Mitarbeitergespräch: Fragen und Musterantworten

Eine gute Vorbereitung ist beim Mitarbeitergespräch besonders wichtig, um den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen und das Maximum aus dem Gespräch herauszuholen. Damit das auch bei Ihnen gelingt, finden Sie hier die häufigsten Fragen und die besten Musterantworten für die optimale Vorbereitung auf Ihr Mitarbeitergespräch, zusammengestellt von unseren Karriere-Expert:innen.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Ein Mitarbeitergespräch, auch Personalgespräch genannt, ist ein strukturierter Austausch zwischen Angestellten und Vorgesetzten. Regelmäßige Mitarbeitergespräche sind feste Bestandteile einer modernen Mitarbeiterführung und bieten für Sie die wichtige Möglichkeit, alle Themen anzusprechen, die für Ihren Job und Ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz relevant sind. Häufig finden diese Gespräche einmal jährlich statt, in manchen Unternehmen auch häufiger.

Ihr:e Vorgesetzte:r wird Sie im Vorfeld über das anstehende Gespräch informieren, möglicherweise ist es auch als fester Termin im Kalender vorgegeben. Das hat für Sie den großen Vorteil, dass Sie sich auf dieses Gespräch intensiv vorbereiten können.

Und diese Chance sollten Sie nutzen!

Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Personalgespräch?

Die Begriffe „Mitarbeitergespräch“ und „Personalgespräch“ werden häufig synonym für ganz unterschiedliche Formen des Austausches im Unternehmen verwendet, auch für das institutionalisierte und turnusmäßig stattfindende Gespräch zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten, wie wir es hier in diesem Artikel behandeln. Ein weiteres Synonym für dieses Gespräch lautet übrigens „Jahresgespräch“.

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

Ein Mitarbeitergespräch findet in einer ungestörten Atmosphäre statt, zum Beispiel in einem Meeting-Raum, und ist als ein fester Termin im Kalender vorgesehen. Es sollte also während des Gespräches zu keinen Störungen kommen.

Manchmal ist nur Ihr direkter Chef oder Ihre Chefin als Gesprächspartner:in anwesend, in anderen Fällen sind mehrere Vorgesetzte und Vertreter:innen der Personalabteilung vor Ort. Auch ein:e Vertreter:in des Betriebsrats darf auf Wunsch des oder der Mitarbeiter:in am Gespräch teilnehmen. Hier hat jedes Unternehmen seine eigenen Vorgaben.

Ziel des Jahresgesprächs ist es, die letzte Zeit im Job zu reflektieren und daraus Ziele und Verbesserungen für die Zukunft abzuleiten.

Mitarbeitergespräche laufen nach einem festen Muster ab. In vielen Unternehmen gibt es sogar spezifische Gesprächsleitfäden oder Protokolle, die im Zuge der Unterhaltung ausgefüllt werden. So ist es häufig üblich, die Ziele des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin für das nächste Jahr schriftlich festzuhalten.

Mitarbeitergespräch vorbereiten: Darauf kommt's an

Wie bereiten Sie sich aber nun am besten auf das Jahresgespräch vor? Genau das haben wir unsere drei Karriereexpert:innen Daniela Hofbauer, Walter Feichtner und Volker Klärchen gefragt.

Daniela Hofbauer empfiehlt die folgenden Fragen als Inspiration zu nutzen, um sich die eigene berufliche Situation bewusst zu machen:

• Macht mir mein Job noch Spaß?
• Unterstützen meine Arbeit und mein Unternehmen meine persönlichen Ziele?
• Ist meine Tätigkeit und die Rahmenbedingungen mit meiner aktuellen Lebenssituation gut vereinbar?
• Welche Veränderungen in meinem aktuellen beruflichen Setting würden meine persönliche Situation und meine Ziele positiv unterstützen?
• Was möchte ich als nächstes gerne erreichen?

„Seien Sie ehrlich zu sich selbst“, sagt Daniela Hofbauer. „Machen Sie sich unbedingt klar, was Ihr wichtigstes Ziel für das Gespräch ist.“

Mitarbeitergespräch Fragen und Antworten: Welche Fragen stellt der/die Chef:in beim Mitarbeitergespräch?

Da Mitarbeitergespräche recht standardisiert sind, kommen auch immer wieder die gleichen Themen zur Sprache.

Die meisten Gesprächsthemen im Mitarbeitergespräch fallen in eine dieser Themenbereiche:

• Feedback Ihrer/ Ihres Vorgesetzten an Ihrer Leistung
• Ihre Rückmeldung als Mitarbeiter:in zu Ihrer Zufriedenheit im Job und anderen arbeitsrelevanten Themen
• Besprechung der weiteren Entwicklung, zum Beispiel Festlegung von Zielen für das nächste Jahr

Häufig besteht Ihr Redeanteil im Gespräch in Antworten auf direkte Fragen Ihres Chefs oder Ihrer Chefin. Im Folgenden finden Sie häufige Fragen im Mitarbeitergespräch, Tipps für passende Antworten von unseren Karriere-Expert:innen und konkrete Beispiel-Antworten.

Frage 1: Gibt es etwas Wichtiges, was Sie als Allererstes loswerden möchten? 

„Sollten Sie ein wirklich wichtiges Thema für das Mitarbeitergespräch haben, ist jetzt die Gelegenheit, es bereits am Anfang auf den Tisch zu legen und Ihre Wünsche zu kommunizieren“, sagt Daniela Hofbauer.

Ihre Gesprächspartner können sich so direkt darauf einstellen, dass es einen wichtigen Punkt zu klären gibt und Sie sind nicht das gesamte Gespräch über nervös und angespannt, um dieses Thema zur Sprache zu bringen.

Beispiel-Antwort:

„Ja, es gibt da einen Punkt, der mir sehr wichtig und für den ich mir heute eine Lösung wünsche - und zwar [Thema XY].“

Frage 2: Wie bewerten Sie Ihre aktuelle Situation im Job?

Alternativ: Wie schätzen Sie Ihre eigene Arbeitsleistung ein?

Oder auch: Welche Dinge würden Sie an Ihrem Job gerne ändern, wenn Sie die Möglichkeit dazu hätten?

Im Mitarbeitergespräch haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Vorgesetzten ausführlich mitzuteilen, was Sie an Ihrem Job stört. Gleichzeitig können Sie auch direkt Verbesserungsvorschläge unterbreiten. Das geht allerdings nur, wenn Sie das Gespräch ausgiebig planen!

Notieren Sie sich also unbedingt im Voraus all die Dinge, bei denen Sie Verbesserungsbedarf sehen. Dazu kann die Abschaffung eines aus Ihrer Sicht unnötigen wöchentlichen Video-Meetings genauso gehören wie der Wunsch nach einem zweiten Monitor auf Ihrem Schreibtisch.

In Ihrer Antwort sollten Sie außerdem eine Bewertung Ihrer Arbeitsleistung vornehmen. Ihr Ziel ist es, sich selbst möglichst positiv darzustellen. Allerdings sollten Sie bei der Wahrheit bleiben, denn natürlich hat Ihr Chef oder Ihre Chefin bereits ein recht genaues Bild von Ihrer Performance.

Beispiel-Antwort 1:

„Ich komme mit meinen Aufgaben gut klar. Das liegt allerdings auch daran, dass ich nicht wirklich gefordert werde. Ich kann deutlich mehr als diese Routineaufgaben, und ich würde mich freuen, wenn wir den Termin heute auch dafür nutzen um zu besprechen, wie ich aus dieser Routine ausbrechen und spannendere Themen übernehmen kann.“

Beispiel-Antwort 2:

„In [Projekt A] bin ich mit meiner Leistung sehr zufrieden, allerdings sehe ich noch Verbesserungspotential bei [Thema B]. Hier hätte ich mehr mit [Abteilung C] kommunizieren müssen, um das Projekt schneller erfolgreich abzuschließen.“

Frage 3: Auf welche Leistung der vergangenen Zeit sind Sie besonders stolz?

Die Frage bietet Ihnen die perfekte Möglichkeit, vergangene Leistung zu benennen und zu honorieren.

„Auch hier dürfen und sollten Sie bewusst selbstbewusst auftreten“, sagt Walter Feichtner. „Nehmen Sie Ihre eigenen Leistungen dabei nicht als zu selbstverständlich an! Ihr Beitrag zum Unternehmen zeigt sich nicht nur an gestiegenen Verkaufszahlen: Auch wenn Sie sich in ein neues Aufgabengebiet eingearbeitet oder Ihre Aufgaben immer exakt und zuverlässig ausgeführt haben, sind das Leistungen, auf die Sie stolz sein dürfen. Zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner, inwiefern Sie in den letzten Monaten an Ihren Aufgaben gewachsen sind, zum Beispiel, indem Sie Ihnen schon deutlich routinierter von der Hand gehen, oder weil Sie belastbarer und effektiver geworden sind. Verdeutlichen Sie Ihre Erfolge dabei stets an konkreten Beispielen, wie der erfolgreichen Umsetzung von eigenen Projekten.“

Beispiel-Antwort 1:

„Dass ich das Projekt ‚Flaschenhals‘ termingerecht abschließen konnte, darauf bin ich wirklich besonders stolz, denn wir hatten mit enormen Engpässen zu tun und es sah lange Zeit überhaupt nicht gut aus. Ich habe vor allem mit den Kollegen von der Logistik so viel in Bewegung gesetzt, dass ich mich immer noch darüber freue.“

Beispiel-Antwort 2:

„Vor allem durch die Implementierung von [Arbeitsprozess A] habe ich der ganzen Abteilung jede Menge Überstunden erspart.“

Frage 4: Was ist Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung unserer Branche/des Unternehmens/für Sie persönlich in nächster Zeit?

„Gerade dann, wenn Sie sich im Unternehmen weiterentwickeln möchten, können Sie bei dieser Frage zeigen, dass Sie über den Tellerrand schauen”, führt Volker Klärchen aus. „Ihre Antwort zeigt, dass Sie sich nicht nur mit dem beschäftigen, was man Ihnen aufgibt, sondern sich auch selbst Gedanken machen.“

Beispiel-Antwort 1:

„Ich habe neulich eine Reportage gesehen, in der es darum ging, wie die digitale Fotografie die ganzen analogen Hersteller damals überrannt hat. Und da habe ich mich gefragt, ob wir nicht selbst gerade vor so einer Schwelle stehen. Nur dass es bei uns eben so ist: …“

Beispiel-Antwort 2:

Volker Klärchen beschreibt, wie Sie den Fokus Ihrer Antwort auch auf das Unternehmen setzen können:

„Ich hatte letztes Jahr immer wieder mit ziemlich komplexen Projekten zu tun und das mache ich auch wirklich gerne. Ich merke aber, dass ich bei der Organisation an meine Grenzen stoße. Für mich wäre glaube ich der nächste sinnvolle Schritt, mein Wissen im Projektmanagement zu vertiefen. Ich habe mir auch schon Gedanken über passende Schulungen gemacht…“

Frage 5: Sehen Sie Ihre Zukunft in diesem Job/diesem Unternehmen?

Alternativ: Was haben Sie sich in nächster Zeit für Ihre Karriere vorgenommen?

Das ist eine wichtige Frage in so gut wie jedem Mitarbeitergespräch, denn häufig werden hier konkrete und messbare Ziele festgelegt, welche ein wichtiges Bewertungskriterium für Ihre Arbeitsleistung sind. Falls Sie schon im Gespräch Zweifel daran haben, ob Sie die von Ihrem Chef vorgeschlagenen Ziele erreichen können, sprechen Sie das am besten direkt an.

Aber was, wenn Sie Ihre berufliche Zukunft nicht in Ihrem aktuellen Job sehen?

Wie Sie die Frage beantworten können:

Auch Volker Klärchen ist sich sicher: „Auf diese Frage kann es nur eine Antwort geben: ja!“ Das gilt auch dann, wenn Sie bereits eine Kündigung in Betracht ziehen. „Zum einen können Sie nie wissen, wie sich eine Situation entwickelt. Ich habe schon mit Kunden gearbeitet, die kurz davor waren, die Firma zu verlassen – und plötzlich hat sich dort die Chance ihres Lebens aufgetan. Hätten sie vorher schon mit offenen Karten gespielt, hätten sie diese Chance nicht mehr ergreifen können. Zum anderen wäre es ganz schlechter Stil, mit einer Kündigung zu drohen.“

Frage 6: Gibt es noch weitere Themen, die Sie besprechen möchten?

Diese oder eine ähnliche Frage kommt ganz sicher am Ende des Personalgesprächs. Hier haben Sie noch einmal die Chance, alle bisher unerwähnten Sachverhalte anzusprechen. Nutzen Sie die Gelegenheit!

Wie Sie die Frage beantworten können:

„Wenn Sie ein bestimmtes Ziel im Mitarbeitergespräch erreichen wollen, überlegen Sie sich am besten, welchen Nutzen Ihre Führungskraft und Ihr Unternehmen dadurch erlangen“, sagt Daniela Hofbauer. „Je besser Ihre Argumente sind, umso gewillter wird man sein, Ihnen entgegen zu kommen.“

Unzulässige Fragen im Mitarbeitergespräch

Genau wie im Vorstellungsgespräch sind auch in einem Mitarbeitergespräch eine ganze Reihe von Fragen unzulässig. Hierzu gehören Fragen zu privaten Dingen wie Religion oder Gesundheit.

In den meisten Fällen werden Ihnen unzulässige Fragen gar nicht erst gestellt. Falls es doch einmal dazu kommen sollte, dann sprechen Sie Ihre:n Gesprächspartner:in ruhig und sachlich auf die Unzulässigkeit der Frage an.

Verhalten im Mitarbeitergespräch

Vergessen Sie nicht: Ein Mitarbeitergespräch ist eine Unterhaltung in einem professionellen Umfeld, meist zwischen Mitarbeiter:in und Chef:in. Manchmal ist auch noch ein:e Vertreter:in der Personalabteilung anwesend. Ihr Verhalten sollte daher immer die Professionalität des Umfeldes widerspiegeln.

Behalten Sie Ihre Gefühle die ganze Zeit unter Kontrolle. Seien Sie ein aktiver Zuhörer und fragen Sie bei Unklarheiten direkt nach. Wenn Sie Kritik äußern, ist es am besten, sofort im Anschluss konstruktive Lösungsvorschläge zu unterbreiten. Nehmen Sie auch die Kritik Ihres Gesprächspartners an.

Vielleicht bekommen Sie im Personalgespräch auch das Angebot, mehr Verantwortung oder einen neuen Aufgabenbereich zu übernehmen. Wenn Sie sich bezüglich einer solchen größeren Entscheidung noch unsicher sind, können Sie sich ruhig etwas Bedenkzeit erbeten.

Als Faustregel gilt: Verhalten Sie sich so, wie Sie es auch in einem Vorstellungsgespräch tun würden.

Gleichberechtigte Kommunikation im Mitarbeitergespräch

Ein Mitarbeitergespräch ist keine Einbahnstraße: Neben der Rückmeldung durch Ihre Chefin oder Ihren Chef werden auch Sie selbst im Gespräch zu Wort kommen, auch wenn Ihr:e Vorgesetzte:r mehr oder weniger die Struktur der Unterhaltung vorgibt. Für die Qualität und Konstruktivität des Gesprächs sind alle Teilnehmer:innen verantwortlich.

Umgang mit Kritik im Mitarbeitergespräch

Einer der wichtigsten Punkte im Mitarbeitergespräch ist das Feedback Ihrer/Ihres Vorgesetzten zu Ihrer bisherigen Leistung. Dieses erhalten Sie häufig, nachdem Sie selbst auf die Frage zu Ihrer aktuellen Situation im Job geantwortet haben. Bereiten Sie sich also vor dem Gespräch mental darauf vor, umfangreiche Rückmeldung zu Ihrer Performance im Job zu erhalten, unter anderem zu den Zielen, die im letzten Jahresgespräch vereinbart worden sind.

Versuchen Sie bereits vor dem Gespräch abzuschätzen, welche Kritik Sie wahrscheinlich zu hören bekommen werden. Dadurch sind Sie in der Lage, bereits passende Antworten für das Gespräch bereitzulegen.

Ganz sicher wird Ihre Chefin oder Ihr Chef lobende Worte für Sie finden, aber auch den einen oder anderen Verbesserungsvorschlag unterbreiten. Qualifizierte Vorgesetzte achten darauf, eine konstruktive Bewertung Ihrer Mitarbeiter:innen vorzunehmen. Vielleicht wird Ihnen zum Beispiel direkt ein spannendes Weiterbildungsangebot unterbreitet?

Wichtig: Vermeiden Sie eine emotionale Reaktion auf die Kritik Ihres Vorgesetzten, auch wenn Sie sie im ersten Moment als ungerecht empfinden. Nehmen Sie die Kritik im Gespräch an. Nur falls Sie auch nach einigen Tagen noch der Meinung sind, dass Sie im Personalgespräch eine unfaire Bewertung erhalten haben, sollten Sie noch einmal den Austausch mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef suchen.

Was sollte man beim Mitarbeitergespräch nicht sagen?

Im Mitarbeitergespräch können grundsätzlich zwar alle Themen zur Sprache kommen, explizite Gehaltsverhandlungen sind in dieser Situation aber eher ungewöhnlich. Das Gleiche gilt für mögliche Beförderungswünsche. Zwar können Sie diese Themen durchaus anschneiden, für umfassende Gehaltsverhandlungen ist es aber besser, einen neuen Termin mit Ihrem Vorgesetzten zu vereinbaren.

„Nicht gut kommt an, wenn man zu sehr jammert oder signalisiert, dass man sich im Unternehmen generell nicht wohl fühlt“, sagt Walter Feichtner.

Falls Sie Differenzen mit anderen Kolleg:innen haben, ist dieses Thema für das Mitarbeitergespräch ebenfalls eher ungeeignet. Auch hier ist es besser, einen gesonderten Gesprächstermin mit allen Beteiligten zu vereinbaren.

„Es gibt eine goldene Regel im Mitarbeitergespräch: Man spricht nur über die Personen, die auch anwesend sind“, sagt Volker Klärchen. „Sie haben Probleme mit einem Kollegen? Dann können Sie das zwar thematisieren, doch höchstens als Aufforderung, sich einmal zu dritt zusammenzusetzen. Das Mitarbeitergespräch ist nicht dafür da, mit all den Menschen abzurechnen, die Ihnen den Arbeitstag erschweren.”

Fazit: Als Arbeitnehmer:in gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist eine große Chance für Sie und eine sehr gute Möglichkeit, die Zufriedenheit im Job zu steigern. Eine gute Vorbereitung ist wichtig, um das Beste aus dem Gespräch herauszuholen. Mit den Tipps unserer Karriere-Expert:innen sind Sie für Ihr nächstes Mitarbeitergespräch bestens präpariert.