Zwischenzeugnis anfordern: Muster und Tipps

Ein aussagekräftige Zwischenzeugnis ist sehr wichtig. Denn wechselwillige Arbeitnehmer:innen punkten damit bei Bewerbungen und können mit der „freien“ Konkurrenz mithalten. Hier wirkt das Zwischenzeugnis, wenn es positiv und ohne Geheimklauseln formuliert ist, wie eine Art Empfehlungsschreiben – auch wenn der bisherige Arbeitgeber das nicht beabsichtigt. Generell gilt: Die Jobsuche aus einer Festanstellung heraus erfordert Fingerspitzengefühl.

Selbst ohne aktuelle Bewerbungsabsicht ist ein Zwischenzeugnis wertvoll. Von einem bereits ausgestellten Zwischenzeugnis darf der Arbeitgeber beim Endzeugnis nämlich nicht ohne triftigen Grund abweichen. Ziehen spätere Probleme eine Kündigung nach sich, kann ein positives Zwischenzeugnis Gold wert sein. Obwohl ein Zwischenzeugnis in vielen beruflichen Situationen weiterhelfen kann, wird es erstaunlich wenig angefordert. Das zeigen Umfragen unter Personalverantwortlichen. Der wahrscheinlichste Grund: Die Furcht, mit diesem Wunsch negativ beim Chef oder der Chefin aufzufallen, ist zu groß.

 

Abgesehen vom Fall, dass Sie einen Jobwechsel anstreben, hat ein Zwischenzeugnis weitere Vorteile:

• Als Leistungsbewertung zeigt es Ihnen selbst und etwaigen neuen Vorgesetzten, wo Sie momentan stehen.
• Es ist als Nachweis Ihrer Leistungen in Jahresgesprächen und bei Gehaltserhöhungen ein wichtiges Argument. Sollte es nur mäßig ausfallen, haben Sie einen guten Grund für ein Feedbackgespräch.

Beim Wechsel innerhalb der Firma (neue Abteilung, neuen Vorgesetzte) dient das Zwischenzeugnis wie eine Versicherung. Ihr Arbeitgeber kann später nicht allzu sehr von der bisherigen Beurteilung abweichen. Das gilt auch, wenn Sie in Ihrer neuen Umgebung auf Probleme stoßen und ein schlecht laufendes Projekt übernehmen.

Häufig erhalten Arbeitnehmer:innen in Zwischenzeugnissen bessere Noten als in einem Arbeitszeugnis, das erst nach der Kündigung geschrieben wird. Warum ist das so?

• Motivation: Positives Feedback motiviert oft zu höheren Leistungen – und das liegt im Interesse des Arbeitgebers.
• „Goldener Handschlag 1”: Falls in Ihrer Firma Stellenkürzungen geplant sind, sieht der Arbeitgeber hier eine Möglichkeit, Ihnen die Stellensuche leichter zu machen.
• „Goldener Handschlag 2”: Sollte Ihr Arbeitgeber Ihre Kündigungsabsicht vermuten und möchte Sie gerne gehen lassen, ist ein gutes Zwischenzeugnis ebenfalls in seinem Interesse. Denn so wird Ihr Abschied reibungsloser ablaufen.

Ein Zwischenzeugnis anzufordern birgt die Gefahr, dass der oder die Vorgesetzte denkt, Sie bewerben sich woanders. Wenn das nicht so ist, sollten Sie das Gespräch suchen und Ihre Treue zum Unternehmen bestätigen. Am elegantesten gelingt das, wenn Sie eine Perspektive der nächsten Jahre aus Ihrer Sicht präsentieren.

Wollen Sie Ihren Job kündigen, möchten Sie natürlich nicht die Zusammenarbeit belasten. Deshalb sollten Sie sich immer auf einen triftigen Grund berufen, wenn es ihn denn gibt. Falls keiner dieser „unverdächtigen“ Gründe vorliegt, hilft oft das Argument, dass ihr letztes Zeugnis lange zurückliegt. Nach drei Jahren können Sie in den meisten Fällen problemlos nach einem Zwischenzeugnis fragen. Auch hier sollten Sie jedoch Fingerspitzengefühl bei der Anfrage zeigen. Stellt das Unternehmen regelmäßig Zwischenzeugnisse für Interessierte aus, haben Sie Glück: Nutzen Sie die günstige Gelegenheit.

Der Antrag, um Ihr Zwischenzeugnis anzufordern, gelingt dank unseres Musters ganz einfach. Möchten Sie ein qualifiziertes (ein über Ihre Leistungen aussagekräftiges Zwischenzeugnis) vom Arbeitgeber anfordern, richten Sie dazu eine schriftliche Nachricht an Ihre:n Vorgesetzte:n und/oder an die Personalabteilung. Das Schreiben, beispielsweise eine E-Mail, muss nicht umfangreich sein. Folgende Punkte sollte es umfassen:

• Anrede
• Grund für den Antrag (etwa Vorgesetztenwechsel, Elternzeit, Beförderung usw.)
• Schlussformel
• Unterschrift

Beispiel (Vorgesetztenwechsel):

Sehr geehrter Herr (Name des Vorgesetzten),

Sehr geehrte Frau (Name der Vorgesetzten),

da Sie ab dem xx.xx.xx in einer anderen Position tätig sein werden, bitte ich um eine schriftliche Bewertung meiner bisherigen Arbeitsleistung in einem qualifizierten Zwischenzeugnis. Ich danke Ihnen für die allzeit gute Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

(Unterschrift/Signatur)

Es muss immer ein betriebsinterner Grund für die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses vorliegen. Also etwa, wenn:

• der oder die Vorgesetzte wechselt,
• das Unternehmen fusioniert,
• die Rechtsform des Unternehmens sich ändert,
• das Unternehmen umstrukturiert wird,
• ein befristeter Arbeitsvertrag endet und Sie weiterbeschäftigt werden,
• das persönliche Aufgabenfeld sich ändert, etwa bei einem Jobwechsel,
• ein Auslandseinsatz vorgesehen ist,
• Sie ein Sabbatical machen, in Elternzeit gehen oder einem anderen Grund eine längere Auszeit machen,
• Sie befördert werden,
• Sie schon mehrere Jahre im Unternehmen arbeiten und bisher keine formelle Leistungsbeurteilung bekommen haben oder
• das Unternehmen sich im Insolvenzverfahren befindet.

Nein. Aber es gibt einige Situationen, in denen Arbeitnehmer:innen es trotzdem verlangen können. Wie mehrere Gerichte entschieden haben, gilt das vor allem bei gravierenden Veränderungen für den oder die Arbeitnehmer:in. Dazu zählen ein Wechsel der Position oder die Übernahme anderer Aufgaben im Unternehmen. Auch eine anstehende längere Auszeit – etwa die Elternzeit oder ein Sabbatical – ist Grund genug. In all diesen Fällen lohnt sich auch eine Fristsetzung beim Anfordern des Zwischenzeugnisses.

Im Grunde unterscheidet sich der Inhalt eines Zwischenzeugnisses nicht von dem des endgültigen, das Sie bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bekommen. Zum einen werden auch hier Zeitraum und Tätigkeiten der Beschäftigung festgehalten: Das sind die Mindestvoraussetzungen an ein „einfaches“ Zeugnis. Aber auch ein Zwischenzeugnis sollte „qualifiziert“ sein, das heißt, Ihre Leistungen und Ihr Verhalten sollten bewertend aufgeführt werden. Grundsätzlich gelten hier die gleichen Punkte wie bei einem Arbeitszeugnis. Achten Sie also auf die Formulierungen im Arbeitszeugnis, denn hinter vielen freundlich klingenden Aussagen können harte Bewertungen stecken.

 

Eine Schlussformel wie „Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit“ bekräftigt das vorher Geschriebene. Beim Unternehmen, bei dem man sich bewirbt, beseitigt ein solcher Satz auch mögliche Zweifel daran, ob die alte Firma Sie mit einem guten Zeugnis nur „wegloben“ will. Einziger formeller Unterschied: Anders als das Endzeugnis muss das Zwischenzeugnis im Präsens geschrieben werden. 

 

Struktur eines Zwischenzeugnisses (Beispiel):

• • Personenangaben: Name, Geburtsdatum, Wohnort und Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
  • Stellenbezeichnung (inklusive Tätigkeitsbeschreibung): kurzes Résumé über den Arbeitgeber, Jobtitel und kurze, präzise Informationen über die Aufgaben 
  • Leistungsbeurteilung: qualifizierte Angaben zur beruflichen Leistung (Initiative, Teamarbeit, Erfolge im Arbeitsbereich)
  • Sozialverhalten (qualifizierte Beurteilung): Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeiter:innen und gegebenenfalls Kundschaft, exakt in dieser Reihenfolge
  • betriebsinterner Grund für die Ausstellung des Zwischenzeugnisses
  • Schlussformel, Ort, Datum und Unterschrift

Viele Unternehmen akzeptieren, dass nicht jede:r Bewerber:in ein Zwischenzeugnis vorlegen kann. In diesem Fall haben Sie mehrere Möglichkeiten:

 

• Personalexperten raten dazu, sich für die Bewerbung selbst eine Art persönliche Leistungsbilanz zu schreiben. Darin sollten Sie Ihre wichtigsten Aufgaben, bemerkenswerte Erfolge und die Bandbreite der Erfahrungen beim aktuellen Arbeitgeber aufführen und mit Beispielen belegen.
• Hierzulande haben Referenzen eine zunehmende Bedeutung, im Ausland sind sie längst üblich. Empfehlungsschreiben stammen oftmals von Kundschaft, die Sie gut kennt. Oder von Mitarbeiter:innen, die einen höheren Rang haben – etwa ein:e Mentor:in. Vergessen Sie nicht, eine Kontaktmöglichkeit anzugeben, damit sich Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber selbst ein Bild machen kann.
• Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeiter:innen Beurteilungen geben, wenn Sie Führungskraft sind. Das liefert wertvolle Hinweise rund um Ihr Führungsverhalten. Natürlich besteht hier das Risiko, dass Ihr Arbeitgeber davon erfährt. Alternativ können Sie Bewertungen von Assessment Centern vorlegen.

Es lohnt sich also durchaus, sich um ein Zwischenzeugnis zu kümmern und die Vorteile zu kennen. Sofern Sie wissen, welche Gründe sich anführen lassen und wie die Alternativen zum Zwischenzeugnis aussehen, können Sie das Thema professionell angehen. Und mit unseren Tipps und dem Muster für das Anfordern des Zeugnisses umgehen Sie dabei geschickt Fettnäpfchen!