Timeboxing: So gelingt Ihr Zeitmanagement
Glassdoor Team
Glassdoor Team | Autor & Karriere-Experte bei Glassdoor | 13. Apr. 2023
In der Arbeitswelt gibt es verschiedene Möglichkeiten, um Aufgaben zu organisieren und effizient abzuarbeiten. Eine davon ist das Timeboxing. Wie Ihnen diese Methode dabei hilft, Ihr Zeitmanagement zu verbessern und wie Sie sie am besten einsetzen, erfahren Sie in unserem Beitrag.
Was ist Timeboxing?
Bei der Timeboxing-Methode zerlegen Sie Ihre Aufgaben in kleine Einzelteile, für die Sie ein genaues Ziel festlegen. Das kann zum Beispiel die Recherche für ein bestimmtes Thema sein oder das Schreiben eines Berichts. Dann schätzen Sie die dafür benötigte Zeit. Diesen Zeitraum blocken Sie sich nur für diese Aufgabe – entweder nur für sich selbst oder in Ihrem Kalender, damit es auch Ihre Kollegen und Kolleginnen sehen. So stellen Sie sicher, dass Sie in dieser Zeit nur an dieser Aufgabe arbeiten und sich nicht ablenken lassen. Das sorgt dafür, dass Sie Ihre Produktivität steigern und mit der zunehmenden Nutzung auch ein besseres Zeitmanagement betreiben. Schließlich können Sie immer genauer bestimmen, wie viel Zeit Sie wofür benötigen.
Harte oder weiche Timebox: Unterschiede der Methoden
Bei Timeboxing unterscheidet man die harte und die weiche Timebox. Dabei geht es vor allem darum, wie Sie damit umgehen, wenn die Zeit, die Sie für die Aufgabe festgelegt haben, abgelaufen ist. Zusammenfassend unterscheiden sich die beiden Wege folgendermaßen:
| Harte Timebox | Weiche Timebox |
| Sobald die Zeit vorbei ist, hören Sie auf. Nur noch schnell die Aufgabe beenden? Das ist in diesem Fall nicht erlaubt. | Wenn die Zeit vorbei ist, dürfen Sie das, was Sie gerade machen, noch beenden. Allerdings sollten Sie dabei darauf achten, nicht zu viel zusätzliche Zeit zu nutzen. Ein guter Richtwert sind fünf bis zehn Minuten on top. |
Vor- und Nachteile von Timeboxing
Timeboxing ist mit verschiedenen Vor- und Nachteilen, beziehungsweise Grenzen verbunden. Nicht alle Situationen und Aufgaben eignen sich für diese Methode.
Was sind die Vorteile von Timeboxing?
- Sie lernen, Ihre Aufgaben besser einzuschätzen. Am Anfang wird es Ihnen noch schwerfallen, die richtige Zeit für eine bestimmte Aufgabe einzuschätzen. Doch je öfter Sie Timeboxing betreiben, desto besser werden Sie darin. Sie lernen Ihre Arbeitsweise genauer kennen und wissen, was Sie sich in wie viel Zeit zutrauen können.
- Sie kommen bei Aufgaben zu einem Ende. Das gilt vor allem für harte Timeboxen. Wenn die Zeit abgelaufen ist, sind Sie fertig. Zwar können Sie im Falle des Falles noch eine neue Timebox zu einem späteren Zeitpunkt ansetzen, aber wenn es ans Ende eines Projekts geht, ist der Schlussstrich wichtig. Vor allem Perfektionisten und Perfektionistinnen kann diese Methode helfen, loszulassen – und nicht noch weiter an einer Aufgabe zu arbeiten.
- Sie konzentrieren sich voll und ganz auf eine Aufgabe. Keine Ablenkung reißt Sie aus der Arbeit heraus. Diese Deep Work-Phasen sind Gold wert. Sie werden erstaunt sein, wie viel mehr Sie in kürzerer Zeit schaffen. Das gilt vor allem dann, wenn Sie die Timebox als Termin in Ihren Kalender eintragen und Ihren Status auf „Nicht stören“ stellen. Dann sehen Sie Nachrichten von Kollegen und Kolleginnen oder von Ihrer Kundschaft erst, wenn Sie eine Pause machen.
Was sind Nachteile und Grenzen von Timeboxing?
- Timeboxing kann die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigen. Wenn Sie sich das Zeitfenster zu klein setzen, hetzen Sie durch die Aufgabe. Das geht aber meist auf Kosten der Sorgfalt.
- Timeboxing kann Sie stressen. Zu wissen, dass Sie nur einen bestimmten Zeitraum für die Bearbeitung der Aufgabe haben, kann auch den gegenteiligen Effekt haben. Also, dass Sie gestresst und eher blockiert werden. Vor allem, wenn Sie die Zeit zu niedrig eingeschätzt haben, ist das Risiko dafür hoch.
- Möglicherweise verpassen Sie wegen Timeboxing wichtige Nachrichten. Wenn Sie sich vollkommen auf die Aufgabe konzentrieren und nicht in Ihre E-Mails schauen, kann es passieren, dass Sie eine wichtige Anfrage übersehen und es in Ihrer Pause schon zu spät ist, zu antworten. In solchen Fällen ist es hilfreich, nicht ganz so strikt mit dem Abkapseln zu sein, sondern eingehende Nachrichten im Blick zu haben.
Die Grenzen von Timeboxing tauchen dort auf, wo sehr genau und am besten fehlerfrei gearbeitet werden muss. Ein Beispiel hierfür sind etwa Sicherheitsüberprüfungen. In diesen Fällen ist es nicht wichtig, zeitlich effizient zu arbeiten, sondern wirklich jede mögliche Fehlerquelle zu finden und zu untersuchen.
Timeboxing im Scrum
Wird im Projektmanagement das Scrum-Prinzip angewendet, spielt auch Timeboxing eine wichtige Rolle. Dabei werden Aufgaben ebenfalls in kleine Teile heruntergebrochen. Allerdings wird im Scrum auch eine große Timebox von zwei Wochen bis mehreren Monaten genutzt, in der ein größerer Arbeitsschritt festgehalten wird.
Zum Beispiel soll in den nächsten zwei Wochen die erste Version eines Projekts einem bestimmten Kunden vorgestellt werden. Dafür müssen gewisse Aufgaben erledigt werden, die in einem Board, beispielsweise einem Kanban-Board, festgehalten werden. So hat die ganze Gruppe genau im Blick, was das Ziel ist – und was dafür erledigt werden muss. Nach zwei Wochen wird dann eine Review gemacht, ob die Vorgehensweise geklappt hat.
Timeboxing im Arbeitsalltag
Im Arbeitsalltag wird Timeboxing vor allem für die Selbstorganisation genutzt. Sie teilen Ihre Aufgaben auf und legen genaue Zeiten dafür fest. Damit sorgen Sie dafür, dass Sie nicht Ewigkeiten an einer Aufgabe sitzen, sondern diese auch beenden. Am besten tragen Sie sich die Zeiten auch in Ihren Kalender ein und sorgen dafür, dass Sie nur in den dringendsten Fällen gestört werden. So können Sie Ihre Konzentration verbessern und auch hochhalten. Dabei ist eine Faustregel, nur etwa 2/3 des Tages zu verplanen, um auch noch Zeit für eventuelle neue Aufgaben oder unerwartete Termine zu haben. Denken Sie außerdem daran, Pausen zwischen den einzelnen Timeboxen zu machen.
Extra-Tipp: Um im Flow zu bleiben, ist es am besten, wenn Sie ähnliche Aufgaben hintereinander abarbeiten. Also entweder Aufträge für den gleichen Kunden hintereinanderlegen oder die gleiche Aufgabenart nacheinander erledigen.
Wie nutze ich Timeboxing in meinen Meetings?
Eins vorweg: Auch für Meetings lohnt sich Timeboxing. Legen Sie zuvor eine Agenda fest, bei der Sie überlegen, wie viel Zeit die einzelnen Themen bekommen. Diese stoppen Sie dann im Meeting, damit nicht überzogen wird. Entweder mit einer harten Timebox und einem abrupten Ende, wenn die Zeit vorbei ist, oder einer weichen Timebox und der Möglichkeit, noch den Punkt zu beenden.
Mit Timeboxing in Meetings können Sie dafür sorgen, dass nicht unnötig überzogen oder von Themen abgewichen wird. Das führt dazu, dass Meetings effizienter ablaufen und im besten Fall nicht mehr so viel Zeit benötigt wird. Wichtig: Zeigen Sie der Person, die gerade spricht, immer an, wie viel Zeit ihr in der Timebox noch bleibt. Oder geben Sie zumindest ein Zeichen, wenn die Timebox fast abgelaufen ist. Damit gewährleisten Sie, dass die wichtigen Aspekte angesprochen werden können.
Nützliche Timeboxing-Tools
Um Timeboxing effektiv einzusetzen, gibt es verschiedene Tools, die Sie nutzen können. Wir stellen Ihnen zwei einfache Möglichkeiten vor. Am wichtigsten ist für das Timeboxing natürlich eine Uhr. Das kann eine normale Wanduhr, der Wecker Ihres Handys oder die Uhr an Ihrem Computer sein.
Timeboxing mit Kalender
Am einfachsten ist es, wenn Sie die Zeiträume fürs Timeboxing in Ihrem Kalender anlegen. Allgemein eignen sich fürs Timeboxing die Apps von Microsoft gut. So können Sie Timeboxing auch im Planer machen und nicht nur im Outlook-Kalender. Tragen Sie die Boxen wie einen Termin ein, den Sie nur mit sich selbst haben. Dann sind Sie für diese Zeit geblockt.
Timeboxing mit Excel-Tabelle
Möchten Sie die Planung lieber außerhalb Ihres Kalenders machen, eignet sich eine simple Excel-Tabelle dafür, bei der Sie die Tage und Stunden eintragen. Dann füllen Sie die verschiedenen Zeilen nach Bedarf mit den einzelnen Aufgaben wie einen Stundenplan in der Schule aus. Für diese Art von Timeboxing finden Sie online viele Vorlagen. Entweder erstellen Sie für das Timeboxing also ein eigenes Template oder Sie nutzen eine vorgefertigte Variante.
Fazit: Mit Timeboxing die Zeit richtig managen
Wenn Sie lernen, Ihre Zeit richtig einzuschätzen, hilft Timeboxing Ihnen dabei, effizienter zu werden und sich nicht mehr so lange mit einzelnen Aufgaben zu beschäftigen. Auch für Meetings mit vielen Themen lohnt sich diese Methode und es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie sie umsetzen können. Probieren Sie aus, welches für Sie am besten passt!
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