Wer wünscht sich das nicht: lange konzentriert arbeiten, wenig Meetings, kaum Unterbrechungen. Der Berufsalltag sieht bei vielen Arbeitnehmer:innen jedoch anders aus – wie zwischen Home Office und Großraumbüro dennoch sogenannte Deep-Work-Phasen funktionieren können und was das alles mit einem Meeting-freien Tag zu tun hat, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Deep Work: Wie gelingt konzentriertes Arbeiten in einer Welt voller Ablenkung?
Ablenkungsfrei und konzentriert arbeiten – egal, ob vom Home Office aus oder im Großraumbüro mit Kolleginnen und Kollegen. Das gelingt, wenn Sie folgende Grundregeln befolgen:
- Nutzen Sie Ruhe-Phasen für sich: Ob früh morgens oder in der Mittagspause – zu bestimmten Zeiten ist es sowohl zu Hause als auch im Büro ruhiger. Diese Phasen eignen sich ideal, um im Sinne des Deep Work in einer Aufgabe abzutauchen.
- Priorisieren Sie Aufgaben: Sortieren Sie Ihre To-dos nach Wichtigkeit und Komplexität. So haben Sie sofort im Blick, welche Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit fordert – und wann Sie diese angehen sollten.
- Planen Sie Unterbrechungen ein: Das Telefon klingelt, der Postbote steht vor der Tür, der oder die Chef:in hat ein spontanes Anliegen – Unterbrechungen lassen sich nicht vermeiden. Der Trick: Sobald Sie unterbrochen werden, notieren Sie auf einem Zettel eine konkrete Aufgabe, mit der Sie nach der Unterbrechung weitermachen. Dadurch finden Sie einfacher und schneller ins konzentrierte Arbeiten zurück.
- Lassen Sie Emotionen außen vor: Sie waren fokussiert und konzentriert mit einem wichtigen To-do beschäftigt, aber eine Ablenkung hat sie zum Umplanen gezwungen? Wut und Ärger darüber machen Sie unproduktiv. Akzeptieren Sie Ablenkungen und nehmen Sie Ihre Arbeit danach ohne Groll wieder auf.
Welche Musik hilft wirklich, konzentriert zu arbeiten?
Um konzentriert in einer Aufgabe zu versinken, kann Musik hilfreich sein. Setzen Sie jedoch nicht auf den neuesten Lieblingssong aus Ihrer Playliste – zu groß ist die Gefahr, dass Sie abgelenkt werden und dem Text gedanklich folgen. Besser geeignet für Deep Work sind Musikstücke ohne Text, klassische Musik oder instrumentale Stücke. Eine andere Möglichkeit sind Naturklänge wie prasselnder Regen oder Meeresrauschen, die allgemein beruhigend wirken und die Konzentration und Produktivität steigern können.
Warum ein Tag ohne Meetings Deep Work unterstützt
Sie hangeln sich von Meeting zu Meeting, dazwischen kurze Pausen, in denen Sie kaum etwas schaffen: Das kommt Ihnen bekannt vor? Falls die Antwort ja lautet, dann wissen Sie auch, dass viele Besprechungen Ihre Produktivität bei der Arbeit schmälern. Arbeitstage ohne Besprechungen sind daher unentbehrlich für Ihren Erfolg – und für Ihre Chance auf fokussierte Deep-Work-Phasen. So hat der Softwarekonzern SAP 2022 den Meeting-freien Freitag eingeführt. An diesem Tag gibt es keine Meetings und auch keine Telefon- oder Videoschalten.
Das sind die Vorteile eines Tages ohne Besprechungen und Meetings
Die gute Nachricht: Wir alle können uns Meeting-freie Tage einrichten, indem wir unseren Kalender im Blick haben und mit Kollegen wie Kolleginnen Kompromisse eingehen. Die Vorteile von Tagen ohne Meetings liegen auf der Hand und zahlen alle auf Deep-Work-Phasen ein:
- Ablenkungen minimieren
- Disziplin üben
- Zeit für gezieltes Brainstorming nutzen
- Fokussiertes Arbeiten an aktuellen Projekten und wichtigen Aufgaben ermöglichen
Sie können also dank eines Meeting-freien Tags Ihre Konzentration steigern – bleibt nur die Frage, wie Sie einen Tag ohne Besprechungen durchsetzen. Elizabeth Grace Saunders, Autorin des Buchs „How to Invest Your Time Like Money“, schlägt vier Schritte vor, um einen regelmäßigen Tag ohne Besprechungen in der Woche zu etablieren.
Schritt 1: Verpflichten Sie sich
„Zunächst habe ich mir für jede Woche den ganzen Dienstag in meinem Kalender freigehalten. So können andere online in meinem Kalender sehen, dass Dienstage für Besprechungen nicht als Option infrage kommen“, schreibt Saunders. „Machen Sie Ihren besprechungsfreien Tag zu einem sich regelmäßig wiederholenden Event, anstatt jede Woche aufs Neue einen Tag auswählen zu müssen. Das hat mir ungemein dabei geholfen, Grenzen zu setzen und diese einzuhalten.“
Kurzum: Konzentriert arbeiten lässt sich lernen. Sie selbst müssen den Fokus darauf lenken und Ihr Ziel dahingehend durchsetzen. Denn in Ruhe arbeiten gelingt am einfachsten, wenn Sie strukturiert vorgehen und Ihr Ziel – dazu mehr in Schritt 2 – anderen gegenüber kommunizieren.
Schritt 2: Kommunizieren Sie Ihr Vorhaben an Andere
Nur wenn andere im Team wissen, was Sie vorhaben, finden Sie Unterstützung – und minimieren tatsächlich Arbeitsunterbrechungen in Form von Meetings. Hier gilt also: Besprechen Sie Ihre Strategie mit Ihrem Chef oder Ihrer Chefin, mit engen Kolleginnen und Kollegen. Erläutern Sie, warum Sie glauben, dass ein Meeting-freier Tag einen großen Unterschied in Bezug auf Ihre Arbeitsproduktivität machen kann. Sprechen Sie zudem an, wie Sie Ihr Vorhaben praktisch umsetzen möchten. Wollen Sie beispielsweise an Ihrem Meeting-freien Tag weiterhin per E-Mail erreichbar sein? Klären Sie auch, welcher Tag sich dafür am besten eignet. Ihr Ziel ist es schließlich, Deep Work ohne Arbeitsunterbrechungen zu etablieren – und den Fokus auf Ihre Aufgaben zu legen.
Schritt 3: Wählen Sie Ihre Projekte mit Bedacht aus
Damit Ihre Selbstorganisation rund um Meeting-freie Tage und ideales Deep Work gelingt, müssen Sie die Aufgaben für diese Tage mit Bedacht auswählen. Elizabeth Grace Saunders rät hier: „Arbeiten Sie an Projekten, die hohe Konzentration und viel Denkvermögen erfordern, zum Beispiel Schreiben, Strategie-Analysen, Software-Programmierung, Design oder ein hochkomplexes Projekt.“
Schritt 4: Ignorieren Sie Routineaufgaben und E-Mails
„Zunächst werden Sie sich eventuell an Ihren Tagen ohne Besprechungen seltsam fühlen. Sie werden sich vielleicht unwohl dabei fühlen, E-Mails zu ignorieren oder vergleichsweise spät zu beantworten. Aber wenn Sie Ihren Rhythmus gefunden haben und realisieren, wie viel Sie innerhalb eines Tages erledigen können, werden Sie sich großartig fühlen'', so Saunders.
Einen besprechungsfreien Tag zu etablieren ist nicht elitär oder eigennützig. Es ist vielmehr eine Taktik, die Ihnen zu höherer Produktivität, echtem Deep Work und damit zum Erfolg verhilft. Schließlich ist es Ihre Aufgabe, Prozesse aufzubauen und einzuhalten, die erfolgversprechend sind. Das heißt auch: Sie müssen die Arbeitsweise finden, die für Sie am besten funktioniert.
Fazit: Meeting-freie Tage zahlen auf Deep Work ein
Möchten Sie konzentriert arbeiten, helfen Ihnen unsere Tipps dabei. Wie lange Sie konzentriert arbeiten können – und wie oft Arbeitsunterbrechungen vorkommen –, ist sicher unterschiedlich. Mit einem Meeting-freien Tag streichen Sie zumindest Unterbrechungen in Form von geplanten Besprechungen von Ihrer To-do-Liste. Darüber hinaus lassen sich die Ansätze für Deep Work damit ideal umsetzen. Also: Probieren Sie es einfach aus und finden Sie heraus, wie Sie konzentriertes Arbeiten in Ihrem Berufsalltag integrieren können.