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5 Mail-Fehler, die Sie am Arbeitsplatz vermeiden sollten

Soziale Medien wie Instagram oder Facebook sind heute allgegenwärtig. Das wirft die Frage auf: Ist E-Mail als Kommunikationsmittel noch zeitgemäß? Lassen Sie uns einen Blick auf die Zahlen werfen.

Laut einer Umfrage von Technalysis Research unter 1.001 Berufstätigen in den USA ist E-Mail nach wie vor das am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz. Der Studie nach erfolgt 75 % aller Kommunikation unter Kollegen über vermeintlich „alte“ Kommunikationsmethoden wie E-Mail, Telefon und SMS, während mit externen Kontakten wie Kunden oder Dienstleistern sogar 78 % aller Kommunikation im Beruf über E-Mail, Telefon und SMS erfolgt.

E-Mails können also entscheidend zum Erfolg Ihrer Karriere beitragen oder diese negativ beeinträchtigen. Die folgenden E-Mail-Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

1. Keine Dankesnachricht nach dem Vorstellungsgespräch senden: Einen der größten Mail-Fehler, den Sie begehen können und der sich negativ auf Ihre Karriere auswirken kann, kann schon in der frühen Phase Ihrer Jobsuche passieren. Einige Personaler sieben sogar Kandidaten aus, die Ihnen keine Dankesnotiz senden.

Laut einer Studie von Accountemps, einem Unternehmen von Robert Half, finden 80 % aller HR-Manager, dass Dankesnachrichten von Bewerbern nach dem Interview für das weitere Prüfen der Kandidaten hilfreich sind. 94 % aller HR-Manager bevorzugen dabei Dankesnachrichten via E-Mail.

Dennoch: nur 24 % aller Bewerber senden eine Dankesmail. Durch das Verfassen einer Dankesmail nach einem Vorstellungsgespräch können Sie sich also von der Konkurrenz abheben und Ihre Chancen auf den Job erhöhen. Wenn Sie hingegen keine Mail senden, kann dies Ihre Aussichten auf den neuen Job beeinträchtigen.

2. Nach dem Einreichen einer Bewerbung nicht nachfassen: Laut einer Studie von Glassdoor erhalten Unternehmen auf eine Stellenausschreibung im Durchschnitt 250 Bewerbungen. Etwa vier bis sechs Bewerber werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen — und nur einer wird eingestellt. Trotz dieser überwältigenden Zahlen, die statistisch gegen den Erfolg einer Bewerbung sprechen, fassen 37 % der Jobsuchenden nicht einmal nach, nachdem sie ihre Bewerbung eingereicht haben.

Die meisten Personaler haben keine Zeit 250 Bewerbungen durchzugehen — und ihr Auge fällt auf Bewerbungen, die herausstechen. Eine der effektivsten Methoden um aufzufallen ist das Nachfassen via E-Mail. Tatsächlich zeigt eine Robert-Half-Studie, dass sage und schreibe 100 % der Personalchefs in Kanada Jobkandidaten dazu ermutigen, nach der Einreichung ihrer Bewerbung nachzuhaken.

Einige Tipps für Ihre Follow-Up-Mail:

  • Halten Sie die E-Mail kurz und prägnant.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile aussagekräftig ist und klarmacht, warum Sie nachfassen.
  • Erläutern Sie, warum Sie für die jeweilige Position in dieser Organisation gut geeignet sind.
  • Fassen Sie innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung Ihrer Bewerbung nach — laut der oben zitierten Robert-Half-Studie erwarten 62 % der Personalchefs, dass Kandidaten innerhalb von zwei Wochen nach Einreichung einer Bewerbung eine Follow-Up-Mail verschicken.

3. Über einen Vorgesetzten oder Kollegen in einer E-Mail lästern: Der folgende Fehler befindet sich ganz oben auf der Liste aller Faux-Pas, die Ihrer Karriere schaden können: in einer Mail über einen Kollegen oder Vorgesetzten lästern. Ein bisschen Lästern via Mail mag auf den ersten Blick harmlos erscheinen – doch sollte es vermieden werden. Wenn die E-Mail versehentlich (oder absichtlich) an die entsprechende Person weitergeleitet wird, kann Sie das Ihren Job kosten.

4. Schlechte E-Mail-Grammatik: Auch wenn Sie von Beruf nicht Autor oder Lektor sind, gilt: Grammatikfehler in E-Mails machen keinen guten Eindruck. Etliche CEOs verkündeten online, dass sie keine Personen einstellen, die sich fehlerhaft ausdrücken. Darunter sind der CEO von iFixit, der im Harvard Business Review eine Stellungnahme veröffentlichte, in der er beschreibt, warum er Bewerber mit schlechter Grammatik nicht einstellt, sowie ein Artikel der Gründerin von Candid Culture, Shari Harley, die darin erklärte, dass sie aufgrund mangelnder Grammatik einem Kandidaten eine Absage erteilte. Gute Grammatik in Mails spricht Bände über Sie: es beweist, dass Sie fokussiert und genau sind, dass es Ihnen wichtig ist, wie man Sie wahrnimmt und dass Ihnen etwas daran liegt, dass der Inhalt Ihrer Nachricht leicht verständlich ist — Eigenschaften, die jeder Arbeitgeber schätzt.

5. Verstoß gegen Unternehmensrichtlinien: In den meisten Unternehmen bestehen klare Regeln dazu, was Mitarbeiter mit beruflichen E-Mail-Adressen tun dürfen und was nicht. In einigen Fällen dürfen Mitarbeiter außerhalb des Unternehmensnetzwerks nicht auf Unternehmens-E-Mails zugreifen. In anderen Fällen dürfen Mitarbeiter Ihre Firmen-Mail nicht für persönliche Zwecke verwenden. 

Mit hoher Wahrscheinlichkeit gibt es auch bei Ihrem Arbeitgeber E-Mail-Regeln. Machen Sie sich mit diesen Guidelines vertraut, um Verstöße dagegen zu vermeiden.

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