Vorstellungsgespräch: Tipps zur Terminbestätigung

Vorstellungsgespräch bestätigen

Ihre Bewerbung war erfolgreich und Sie haben eine positive Rückmeldung erhalten, doch wissen nicht wie Sie der Personalabteilung die Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen sollen? In dieser Situation gilt es für Sie verschiedene Aspekte zu beachten, die Ihnen später im Auswahlprozess einen potentiellen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen können.

Wann sollten Sie den Termin zum Vorstellungsgespräch bestätigen?

Ungeachtet dessen, ob Sie den vorgeschlagenen Termin wahrnehmen können, sollten Sie nicht länger als einen Tag warten, um dem Recruiter eine Rückmeldung zukommen zu lassen. Im besten Fall schaffen Sie es bereits am gleichen Tag ein Antwortschreiben zu verfassen oder dem Recruiter telefonisch Rückmeldung zu geben. Mit einer zeitnahen Antwort zeigen Sie nicht nur Ihre Fähigkeit zuverlässig und schnell zu kommunizieren, Sie vereinfachen auch die Arbeit des Recruiters, da Sie eigeninitiativ den Bewerbungsprozess beschleunigen. Damit signalisieren Sie Entschlossenheit und Motivation und zeigen, dass Sie nicht bloß Massenbewerbungen herausgeschickt haben, sondern ehrliches Interesse an der Stelle haben. 

Lassen Sie den Recruiter unter keinen Umständen länger warten, um auf dem Arbeitsmarkt möglichst begehrt zu wirken. Die Chancen stehen gut, dass das Unternehmen bis zum Zeitpunkt Ihrer Rückmeldung bereits einem anderen Kandidaten den Vortritt gegeben hat. Sollten Sie es aus wichtigen Gründen nicht schaffen, eine schnelle Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu liefern, entschuldigen Sie sich für die Verzögerung, um nicht unhöflich zu wirken.

Terminbestätigung Vorstellungsgespräch: Per Telefon, E-Mail oder Jobportal?

Um den Termin Ihres Vorstellungsgesprächs zu bestätigen, empfiehlt es sich den Weg des Recruiters zu gehen. Kam die Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail, Telefon, oder ein Jobportal wie Xing oder Linkedin, sollten Sie versuchen auf gleichem Wege zu antworten. Andernfalls laufen Sie Gefahr, die Konversation auf mehreren Plattformen zu zerstreuen. Musterantworten, um Ihr Vorstellungsgespräch per E-Mail zu bestätigen, zu verlegen oder abzusagen finden Sie im Text weiter unten. 

Sollten Sie dem Recruiter telefonisch Rückmeldung geben wollen, seien Sie sich dessen bewusst, dass sich hieraus schnell ein Telefoninterview entwickeln kann. Befassen Sie sich vor Ihrem Anruf noch einmal kurz mit Ihrer Bewerbung, der inserierten Stelle sowie der Website des Unternehmens, um bei Rückfragen peinliche Pausen oder Unwissenheit zu vermeiden. Sollten Sie zu dem vorgeschlagenen Termin aus wichtigen Gründen verhindert sein, geben Sie direkt Alternativen an. Notieren Sie sich hierfür ein bis zwei alternative Termine für das Vorstellungsgespräch, die Sie dem Recruiter telefonisch vorschlagen können. Hiermit zeigen Sie abermals Eigeninitiative und lösungsorientiertes Handeln. 

Welche Rückfragen sollten Sie vor dem Vorstellungsgespräch klären?

Insbesondere für die telefonische Terminbestätigung Ihres Vorstellungsgesprächs sollten Sie sich vorher Fragen notieren, die Sie im Rahmen des Telefonats klären möchten. Auch für die Rückmeldung per E-Mail oder Business-Netzwerk sollten Sie diese Punkte beachten. Um unnötige Dopplungen zu vermeiden und zu zeigen, dass Sie sich mit der Einladung gewissenhaft beschäftigt haben, sollten Sie nur die Punkte der Checkliste aufgreifen, die noch nicht vom Recruiter beantwortet wurden. 

Checkliste: Informationen vor dem Vorstellungsgespräch klären

  • Datum, Uhrzeit und Ort 
  • Dauer des Gespräches 
  • Wer sind die Gesprächspartner 
  • Ablauf des Vorstellungsgesprächs 
  • Übernahme der Reisekosten (bei entfernteren Städten) 
  • Fehlende Unterlagen (Zeugnisse, Referenzen) 

Denken Sie daran, keine Fragen zu stellen, deren Antworten Sie ebenfalls auf der Website Ihres potentiellen neuen Arbeitgebers recherchieren können. Dies suggeriert lückenhafte Vorbereitung und wenig Interesse am Arbeitgeber.

E-Mail Vorlagen: Vorstellungsgespräch zusagen, verschieben, absagen

Im Optimalfall passt Ihnen der vorschlagene Termin für das Vorstellungsgespräch und Sie können dem Recruiter gleich zusagen. Falls nötig, ergänzen Sie die E-Mail Vorlage um eventuelle Rückfragen nach Dauer, Gesprächspartnern oder weiteren offen gebliebenen Fragen. 

Muster: Vorstellungsgespräch per E-Mail bestätigen

Sehr geehrte Frau Schwarz, 

soeben hat mich Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als (Jobtitel) erreicht. Sehr gerne bestätige ich Ihnen den Termin am (Datum, Uhrzeit).
Ich freue mich auf unser persönliches Gespräch. 

Mit freundlichen Grüßen

Um einen Ausweichtermin für Ihr Vorstellungsgespräch sollten Sie nur aus wirklich wichtigen Gründen bitten. Hierzu zählt beispielsweise, wenn Sie sich stillschweigend beworben haben und einen Termin außerhalb Ihrer regulären Arbeitszeit erhalten möchten, oder sich zu dem vorgeschlagenen Termin im Urlaub befinden. Lassen Sie den Recruiter keine Ratespiele spielen, sondern kommen Sie im aktiv entgegen, indem Sie mit der Bitte um Verschiebung Ihres Vorstellungsgesprächs gleich alternative Termine vorschlagen. 

Muster: Vorstellungsgespräch per E-Mail verschieben

Sehr geehrter Herr Dröhnig, 

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als (Jobtitel). Leider bin ich an besagtem Termin dienstlich verhindert. Alternativ möchte ich Ihnen einen Termin in der selben Woche am (Datum) um (Uhrzeit) oder in der darauffolgenden Woche am (Datum) und (Uhrzeit) vorschlagen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob die Verschiebung des Gesprächs auf einen der vorgeschlagenen Termine möglich ist. 

Mit freundlichen Grüßen 

Selbstverständlich kann es auch vorkommen, dass Sie sich für mehrere Jobs gleichzeitig beworben haben und bereits einem anderen Arbeitgeber zugesagt haben. In diesem Fall sollten Sie einkommende Vorstellungsgespräche nicht einfach ignorieren, sondern höflich absagen. Schließlich wissen Sie nicht, ob es Sie in Zukunft nicht doch noch einmal zu einem anderen Unternehmen verschlägt. 

Muster: Vorstellungsgespräch per E-Mail absagen

Sehr geehrte Frau Meier, 

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch, sowie dem damit verbundenen Interesse an meiner Bewerbung. Da ich mich in der Zwischenzeit bereits für ein anderes Unternehmen entschieden habe, sage ich Ihnen den Termin dankend ab.
Mit freundlichen Grüßen

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