Aktuell sind viele Unternehmen gezwungen, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice zu schicken. Viele machen diese zum ersten Mal. Wie gelingt es Führungskräften, Beschäftigte in Remote Work zu motivieren und das Team zusammenzuhalten?
Motivieren, führen, Teams zusammenhalten – die derzeit extrem erhöhte Arbeit im Homeoffice stellt auch Personalverantwortliche vor viele Herausforderungen. Und wer seine Mitarbeiter zum Arbeiten nach Hause schickt, muss ihnen in erster Linie vertrauen und etwas zutrauen. Denn anders als im Unternehmensumfeld, wo auch kleine Arbeitsschritte ganz leicht nachvollzogen werden können, die Wege kurz und Absprachen jederzeit möglich sind, muten Arbeitgeber ihren Beschäftigten im Rahmen von Remote Work ein – vielleicht ungewohnt - hohes Maß an Selbstorganisation zu.
Damit ist natürlich ein Lernprozess für beide Seiten verbunden. Insbesondere, wenn die Arbeit aus dem Homeoffice heraus nicht für alle Beteiligten gang und gäbe ist, müssen beide Seiten sich Zeit geben, bis alles so läuft wie gewünscht.
So klappt die virtuelle Führung für das Homeoffice Team
Machen Sie sich darum als Personalverantwortlicher eines klar: Besondere Situationen erfordern besondere Maßnahmen. Es wird nicht gleich alles wie am Schnürchen laufen. Verdeutlichen Sie sich und Ihren Mitarbeitern, dass sich erst einmal alles einspielen muss. Und schaffen Sie optimale Voraussetzungen, damit die Arbeit von Zuhause ebenso gut funktioniert wie aus dem Unternehmen heraus.
Neben der technischen Ausstattung mit geeigneter Hard- und Software sowie guten, stabilen Firmennetzwerken steht Ihr Verhalten als Vorgesetzter (und Vorbild) dabei an erster Stelle: Eine gute Führung ist auch für Remote Arbeiter wichtig. Seien Sie weiterhin ein zuverlässiger Ansprechpartner für Ihre Beschäftigten und geben Sie ihnen Sicherheit. Insbesondere in Zeiten, die ohnehin Unsicherheiten und Ängste hervorrufen, spielt dies eine enorme Rolle. Kommen zusätzlich zu persönlichen Ängsten auch noch Sorgen um den Arbeitsplatz hinzu, leidet die Motivation und damit auch die Produktivität. Bleiben Sie daher mit Ihren Beschäftigten im Austausch. Die regelmäßige Kommunikation ist wichtig, um Arbeitsschritte gemeinsam zu besprechen, das weitere Vorgehen zu planen, aber auch, um zu signalisieren, dass Sie weiterhin alle als Team zusammenarbeiten – ein Aspekt, der schnell ins Hintertreffen geraten kann.
Regelmäßiger Austausch und offene Kommunikation
Auch, und insbesondere, wenn eine Arbeit vor Ort im Team nicht möglich ist, gilt es, das „Wir-Gefühl“ der Belegschaft zu stärken. Schaffen Sie darum Möglichkeiten des Austauschs.
Dies gelingt auf ganz unterschiedliche Weise:
· Regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen: Legen Sie Termine fest, an denen Sie sich mit den Mitgliedern Ihrer verschiedenen Teams austauschen und teilen Sie im Vorfeld mit, welche Themen besprochen werden sollen. So haben Ihre Beschäftigten die Möglichkeit, sich vorzubereiten. Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Prioritäten fest: Was muss zuerst bearbeitet werden? Wer übernimmt dabei welche Aufgabe? Bestimmen Sie vor jedem Meeting einen Mitarbeiter, der die wichtigsten Punkte im Nachgang kurz schriftlich zusammenfasst und sie den Kolleginnen und Kollegen zeitnah zur Verfügung stellt. Zu Beginn jeder Telefon- oder Videokonferenz kann dann eine kurze Bestandsaufnahme gemacht werden, die zeigt, welche Aufgaben erledigt wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.
· Whatsapp-Gruppen eröffnen: Manchmal sind schnelle Antworten und ein kurzfristiger Austausch notwendig. Ganz leicht und sozusagen auf dem kleinen Dienstweg funktioniert das per Whatsapp.
· Vier-Augen-Mitarbeitergespräche: Neben der Kommunikation mit dem gesamten Team sind auch Mitarbeitergespräche zwischen Vorgesetzten und einzelnen Beschäftigten wichtig. Per Videocall oder Telefonat bleiben Arbeitgeber auf dem aktuellen Stand und Beschäftigte können sich bei Bedarf ein Feedback holen und sensiblere Themen ansprechen, die sie nicht vor den Kollegen erläutern wollen.
Ganz wichtig: Nehmen Sie sich als Vorgesetzter Zeit für die Kommunikation mit Ihren Beschäftigten. Kommunizieren Sie offen und transparent. Auch dann, wenn ein Unternehmen etwa aufgrund wegbrechender Aufträge in eine finanzielle Schieflage gerät und Kurzarbeit oder gar Entlassungen drohen, gilt es, die Beschäftigten regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Sie sollten schlechte Nachrichten keinesfalls von Dritten erfahren.
Zeiten einhalten und Verständnis zeigen
Und auch wenn Remote Work viele Vorteile bietet und es die Digitalisierung möglich macht, jederzeit mit jedem Menschen, egal, wo er sich gerade befindet, in Kontakt zu treten, ist eines ganz wichtig: Halten Sie sich an die regulären Arbeitszeiten!
Sicherlich ist es reizvoll, auch am späten Abend noch einmal ganz kurz die eigenen Gedanken in die Whatsapp-Gruppe zu schreiben, doch Ihre Mitarbeiter brauchen auch freie Zeiten, in denen der Job nicht an erster Stelle steht. Eine permanente Erreichbarkeit macht auf Dauer krank und wirkt demotivierend.
Auch über den Job hinaus stehen Arbeitnehmer aktuell häufig vor zahlreichen Herausforderungen. So müssen viele ihre Kinder aufgrund geschlossener Schule und Kitas zu Hause betreuen, Beruf und Kinder also unter einen Hut gebracht werden. Räumen Sie gerade Beschäftigten, die ihr Homeoffice mit Kind organisieren müssen, für die Erledigung von Arbeiten mehr Zeit und Flexibilität ein. Empathie und Verständnis sind wichtige Voraussetzungen, damit Ihre Mitarbeiter im Homeoffice motiviert bleiben und Sie auch danach wieder so zusammenarbeiten, wie Sie es sich wünschen: als Team.