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Arbeitsalltag

Konzentration steigern: 13 Tipps, um produktiv zu arbeiten

Gepostet von Hannes Jarisch

Autor & Karriere-Experte bei Glassdoor

Letzte Aktualisierung 15. Februar 2022
|11 Min. Lesezeit

Sie fühlen sich den ganzen Tag über unkonzentriert, lassen sich leicht von der Arbeit ablenken und haben abends das Gefühl, nichts so richtig geschafft zu haben? Damit sind Sie nicht allein: Viele Arbeitnehmer:innen haben Probleme damit, sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Nicht nur im Home Office, sondern auch am Schreibtisch im Büro warten jede Menge Ablenkungen.

Mit den folgenden Tipps können Sie es aber schnell schaffen, Ihre Konzentration zu steigern. Manche der Tipps befolgen Sie wahrscheinlich schon, aber ganz sicher ist auch ein Hinweis dabei, den Sie bisher noch nicht in Ihrem Arbeitsalltag anwenden. Mit wenig Aufwand können Sie so in ein paar Minuten Ihre Produktivität und Konzentration steigern.

1. Schaffen Sie die richtige Grundlage: Sport, Ernährung und Schlaf

Um konzentriert arbeiten zu können, sind drei Dinge besonders wichtig:

  • ausreichend Schlaf
  • gesunde Ernährung
  • regelmäßiger Sport

Ganz sicher wird das für sie keine Neuigkeit sein. Die Herausforderung liegt hier vielmehr in der Umsetzung. Aber keine Sorge: Sie müssen nicht viermal im Jahr einen Marathon laufen oder ab jetzt vollständig auf Zucker verzichten, nur um einen positiven Effekt auf Ihre Produktivität zu erzielen.

Vielmehr geht es darum, sich kleine Ziele zu setzen und so Schritt für Schritt eine Verbesserung herbeizuführen. Anstatt den Aufzug ins Büro zu nehmen, können Sie das nächste Mal einfach die Treppe hochgehen. Statt sich am Nachmittag am Schreibtisch einen Schokoriegel zu gönnen, kann es auch einfach mal ein Apfel sein.

Bewegung hilft dabei, den Blutkreislauf anzukurbeln und die Sinne beleben. Und natürlich produziert der Körper eine Menge Endorphine wenn wir uns bewegen, die bei der Bewältigung von Stress helfen und unsere Stimmung verbessern. Schon diese kleinen Verhaltensänderungen reichen also aus, um Ihre Konzentration zu steigern.

2. Sorgen Sie für einen Arbeitsplatz, an dem Sie produktiv sein können

Die Grundlage für produktives und konzentriertes Arbeiten ist ein optimaler Arbeitsplatz, ganz egal, ob Sie im Home Office oder im Büro sitzen. Dafür benötigen Sie zunächst einmal einen bequemen und ergonomisch auf Ihren Körper angepassten Bürostuhl. Auch Ihr Schreibtisch sollte auf Ihre Körpergröße optimiert sein, am besten ist daher ein höhenverstellbarer Schreibtisch.

Ein solcher höhenverstellbarer Schreibtisch hat den weiteren Vorteil, dass er sich in ein Stehpult verwandeln lässt. Bevor Sie vorschnell zu der Entscheidung kommen, dass Arbeiten im Stehen für Sie nicht in Frage kommt: Probieren Sie es unbedingt aus! Das zeitweise Arbeiten im Stehen kann für Ihren Körper wesentlich gesünder sein als ständiges Sitzen am Schreibtisch.

3. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf

Ein weiterer wichtiger Schritt: Sorgen Sie für einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Nichts verhindert konzentriertes Arbeiten mehr als riesige Stapel an Papier, Akten, ungelesenen Briefen und leeren Kaffeetassen an ihrem Arbeitsplatz. Nicht nur ist die Gefahr der Ablenkung durch all diese Sachen viel zu groß, Sie fühlen sich auch zumindest unterbewusst gestresst durch das ganze Chaos, welches in Ihrem Blickfeld herrscht.

Wenn Sie keine Zeit haben, Ihren Schreibtisch umfassend aufzuräumen, dann reicht es für den Anfang auch, wenn sie einfach die ganzen Papierberge zusammenschieben und auf einen Stuhl außerhalb Ihres Blickfeldes platzieren. So haben Sie zumindest eine freien Arbeitsplatz und mit dem Papier-Chaos können Sie sich auch später noch beschäftigen.

4. Planen Sie Ihren Tag mit einer To-Do-Liste

Lassen Sie Ihren Arbeitstag nicht einfach auf sich zukommen, sonst verlieren Sie sich schnell in vielen kleinen, stressigen To-Dos und wundern sich dann am Abend wieder, wo die ganze Zeit geblieben ist.

Verwenden Sie die letzten 10 Minuten jedes Arbeitstages damit, den nächsten Tag zu planen. Nehmen Sie Stift und Zettel zur Hand und notieren Sie sich die wichtigsten Aufgaben für den Folgetag. So erstellen Sie im Handumdrehen eine To-Do-Liste der Top-Prioritäten und verlieren am nächsten Morgen keine Zeit bei der Planung

Schreiben Sie die drei wichtigste Aufgaben für den Tag ganz oben auf Ihre To-Do-Liste und konzentrieren Sie sich zunächst nur auf diese drei Aufgaben.

Wenn Sie direkt mit der Arbeit an Ihren wichtigsten Aufgaben beginnen, dann werden Sie bei diesen schon bald einen Fortschritt sehen.

5. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor

Viele Menschen neigen dazu, sich zu volle Tagespläne zu erstellen. Wir überschätzen einfach gerne, was wir an einem Tag alles erledigen können.

Das ist auch der Grund, warum viele Arbeitnehmer im Job so gestresst sind: Sie haben sich ganz einfach mehr an Aufgaben vorgenommen, als sie überhaupt erledigen können und können sich dann gar nicht mehr auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren, weil Sie in Gedanken schon bei der nächsten Aufgabe sind.

Der Weg zu weniger Stress und mehr Konzentration wird also durch weniger Aufgaben ermöglicht.

6. Verabschieden Sie sich vom Multitasking

Die Wahrheit ist: Es gibt nur sehr wenige Menschen, die tatsächlich multitaskingfähig sind, also zwei geistig fordernde Aufgaben parallel ausführen können. Menschen, die das von sich glauben, sind häufig nur in der Lage, sehr schnell zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln. Das haben zahlreiche wissenschaftliche Studien bewiesen.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Sache, schließen Sie diese ab und widmen Sie sich dann mit all Ihrer Aufmerksamkeit dem nächsten Projekt. So kommen Sie schneller durch Ihre To-Do-Liste und machen dabei auch noch weniger Fehler.

Vielen Arbeitnehmer:innen hilft es übrigens, erst kleine Aufgaben abzuarbeiten, die in weniger als zwei Minuten erledigt werden können - zum Beispiel eine unkomplizierte E-Mail beantworten. So reduzieren Sie die Punkte auf Ihrer To-Do-Liste im Handumdrehen und haben direkt mehr Motivation, um größere Aufgaben anzugehen.

7. Setzen Sie sich eigene Fristen

Haben Sie schon einmal bemerkt, dass Sie immer genau dann eine Aufgabe angehen und fertigstellen, wenn eine harte Deadline Ihnen keine andere Wahl mehr lässt? Der amerikanische Autor Mark Twain, der für seinen trockenen Humor bekannt ist, formulierte das so: „Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde ich niemals fertig.“

Wenn Sie wissen, dass ein/e Kolleg:in oder Kund:in sich auf Ihre Aussage verlässt, zu einem bestimmten Zeitpunkt mit der Arbeit fertig zu sein, dann werden sie umso effizienter an der Aufgabe arbeiten, je näher die Frist rückt. Und so richtig produktiv werden Sie, wenn die Deadline nur noch ein paar Stunden oder Minuten entfernt liegt.

Dieses Prinzip können Sie sich auch bei den Aufgaben zu Nutze machen, bei der Sie über keine feste Frist verfügen. Setzten Sie sich einfach eigene Fristen!

Das kann zum Beispiel so aussehen:

„Die Präsentation für Kundenprojekt A erstelle ich bis Montag 15:00 Uhr.“

Wenn Sie durch eine solche eigene Zielsetzung nicht genügend motiviert sind, um auch wirklich mit der Arbeit zu beginnen, dann weihen Sie Ihre Kolleg:innen in Ihre Pläne ein und machen Sie sie zum Schiedsrichter: Entweder, Sie halten sich an Ihre selbst gesteckten Ziele, oder aber Sie spendieren allen Kolleg:innen einen Kaffee.

8. Machen Sie Pausen

Im stressigen Arbeitsalltag kommen Sie häufig zu kurz: die Pausen. Dabei braucht Ihr Gehirn regelmäßig Pausen, um konzentriert arbeiten zu können. Schon nach 25 bis 30 Minuten Arbeitszeit am Bildschirm empfiehlt sich eine kurze Pause von fünf Minuten. Stehen Sie auf, streckten Sie sich und gehen Sie ein paar Schritte. Auch wenn gerade viel zu tun ist - spätestens alle 90 Minuten sollten Sie eine Pause von 20 bis 30 Minuten einlegen.

Pausen sind dabei alles andere als Zeitverschwendung. Auf Dauer werden Sie viel produktiver bei der Arbeit sein, wenn Sie sich regelmäßig eine Pause gönnen, als wenn Sie einfach stumpf vor sich hinarbeiten.

9. Wechseln Sie regelmäßig die Aufgaben

Sicher kennen Sie das auch: Nach einer gewissen Zeit fällt es Ihnen immer schwerer, sich auf die gleiche Aufgabe zu konzentrieren. Sie sollten deshalb, wenn möglich, ab und zu die Tätigkeit oder das Arbeitsprojekt wechseln.

Es bietet sich zum Beispiel an, zu Beginn eines Arbeitstages für 90 Minuten an Ihrem wichtigsten Projekt zu arbeiten. Danach legen Sie eine Pause ein und machen danach mit einer anderen Aufgabe weiter.

Sie können sich dann für die einzelnen „Arbeitsblöcke“ bis zur nächsten Pause ein selbst definiertes Ziel setzen, welches Sie zusätzlich motiviert, zum Beispiel:

„Bis zur nächsten Pause habe ich die Anfrage von Kollegin X beantwortet!“

So geben Sie Ihrem Arbeitstag Struktur und wissen immer genau, welche Aufgabe gerade ansteht und wie viel Zeit Sie noch für die Erledigung haben.

10. Setzen Sie Kopfhörer auf

Egal ob im Home Office oder im Büro: Überall lauern Ablenkungen, die Sie vom konzentrierten Arbeiten abhalten wollen. Eine Möglichkeit, um sich zumindest von Lärm und laut telefonierenden Kolleg:innen nicht mehr ablenken zu lassen, sind Kopfhörer.

Allerdings sollten Sie noch einmal überlegen, ob Sie beim Arbeiten wirklich Ihre Lieblingsmusik hören wollen. Das kann schnell zu einer weiteren Ablenkung werden, bei der Sie im Takt auf Ihrem Bürostuhl mitwippen. Probieren Sie stattdessen klassische Musik oder Naturgeräusche aus.

11. Gönnen Sie sich gesunde Snacks und trinken Sie ausreichend

Ein langer Tag im Büro bedeuten für Ihren Körper und Ihr Gehirn absolute Höchstleistung. Diese kann aber nur auf Dauer erbracht werden, wenn Sie dafür sorgen, dass immer genug Energie zur Verfügung steht.

Dafür müssen Sie zunächst ausreichend trinken, am besten Wasser, welches für den Geschmack mit Zitronen- oder Orangenstückchen angereichert werden kann. Und natürlich schadet auch der eine oder andere Kaffee nicht.

Für den Snack am Nachmittag bieten sich zum Beispiel ein Joghurt mit Obst oder Nüssen an. Achten Sie darauf, nicht zu häufig Süßes oder andere Lebensmittel mit einem hohen Zuckeranteil auf der Arbeit zu essen, das bringt nur kurzfristig Energie.

12. Vermeiden Sie Ablenkungen

Ständige Ablenkungen sind echtes Gift für konzentriertes Arbeiten. Besonders häufig werden wir am Schreibtisch von unserem Smartphone abgelenkt. Solche Unterbrechungen haben einen viel größeren Einfluss auf unsere Produktivität, als es zunächst den Anschein hat.

So benötigen wir auch nach einer kurzen Unterbrechung mehrere Minuten, um uns wieder vollständig auf unsere eigentliche Aufgabe konzentrieren zu können. Wenn Sie „im Minutentakt“ unterbrochen werden, kommen Sie tatsächlich nie an den Punkt, an dem Sie wirklich konzentriert und effizient arbeiten.

Schalten Sie Ihr Smartphone daher unbedingt auf lautlos, wenn Sie konzentriert arbeiten wollen. Verstecken Sie Ihr Handy vor sich selbst, zum Beispiel indem Sie es in Ihre Tasche wandern lassen. So reduzieren Sie die Versuchung, es ständig in die Hand zu nehmen.

Sagen Sie Ihren Kollegen oder im Home Office den anderen Familienmitgliedern Bescheid, dass Sie nur im Notfall gestört werden wollen.

Wenn Sie sich selbst immer wieder dabei ertappen, wie Sie nach Ihrem Smartphone greifen oder sich durch das Internet klicken: Es gibt Apps und Browser-Erweiterungen, die für eine vorher definierte Zeit gewisse Webseiten, Apps oder gleich das gesamte Internet sperren. Dann bleibt Ihnen gar nichts anderes mehr übrig, als die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen.

13. Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben

Sie haben ein größeres Projekt abgeschlossen? Oder endlich Ihr E-Mail-Postfach aufgeräumt? Dann sollten Sie sich eine Belohnung gönnen! Das muss gar nichts Großes sein: Ein kurzes Nickerchen, ein kleiner Spaziergang oder auch eine Folge Ihrer Lieblingsserie am Abend.

Machen Sie sich bewusst:

„Ich habe mir das verdient, weil ich eine bestimmte Aufgabe erledigt habe!“

Konzentration steigern am Arbeitsplatz: So arbeiten Sie produktiv

Es ist und bleibt eine wirkliche Herausforderung, über mehrere Stunden am Tag produktiv am Schreibtisch zu arbeiten. Allerdings kann man der eigenen Effizienz ganz bewusst auf die Sprünge helfen. Mit unseren Top Tipps steigern Sie Ihre Konzentration am Arbeitsplatz, egal ob im Büro oder im Home Office!