Vorstellungsgespräche optimal vorbereiten

EINLEITUNG

Den falschen Kandidaten für eine Stelle einzustellen, kann Ihr Unternehmen bis zu 30 % eines Jahresgehalts kosten.¹ Beim Bewerbungsverfahren gibt es daher keinen Spielraum für Fehler.

Die Stimmungslage, Einstellung und Perspektive unzufriedener oder missmutiger Mitarbeiter kann sich schnell auf andere auswirken und die Unternehmenskultur des gesamten Teams oder Büros dauerhaft beeinflussen. Eine dynamische Unternehmenskultur erfordert das Mitarbeiter eingestellt werden, die sowohl gute Arbeit leisten als auch zu den Unternehmenswerten passen.

Auch Ihre Arbeitgebermarke ist abhängig von einem guten Einstellungsverfahren. Zufriedene Mitarbeiter verfassen bessere Bewertungen über ihr Unternehmen auf Glassdoor.

Auf dieselbe Weise beeinflussen Bewertungen zu Vorstellungsgesprächen auf Glassdoor die Wahrnehmung Ihres Unternehmens bei anderen Arbeitssuchenden.

Planung von Vorstellungsgesprächen

Die Anforderungen an die unterschiedlichen Positionen und Teams in Ihrem Unternehmen können sich zum Teil stark unterscheiden und Sie sollten vor jeder Ausschreibung einen strukturierten Plan für die offene Stelle erstellen. So gehen Sie sicher, dass letztlich der am besten geeignete Kandidat ein Angebot erhält und akzeptiert.

Organisation des Prozesses

• Erstellen Sie für jede Position einen Ablaufplan. Zu den Schritten können gehören:
  • Vorgespräch per Telefon oder Video
  • Telefon-/Videogespräch
  • Test oder Aufgabe
  • Erste Vorstellungsrunde
  • Zweite Vorstellungsrunde
  • Teampräsentation
• Identifizieren Sie die Interviewer im Voraus und weisen Sie Ihnen Themen zu, die auf der Rolle des Interviewers oder deren Beurteilungskraft basieren.
• Implementieren Sie standardisierte Feedbacksysteme durch Bewertungskarten oder Fragebögen.
• Planen Sie, falls angemessen, Nachgespräche.

Kommunikation

• Kommunizieren Sie den Kandidaten die nächsten Schritte, sobald sie ausscheiden oder während sie die verschiedenen Phasen durchlaufen.
• Nachbereitung mit Interviewern, wenn große Diskrepanzen bei der Kandidatenbewertung auftreten.
• Heben Sie die Wichtigkeit von Feedback-Fristen und pünktlichem Erscheinen der Interviewer hervor.

Checkliste vor dem Vorstellungsgespräch

Ein bis zwei Tage vor persönlichen Vorstellungsgesprächen sollten Sie diese Checkliste durchgehen, um Fehler zu vermeiden.

Gehen Sie gut vorbereitet ins Vorstellungsgespräch

• Lesen Sie die Stellenbeschreibung und den Lebenslauf des Kandidaten noch einmal durch
• Schreiben Sie Fragen auf, die Sie dem Kandidaten stellen möchten
• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit der Räume und den technischen Support
• Überprüfen Sie Glassdoor auf aktuelle Bewertungen Ihres Unternehmens, insbesondere auf Bewertungen in der Abteilung oder Rolle, für die der Kandidat zum Vorstellungsgespräch erscheint.
• Achten Sie darauf, dass jeder Interviewer folgende Informationen besitzt:
  • Die Stellenbeschreibung
  • Eine Kopie des Lebenslaufs des Kandidaten
  • Korrekte Zeit und Ort des Vorstellungsgesprächs
  • Informationen darüber, wer der Vorgesetzte des Kandidaten ist und mit wem er am häufigsten zusammenarbeiten wird
  • Anweisungen zur Führung oder zum Thema des Vorstellungsgesprächs (falls diese im Voraus festgelegt wurden).. • Grundlegende Unternehmensinformationen
  • Informationen zur weiteren Vorgehensweise
• Nachbereitung durch das Einholen eines Feedbacks und/oder der Teilnahme am Nachgespräch

Checkliste für das Vorstellungsgespräch

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Interviewer eine einheitliche Unternehmensgeschichte erzählen und über den Kandidaten und die Position gut informiert sind.

Das Unternehmen

• Mission des Unternehmens
• Wichtige Daten und Metriken (z.B. Gründungsjahr, Gesamtzahl der Mitarbeiter, etc.)
• Jüngste Akquisitionen oder größere Partnerschaften (falls zutreffend)
• Zusatzleistungen: Urlaub, Krankenversicherung, Vergünstigungen

Die Stelle

• Aufgabe und Funktion der Abteilung oder des Teams
• Titel und Verantwortlichkeiten (einschließlich der Stellenbeschreibung)
• Berichtswesen
• Identifizierung funktionsübergreifender Teammitglieder
• Zukünftige Initiativen der Abteilung oder des Teams
• Karrieremöglichkeiten
• Potentielles Startdatum der Stelle
• Gehaltsspanne (falls für Interviewer angemessen)

Glassdoor

• Glassdoor Bewertung
• Zustimmungsquoten des Geschäftsführers
• Bewertungen auf Glassdoor, die der Interviewer kennen sollte

Den Cultural Fit ermitteln

Laut einer Umfrage von Glassdoor, ist die Unternehmenskultur eines der fünf wichtigsten Kriterien, welche Jobsuchende berücksichtigen, bevor sie einen neuen Job annehmen. Bei den Unternehmen, die durch eine besondere Kultur herausstechen, fanden wir gemeinsame Schwerpunkte wie eine kollegiale, teamorientierte Atmosphäre, ein familiäres Umfeld sowie eine echte Zugehörigkeit zu den Unternehmenswerten.

Tipps für das Vorstellungsgespräch zum Cultural Fit

ALLGEMEINE KULTURELLE ÜBEREINSTIMMUNG

Um die Werte und das Arbeitsverhalten eines Kandidaten zu ermitteln, stellen Sie diesem Fragen zu seinen Arbeitsgewohnheiten, der idealen Stelle, zur Problemlösung und zum Umgang mit Herausforderungen (Beispiele finden Sie auf der nächsten Seite). Analysieren Sie die Antwort auf jede Frage danach, wie gut sie die Arbeitsweise anderer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ergänzt.

UNTERNEHMENSWERTE

Führen Sie die Werte Ihres Unternehmens auf und stellen Sie dann eine zugehörige Frage, um zu klären, wie ein Kandidat in diesem Umfeld oder unter diesen Umständen reagieren oder sich verhalten würde. Wenn zum Beispiel 'Flexibilität' einer Ihrer Werte ist, stellen Sie eine Frage wie z.B.: „Erzählen Sie von einer Situation, in der Sie eine Aufgabe außerhalb Ihres Aufgabengebiets übernommen haben. Wie sind Sie damit umgegangen?‟ Bewerten Sie die Antwort basierend darauf, wie gut der Kandidat zeigt, dass er diesen Wert verkörpern kann.

TEAMKULTUR

Jedes Team hat seine eigene Kultur, die auf der natürlichen Funktion der Rolle und den Persönlichkeiten im Team basiert. Eine gesprächige, durchsetzungsstarke Persönlichkeit könnte perfekt zu einem energiegeladenen Verkaufsteam passen, aber nicht unbedingt in eine ruhigere, analytische Abteilung.

Bitten Sie den zukünftigen Vorgesetzten, die wichtigsten Eigenschaften des Teams zu identifizieren und zu jeder dieser Eigenschaften eine Frage zu formulieren. Wenn Sie zum Beispiel nach jemandem suchen, der kämpferisch ist, stellen Sie eine situative Frage darüber, was der Kandidat in einer bestimmten Situation mit begrenzten Ressourcen tun würde.

Allgemeine Tipps

Verlassen Sie das Büro. Nehmen Sie die Kandidaten mit zum Mittagessen, auf einen Spaziergang oder in ein Café. Beobachten Sie, wie sie Servicemitarbeiter behandeln und mit Herausforderungen wie einer überfüllten Straße, einer langen Schlange oder dem Wetter umgehen. Eine zwanglosere Umgebung kann einen besseren Einblick in den Charakter des Kandidaten gewähren.

Hüten Sie sich vor Vorurteilen. Viele Menschen haben eine unbewusste Tendenz, Annahmen über ein Person basierend auf deren Erscheinungsbild, Hintergrund oder Hobbys zu treffen. Sie neigen auch dazu, sich mit Menschen umgeben zu wollen, die genau wie sie sind. Um Diversität in Ihren Teams zu gewährleisten, stellen Sie sicher, dass Kandidaten für die gleiche Position nach den gleichen objektiven Kriterien bewertet werden.

Fragebogen zum Cultural Fit

Verwenden Sie dieses Formular als Orientierung, um die Merkmale Ihrer Unternehmenskultur, Ihre Unternehmenswerte und Teameigenschaften aufzuführen. Schreiben Sie sich vor dem Vorstellungsgespräch zur jedem Wert oder Merkmal Fragen auf, wie in den Beispielen gezeigt. Um Ihre Kreativität in Schwung zu bringen, haben wir ein paar Beispiele vorbereitet:

Wenn Glassdoor-Bewertungen angesprochen werden

Neun von zehn (89 %) Glassdoor-Nutzern sind Arbeitssuchende.³ Daher ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie Kandidaten begegnen werden, die die Bewertungen Ihres Unternehmens auf Glassdoor gelesen haben. In einem von Bewerbern geprägten Markt wollen Arbeitssuchende vor der Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch so viel wie möglich über die Kultur, die Leistungen und das Gehalt eines potenziellen Arbeitgebers erfahren.

Richtlinien zum Umgang mit Fragen zu Glassdoor-Bewertungen in Vorstellungsgesprächen

Seien Sie vorbereitet.

• Lesen Sie die neuesten Glassdoor-Bewertungen.
• Ermitteln Sie, welche Bewertungen eine Antwort erfordern, und beauftragen Sie eine geeignete Person mit der Beantwortung.

Benachrichtigen Sie das Team.

Wenn in einer Bewertung Probleme erwähnt werden, die für eine bestimmte Abteilung relevant sind, teilen Sie dies dem einstellenden Team mit. Zum Beispiel: „Wir haben auf Glassdoor einige Bewertungen darüber erhalten, in denen erwähnt wurde, dass Interviewer zu spät zum Gespräch erscheinen. Erscheinen Sie bitte pünktlich zu Ihren Vorstellungsgesprächen mit den Kandidaten, um dieses Problem zu lösen!“

Nehmen Sie Kommentare über Glassdoor zur Kenntnis.

Transparenz bedeutet, sowohl das Gute als auch das Schlechte zu akzeptieren und mit einer positiven Einstellung nach vorne zu blicken. Verwenden Sie diese Beispiele als Orientierungshilfe für Ihre Antworten:

Schwierige Fragen im Vorstellungsgespräch

Zwar sind sie von Kandidaten oft gefürchtet, schwierige Fragen können oftmals jedoch die Aufschlussreichsten sein. Sie können nicht nur helfen, Kandidaten aus der Reserve zu locken, sondern auch aufzeigen, wie gut Kandidaten mit unerwarteten Situationen umgehen. Strategisch eingesetzt, können diese Fragen Aufschluss über Fähigkeiten bei der Problemlösung, Kreativität und zum Cultural Fit geben.

Kategorien und Beispielfragen aus unserer Top-Liste für schwierige Fragen im Vorstellungsgespräch

PROBLEMLÖSUNG

Oftmals werden hier Fragen gestellt, bei der der Kandidat die Menge von etwas schätzen soll, das nicht leicht zu zählen oder zu bestimmen ist. Das Ziel ist nicht unbedingt, dass ein Kandidat zu einer Antwort kommt, sondern einen Einblick in dessen Denkprozess bei der Suche nach dieser Antwort zu erhalten.

• Gefragt bei J.W. Business Acquisitions: „Wie würden Sie heißen Kakao in Florida verkaufen?‟
• Gefragt bei Uniqlo: „Wenn Sie 2000 € hätten, wie würden Sie diese in 24 Stunden verdoppeln?‟
• Gefragt bei Delta Air Lines: „Wie viele Basketbälle passen in diesen Raum?‟
• Gefragt bei Space Exploration Technologies: „Wenn sich ein Hot Dog ausdehnt, in welche Richtung reißt er auf und warum?‟
• Gefragt bei Whole Foods Market: „Würden Sie lieber gegen eine Ente in Pferdegröße oder gegen 100 Pferde in Entengröße kämpfen?‟

KREATIVITÄT

Fragen, die die Kreativität eines Kandidaten beleuchten, beinhalten oft die Vorstellung einer Situation, die auf einem Film, einer TV-Show oder einer prominenten Person basiert. Sie können den Kandidaten auch auffordern, sich vorzustellen, wie man ein Objekt für einen ungewöhnlichen Zweck verwendet. Beobachten Sie, wie lange es dauert, bis der Kandidat antwortet, und wie die Antwort seine Fähigkeit widerspiegelt, unkonventionelle Lösungen zu finden. Achtung: Wenn sich die Frage auf die Popkultur bezieht, sollten Sie keine Punkte abziehen, wenn der Kandidat mit dem Thema nicht vertraut ist.

• Gefragt bei Trader Joe’s: „Was würden Sie tun, wenn Sie einen Pinguin im Gefrierschrank finden würden?‟
• Gefragt bei Boston Consulting Group: „Wenn Sie eine Marke wären, was wäre dann Ihr Motto?‟

CULTURAL FIT/WERTE

Diese Fragen können direkt nach einem Wert fragen oder den Kandidaten auffordern, eine Situation zu beschreiben, die sein Verhalten verrät. Evaluieren Sie, wie gut die Antwort mit der Kultur und den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmt.

• Gefragt bei Urban Outfitters: „Wie würde der Name Ihres Debütalbums lauten?‟
• Gefragt bei Dropbox: „Wenn Sie der CEO wären, was wären die ersten drei Dinge im Unternehmen, die Sie nach dem Aufwachen überprüfen?‟
• Gefragt bei HubSpot: „Wenn ich Ihnen 40.000 € geben würde, um ein Unternehmen zu gründen, was für eins würden Sie gründen?‟

Vorstellungsgespräche schwieriger gestalten

Was hat die Schwierigkeit eines Vorstellungsgesprächs mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter zu tun? Laut einer Studie von Glassdoor Economic Research sind schwierigere Vorstellungsgespräche in den folgenden sechs untersuchten Ländern statistisch mit einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit verbunden: USA, Großbritannien, Kanada, Australien, Deutschland und Frankreich.

Bei der Untersuchung von 154.000 Paaren von Bewertungen für Vorstellungsgespräche und Unternehmensbewertungen, die von derselben Person für dasselbe Unternehmen zu zwei verschiedenen Zeitpunkten bei Glassdoor eingereicht wurden, haben wir festgestellt:

1. Insgesamt ist ein um 10 % schwierigerer Bewerbungsprozess mit einer um 2,6 % höheren Mitarbeiterzufriedenheit verbunden.
2. Der optimale Schwierigkeitsgrad für Vorstellungsgespräche in jedem Land ist 4 von 5 - ein Vorstellungsgespräch, das für die Kandidaten schwierig, aber nicht überwältigend ist.

Kandidaten, die einen strikten, aber nicht zu strikten, Bewerbungsprozess durchlaufen, können erkennen, dass das Unternehmen großen Wert darauf legt, Mitarbeiter zu finden, die sowohl für die Position als auch für die Unternehmenskultur gut geeignet sind. Indem sie sich mit mehreren Teammitgliedern treffen und ihre Fähigkeiten in einer Präsentation oder einer Aufgabe unter Beweis stellen, bekommen die Kandidaten ein umfassendes Bild von der Kultur und dem Job selbst, und die Teammitglieder erhalten ein gutes Gefühl dafür, welchen Beitrag der Kandidat als Mitarbeiter leisten wird.

Schwierig sollte gründlich bedeuten, nicht erschöpfend oder verwirrend. Die Kandidaten wollen das Gefühl haben, dass ihre Erfahrung und Intelligenz geschätzt wird. Durch die Entwicklung eines klar definierten Bewerbungsprozesses (Abschnitt 1), die Sicherstellung kurzer Antwortzeiten (Abschnitt 10) und die Verwendung einer Auswahl der Tipps auf der folgenden Seite werden Sie bessere Kandidaten einstellen und verhindern, dass „ungeordnet‟ mit „schwierig‟ gleichgesetzt wird.

Vier Möglichkeiten, Ihren Bewerbungsprozess schwieriger zu gestalten

Egal, ob Sie nur eine oder alle vier der folgenden Taktiken anwenden, um Ihre Vorstellungsgespräche schwieriger zu machen, entscheidend sind die Planung und Vorbereitung der Interviewer.

1. Kreative Vorstellungsgespräche
   • Bestimmen Sie definierende Faktoren für die kulturelle und fachliche Eignung.
   • Verwenden Sie verhaltensorientierte Befragungstechniken.
   • Lesen Sie die Abschnitte „Den Cultural Fit im Vorstellungsgespräch ermitteln‟ und „Schwierige Fragen im Vorstellungsgespräch‟ in diesem Leitfaden.
2. Test oder schriftliche Aufgabe
   • Bestimmen Sie die Ziele des Tests oder der Aufgabe: Persönlichkeit, Werte, Fähigkeiten, etc.
   • Entscheiden Sie, wie Kandidaten anhand der Testergebnisse (Bewertungsschwellen, Idealprofil, inakzeptable Antworten usw.) weiterkommen oder ausscheiden.
3. Vorstellungsgespräch mit Gremium
   • Stellen Sie den Interviewern die Stellenbeschreibung und den Lebenslauf des Kandidaten zur Verfügung.
   • Identifizieren Sie einen Gremiumleiter.
   • Weisen Sie jedem Interviewer Rollen zu, basierend auf seiner Funktion oder seinem Fachwissen.
   • Holen Sie Feedback mittels Bewertungskarte oder Nachbesprechung ein.
4. Präsentation
   • Legen Sie mit dem Team Ziele für die Bewertung der Präsentation fest.
   • Geben Sie dem Kandidaten konkrete Informationen zum Präsentationsthema.

• • Schlagen Sie eine ideale Vorlage oder ein ideales Format für Folien oder andere Präsentationsmaterialien vor.
  • Holen Sie Feedback mittels Bewertungskarte oder Nachbesprechung nach dem Gremiumsgespräch ein.

Unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch

Denken Sie daran, dass der Zweck eines Vorstellungsgesprächs darin besteht, zu beurteilen, ob ein Kandidat die Kompetenz und die Fähigkeiten aufweist, die anstehende Aufgabe auf der Grundlage seiner einschlägigen Erfahrungen und Qualifikationen zu erfüllen. Vermeiden Sie daher unzulässige Fragen.

Diese Fragen sind im Vorstellungsgespräch unzulässig:

Fragen zur Familienplanung

• zum Familienstand
• zur sexuellen Neigung (homo- oder heterosexuell)
• zu einer bestehenden Schwangerschaft
• zum Kinderwunsch

Fragen zur gesundheitlichen Situation

• zum derzeitigen Gesundheitszustand
• zu einer vorhandenen Behinderung
• zur vergangenen Erkrankungen (inklusive Dauer)

Fragen zu privaten Ansichten

• zur Religion und Konfession
• zu einer Parteizugehörigkeit
• zur Gewerkschaftszugehörigkeit

Generell Fragen zum Privatleben

• zu Vorstrafen, Straftaten oder Gefängnisaufenthalten
• zum Umgang mit Geld
• zu einer möglichen Verschuldung

Kandidaten auf dem Laufenden halten

Wenn Kandidaten über die nächsten Schritte informiert sind, fühlen sie sich respektiert und geschätzt. Wenn sie ein unverzügliches und personalisiertes Ablehnungsschreiben erhalten, ist es wahrscheinlicher, dass sie trotz der Ablehnung einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen behalten.

Setzen Sie bei jedem Schritt Erwartungen

Stellen Sie sicher, dass die Kandidaten Folgendes wissen:

• Allgemeiner Zeitplan für das Einstellungsverfahren
• Namen und Rollen der Interviewer vor jeder Runde
• Nützliche Informationen wie Erwartungen an ein bestimmtes Meeting, persönliche Eigenheiten oder Ziele bestimmter Interviewer
• Zu erwartende Antwortzeit nach jedem Schrit

Kandidaten benachrichtigen

• Erstellen Sie E-Mails mit Ablehnungsvorlagen, welche die vom Kandidaten abgeschlossenen Schritte im Bewerbungsprozess enthalten. Personalisieren Sie jede E-Mail mit dem Namen des Empfängers und dem Namen des Teams und/oder der Teammitglieder. Erstellen Sie für jeden dieser Schritte eine eigene Vorlage:
  • Erstes Telefon-/Videogespräch
  • Telefon-/Videogespräch und Test
  • Erste Vorstellungsrunde
  • Zweite Runde
  • Präsentation
• Senden Sie E-Mails, sobald ein Kandidat abgelehnt wird.
• Geben Sie an, ob Sie möchten, dass dieser Kandidat sich in Zukunft für eine andere Stelle im Unternehmen bewirbt.
• Bitten Sie die Kandidaten, eine Bewertung auf Glassdoor zu verfassen: „Wenn Sie Ihre Erfahrungen mit anderen teilen möchten, schreiben Sie gerne eine Bewertung Ihres Vorstellungsgesprächs bei uns auf Glassdoor.‟
• Rufen Sie Kandidaten an, die es in die Endrunde einer Führungsposition geschafft haben, viel Zeit mit dem Vorstellungsgespräch verbracht haben oder zum Vorstellungsgespräch angereist sind.

Fragen für das Kündigungsgespräch

Austrittsgespräche sind ein wichtiges Instrument, um zu verstehen, wie man die Prozesse und die Unternehmenskultur am Arbeitsplatz verbessern kann. Egal, ob Sie die Kündigungsgespräche persönlich oder per schriftlichem/Online-Fragebogen führen, stellen Sie die folgenden zehn Fragen, um zu verstehen, was Ihr Unternehmen gut macht und was es besser tun könnte, um Mitarbeiter einzubeziehen und zu binden. Natürlich gelten diese Fragen vor allem für Mitarbeiter, die freiwillig kündigen und sind möglicherweise nicht angemessen, wenn ein Mitarbeiter entlassen wird.

10 Fragen, um Mitarbeiter besser einzubeziehen und zu binden

1. Warum haben Sie sich auf die Suche nach einem neuen Job gemacht?
2. Was hat Sie letztendlich dazu bewogen, die neue Stelle zu akzeptieren?
3. Hatten Sie die Programme und Ressourcen, die Sie brauchten, um Ihre Arbeit effektiv auszuführen? Falls nicht, was hat Ihnen gefehlt?
4. Welche drei Dinge könnte Ihr Vorgesetzter oder Ihr Unternehmen tun, um sich zu verbessern?
5. Wie würden Sie die Kultur unseres Unternehmens beschreiben? Nennen Sie konkrete Beispiele für Dinge, von denen Sie denken, dass sie unsere Kultur definieren.
6. Wenn ein Freund von Ihnen auf der Suche nach einem Job wäre, würden Sie uns weiterempfehlen? Warum oder warum nicht?
7. Was hätte man tun können, um Sie zu überzeugen, weiter hier zu arbeiten? Was werden Sie an der Arbeit hier vermissen?
8. Was hätten Sie vorab über unser Unternehmen wissen wollen?
9. Gibt es weitere ungeklärte Probleme oder zusätzliche Kommentare, die Sie uns mitteilen möchten?

FAZIT

Für die Erstellung dieses Leitfadens haben wir Hunderte von Bewertungen von Vorstellungsgesprächen für Top-Unternehmen auf Glassdoor durchgekämmt. Angesichts einer so umfangreichen, wettbewerbsfähigen Ressource, die Ihnen zur Verfügung steht, empfehlen wir Ihnen, über Ihr eigenes Unternehmen und Bewertungen für Vorstellungsgespräche auf Glassdoor hinauszublicken. Tatsächlich kann die Analyse der Mitarbeiter Ihrer Hauptkonkurrenten (oder ähnlicher Unternehmen in Ihrer Branche) helfen, herauszufinden, was diese in den Augen von Kandidaten erfolgreich macht und Ihnen damit helfen, Ihre eigenen Strategien und Taktiken zu optimieren, um Ihnen so einen Wettbewerbsvorteil bei der Talentakquise zu verschaffen.