Bewerbung per E-Mail: So geht’s richtig

Bewerbung per Email

Bewerbungen werden heute standardmäßig per E-Mail versendet. Trotzdem herrscht bei Bewerbern oft Verwirrung darüber, wie die Bewerbung genau gestaltet sein soll und wie sie verschickt wird. Unser Ratgeber klärt die wichtigsten Fragen. 

Bestandteile einer E-Mail-Bewerbung

Eine Bewerbung per E-Mail bietet viele Vorteile: Papierunterlagen müssen nicht mehr gelagert und an die Einsender zurückgesandt werden – ein enormer logistischer Aufwand entfällt also. Und auch Bewerberinnen und Bewerber profitieren von der digitalen Bewerbung. Denn sie sparen sich die Kosten für Bewerbungsmappen, Porto, Umschläge und Papier. Allerdings sind viele Jobinteressenten auch unsicher, wie eine Bewerbung per E-Mail aussehen muss.

Zunächst einmal gilt: Orientieren Sie sich an Ihren herkömmlichen Bewerbungen. Denn der Aufbau ist derselbe. Die Bewerbung setzt sich zusammen aus dem Anschreiben, Ihrem Lebenslauf und Zeugnissen. Ist es für die jeweilige Stelle relevant oder von Unternehmen gefordert, sind auch ein Motivationsschreiben oder Arbeitsproben Bestandteil der Bewerbung per E-Mail.

Das Anschreiben

E-Mail Anschreiben im Anhang oder Textfeld?

Ein Punkt, an dem sich die Geister scheiden, ist die Frage: Wo ist der beste Platz für das Anschreiben? Auf diese Frage gibt es zwei Antworten: Das Anschreiben kann direkt in das Textfeld der Mail kopiert werden, sodass es dem E-Mail-Empfänger gleich ins Auge springt oder es findet sich zusammen mit Lebenslauf und Co. im Anhang der Mail. Ein Einfügen in das Textfeld bietet den Vorteil, dass der Empfänger auf den ersten Blick mehr über Sie erfährt. Er muss nicht erst einmal ein angehängtes Dokument auswählen und öffnen. 

Der Nachteil: Das Textfeld der E-Mail bietet Ihnen wenige Gestaltungsmöglichkeiten. Haben Sie Ihren Lebenslauf in einem besonderen Design erstellt, weicht das Design des Anschreibens stark ab. Für ein einheitliches Erscheinungsbild spricht also das Anschreiben im Anhang. 

Entscheiden Sie sich für diese Variante, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie dann in das Textfeld der E-Mail schreiben. In der Regel sind zwei bis drei kurze Sätze ausreichend, in denen Sie dem Empfänger mitteilen, auf welche Stelle Sie sich bewerben, warum Sie für diese optimal geeignet sind und dass Ihre Unterlagen sich im Anhang der E-Mail befinden.

Die Form Ihres Anschreibens

Egal, für welche Form Sie sich entscheiden – für das Anschreiben als Anhang oder für das Anschreiben im Textfeld. Wichtig ist in jedem Fall eine gute Gliederung. Sorgen Sie für eine übersichtliche Gestaltung Ihres Textes. Das bedeutet, dass Sie Absätze machen und wichtige Informationen bei Bedarf hervorheben. Lange Textblöcke wirken hingegen erschlagend und machen wenig Lust auf das Lesen. 

Beachten Sie, dass Sie bei einem Anschreiben im Textfeld der E-Mail lediglich Text einfügen. Denn nicht immer werden HTML-Formate unterstützt und sorgen bei einigen Arbeitgebern dafür, dass Ihre Nachricht gar nicht weitergeleitet wird. Beachten Sie zudem, dass Sie beim Anschreiben im Textfeld der E-Mail dieselbe Schriftart wählen wie bei den weiteren Unterlagen im Anhang.

Der Inhalt

Ebenso wie bei einer herkömmlichen Bewerbung auf dem Postweg spielt auch bei der Bewerbung per E-Mail der Inhalt eine große Rolle. In Ihrem Anschreiben muss schnell deutlich werden, warum gerade Sie für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert sind. Greifen Sie dazu die Anforderungen, die in der Stellenausschreibung genannt waren, auf. 

Ganz wichtig sind auch eine korrekte Rechtschreibung und die richtige Zeichensetzung. Denn auch, wenn die E-Mail-Bewerbung auf den ersten Blick lockerer wirkt als ihr Pendant in der dunklen Bewerbungsmappe, steht sie diesem in Sachen Professionalität in nichts nach.

Das Format der E-Mail-Bewerbung

Dateien im PDF-Format

Ebenso bedeutsam wie der richtige Ansprechpartner ist auch das korrekte Format Ihrer Unterlagen. So sollten alle angehängten Dateien PDF-Dateien sein. Während es bei Word-Dokumenten vorkommen kann, dass diese sich beim Betrachten auf unterschiedlichen Geräten verschieben und unsauber aussehen, lassen sich PDF-Dokumente in der Regel auch auf mobilen Geräten und unterschiedlichen Rechnern leicht öffnen und verlieren nicht ihre Form. Dazu kommt: Bei Word-Dokumenten lässt sich häufig mit wenigen Klicks eine Änderungsnachverfolgung einstellen. Der Personaler kann also sehen, wann Sie welche Passagen abgeändert oder umgeschrieben haben. 

Dateien zusammenfügen

Darüber hinaus gilt: Alle notwendigen Unterlagen werden für die Bewerbung per E-Mail zusammengefügt und in einem großen PDF-Dokument miteinander verbunden. Die Reihenfolge entspricht dabei der, die auch bei herkömmlichen Bewerbungen zum Tragen kommt:

  1. Anschreiben (falls Sie dieses nicht in das Textfeld der Mail kopieren)
  2. Lebenslauf
  3. optional Motivationsschreiben
  4. Zeugnisse
  5. optional Arbeitsproben und Referenzen

Versand der E-Mail-Bewerbung

Der richtige Betreff

Damit ein Personaler unmittelbar weiß, um was es in Ihrer E-Mail geht und Ihre Nachricht nicht womöglich im Spam-Ordner landet oder gleich in den Papierkorb verschoben wird, spielt der Betreff eine wichtige Rolle.

Ihre Absenderadresse

Wie auch für Ihre gesamte Bewerbung gilt: Die Absenderadresse muss seriös sein. Kosenamen, Verniedlichungen oder gar Obszönitäten haben dort nichts zu suchen – auch nicht, wenn es auf den ersten Blick witzig erscheinen mag. Seriös und unverfänglich ist es, wenn Sie einfach Ihren Namen @ Anbieter nutzen. 

Der Empfänger

Bevor Sie Ihre Bewerbung per E-Mail versenden, ist es notwendig, den richtigen Empfänger zu ermitteln. Eine Nachricht, die ins Blaue hinein an das Unternehmen versendet wird, verschwindet oft im Nirgendwo. Sollte in der Stellenausschreibung also kein Kontakt angegeben sein oder bewerben Sie sich initiativ, ist es wichtig, die entsprechende Kontaktperson selbstständig zu ermitteln. Fragen Sie dazu beim Unternehmen telefonisch nach. 

Der richtige Zeitpunkt

Achten Sie beim Versand Ihrer Bewerbung darauf, dass Sie sie zu einem guten Zeitpunkt versenden. Eine Nachricht, die nachts um ein Uhr verschickt wird, hinterlässt häufig Fragezeichen und kann schnell unseriös wirken. Auch E-Mail-Bewerbungen, die am Wochenende bei einem Unternehmen eingehen, bringen Nachteile mit sich. Denn sie laufen Gefahr, dass sie übersehen werden. Versenden Sie Ihre Bewerbung daher möglichst zu den üblichen Bürozeiten.

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