente (Nennung des Kündigungsgrundes, Danksagung und die Bitten um eine Empfangsbestätigung und ein Arbeitszeugnis). Es steht Ihnen frei, diese Punkte in Ihrem Kündigungsschreiben wegzulassen.

[Ihr Name]

[Ihre Adresse]

[Name Ihres Chefs/Ihrer Chefin/Personalverantwortlichen/r]

[Name des Unternehmens]

[Adresse des Unternehmens]

[Datum der Kündigung]

Kündigung meines Arbeitsvertrags

Sehr geehrte(r) Frau (Herr) [Name Ihres Chefs/Ihrer Chefin oder des/der Personalverantwortlichen],

hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag fristgerecht zum [Datum], da ich [Grund]. Bitte bestätigen Sie den Eingang meiner Kündigung und das Datum meines letzten Arbeitstags.

Weiterhin möchte ich Sie um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bitten.

Ich bedanke mich für die kollegiale Zusammenarbeit in den vergangenen Jahren und verbleibe

mit freundlichen Grüßen

[Ihre Unterschrift]

[Ihr Name]

Was passiert nach einer Kündigung?

„Von großer Bedeutung für Ihren Vorgesetzten ist nun auch, wie lange Sie abzüglich Resturlaub und gegebenenfalls Freizeitausgleich noch faktisch im Unternehmen tätig sind”, sagt Dagmar Walker. „Dabei kann es sich abhängig von Ihrer Kündigungsfrist um drei Monate oder eventuell auch nur um wenige Wochen handeln.”

Einige Fragen, die Sie laut Walker selbst noch klären sollten:

  • Wie verhält es sich mit bereits geplanten Urlauben und der Teilnahme an Schulungen?
  • Welche Arbeiten können noch zu Ende gebracht werden, welche werden übergeben und wo finden sich die wichtigen Dokumentationen zu offenen Projekten/Themen?
  • Wann wird ihr Austritt ins Team kommuniziert?

Fazit: mit den richtigen Tipps professionell kündigen

Machen Sie sich vor dem Verfassen des Kündigungsschreibens als Arbeitnehmer:in klar, was zum Thema Kündigung in Ihrem Arbeitsvertrag steht. Also: Welche Frist gilt? Und wann müssen Sie die Kündigung dafür abgegeben haben? Bedenken Sie immer, dass eine mündliche oder digitale Version nicht ausreicht, sondern nur die ausgedruckte und unterschriebene Fassung rechtlich gültig ist. Wenn Sie unsere Tipps beachten, können Sie entspannt dem letzten Arbeitstag entgegenblicken.

Vergessen Sie nicht, Ihre Erfahrungen – ob positiv oder negativ – bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber auf Glassdoor mit potenziellen Bewerber:innen und Jobsuchenden zu teilen.

Dr. Frederik Möller

Dr. Frederik Möller ist Fachanwalt für Arbeitsrecht in Frankfurt am Main. Fokus seiner Tätigkeit ist die Beratung und Vertretung von Fach- und Führungskräften.

Dagmar Walker

Dagmar Walker ist Rechtsanwältin und Expertin für Arbeitsrecht. Sie arbeitet als Trainerin und Beraterin und hat sich auf das Thema Kündigung spezialisiert.

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