Was macht man als Office Administrator?
Büroleiter koordinieren und überwachen die administrativen Aufgaben in einem Büro und sorgen für effiziente und reibungslose Vorgänge im Büro. Zu ihren Verantwortlichkeiten gehören in der Regel Aufgaben, wie z. B. die Begrüßung von Besuchern, die Verwaltung von Büromaterial, die Beaufsichtigung anderer Mitglieder des Verwaltungspersonals, die Verantwortung für das eigene Budget und die Unterstützung des Personals bei administrativen Aufgaben wie der Planung von Sitzungen.
Büroleiter verfügen im Allgemeinen über einen Bachelor-Abschluss in BWL, Kommunikation oder einem verwandten Fachgebiet. Für einige Büroleiterstellen ist jedoch ein Hochschulabschluss ausreichend. Büroleiter müssen äußerst organisiert und selbstmotiviert sein und üblicherweise über eine ausgezeichnete Detailgenauigkeit verfügen.
- Überwachung und Unterstützung aller administrativen Bürotätigkeiten und die Gewährleistung eines reibungslos funktionierenden Büros
- Verwaltung der Bestände an Bürobedarfsartikeln und das Abgeben von Bestellungen nach Bedarf
- Wahrnehmung der Rezeptionistenaufgaben: das Begrüßen von Besuchern und das Antworten und Weiterleiten von Telefonanrufen
- Entgegennahme und Sortierung eingehender Post und Lieferungen sowie das Verwalten der ausgehenden Post
- Entwicklung von Bürorichtlinien und -verfahren und Gewährleistung ihrer angemessenen Umsetzung
- Unterstützung bei der Planung des Bürolayouts und von Büroumzügen sowie bei der Verwaltung und Wartung der IT-Infrastruktur
- Verwalten des Bürohaushalts
- Identifizierung von Möglichkeiten für Verbesserungen im Prozess- und Büromanagement sowie die Entwicklung und Umsetzung neuer Systeme
- Unterstützung nach Bedarf bei anderen administrativen Aufgaben, einschließlich der Planung von Gruppensitzungen, der Pflege von Kalendern, der Durchführung von Recherchen und der Erstellung von Berichten
- Bachelor-Abschluss in BWL, Kommunikation oder in einem verwandten Fachgebiet
- 2 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einer Verwaltungs- bzw. Büroleitungsfunktion
- Außergewöhnliche Detailgenauigkeit ist ein Muss
- Starke Organisations- und Zeitmanagementkompetenzen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Leistungswille und Motivation
- Hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Starke Kompetenzen bei der Problembewältigung und Analyse
- Ein sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google-Produkten
Gehälter für Office Administrator
Durchschnittliches Grundgehalt
Karriereweg: Office Administrator werden
Erfahren Sie, wie Sie Office Administrator werden, was für Fähigkeiten und Kenntnisse Sie für Ihren beruflichen Erfolg benötigen und welche Gehaltsstufen Sie bei jedem Schritt auf Ihrem Karriereweg erwarten können.
Verteilung der Jahre Berufserfahrung
Vorstellungsgespräche als Office Administrator
Häufige Fragen zu Rollen und Verantwortlichkeiten als Office Administrator
- bürokaufmann/-frau (M/W/D)
- verwaltungsassistent (M/W/D)